No es ciencia de cohetes; si quieres que tu negocio prospere, vas a necesitar clientes. Sin embargo, muchas empresas luchan por mantener un flujo constante de prospectos de alta calidad para alimentar su canal de ventas. Sin un flujo continuo de clientes potenciales, te enfrentarás a ciclos de ventas inestables que hacen extremadamente difícil planificar el futuro.
Afortunadamente, con el software de gestión de relaciones con el cliente (CRM), puedes crear un proceso sistemático y repetible que mantenga tu canal de ventas lleno de prospectos prometedores.
En este artículo, veremos cómo utilizar un CRM para la prospección, junto con la resolución de desafíos comunes, las mejores prácticas y cómo configurar su CRM para lograr la máxima eficacia.
Principales desafíos de prospección (y cómo tu CRM puede resolverlos)
Como parte integral de su proceso de ventas, su prospección necesita ser lo más efectiva posible. Sin embargo, hay muchos desafíos que podrían descarrilar sus esfuerzos. Exploremos algunos desafíos comunes de la prospección y sus soluciones basadas en CRM.
Identificar a los prospectos adecuados
El desafío: Encontrar y dirigirse a los clientes potenciales que mejor se adapten a tu producto o servicio
La solución: Herramientas avanzadas de segmentación y creación de perfiles de cliente ideal
Un error común es intentar abarcar mucho en la prospección, tratando de contactar al mayor número posible de clientes potenciales. Aunque eso puede sonar bien en teoría, dirigirse a los prospectos equivocados desperdicia tiempo y recursos, lo que lleva a tasas de conversión bajas y frustración para tu equipo de ventas.
Comience creando perfiles detallados de clientes ideales (ICPs) basados en sus clientes más exitosos. Con un CRM como Capsule, puede filtrar entre sus mejores clientes actuales para ver sus características comunes como la industria, tamaño de la empresa, ubicación y puntos de dolor específicos.
Utiliza estos ICP para segmentar tu base de datos, esta vez buscando prospectos que coincidan estrechamente con tu cliente ideal. Este enfoque dirigido aumenta significativamente tus posibilidades de conectar con prospectos que tienen más probabilidades de beneficiarse de tu oferta.
Estrategias de divulgación ineficaces
El desafío: Estrategias genéricas y uniformes que no logran captar el interés de los potenciales clientes
La solución: Funciones de personalización e información basada en datos
Incluso si estás dirigiéndote a tu cliente ideal (ver arriba), enviar exactamente los mismos mensajes a todos esos prospectos ideales es una forma rápida de que tus correos electrónicos sean ignorados o eliminados. Los compradores modernos esperan mensajes personalizados que aborden sus necesidades y desafíos específicos.
Un sistema CRM te proporciona una base de datos centralizada para toda la información de tus prospectos, incluyendo su industria, rol, interacciones previas y posibles puntos de dolor. Estos datos te permiten personalizar verdaderamente tu alcance para un impacto máximo.
Por ejemplo, puedes crear plantillas de correo electrónico con campos de personalización que automáticamente extraen información relevante del perfil del prospecto, o enviar correos electrónicos que solo se dirigen a un segmento altamente específico.
Al hacer seguimiento de las interacciones y el compromiso de los prospectos dentro del CRM, también puedes obtener información sobre qué tipos de mensajes y contenido tienen mejor resonancia con diferentes segmentos de tu audiencia. Este enfoque basado en datos te permite refinar continuamente tus estrategias de alcance para obtener mejores resultados.
Investigación que consume tiempo
El desafío: Dedicar demasiado tiempo recopilando información sobre los prospectos antes del primer contacto
La solución: Integraciones de enriquecimiento de datos y herramientas de investigación automatizadas
Aunque quieras evitar los mensajes genéricos, también es posible invertir demasiado tiempo intentando crear el correo electrónico perfecto. En particular, investigar manualmente a los prospectos puede consumir mucho tiempo, reduciendo la cantidad de contactos de calidad que tu equipo puede realizar cada día.
Los CRM modernos como Capsule ofrecen enriquecimiento de datos que automáticamente completan los perfiles de negocios y prospectos con información de diversas fuentes públicas. Esto incluye detalles de la empresa, manejadores de LinkedIn, noticias recientes e incluso qué tecnología está utilizando actualmente la empresa.
Con estas integraciones, puedes comenzar con solo un nombre y dirección de correo electrónico y rápidamente construir un perfil completo de tu prospecto. Esto ahorra tiempo y garantiza que tu equipo de ventas siempre tenga acceso a información actualizada y relevante para cada prospecto que contacten.
Mejores prácticas para la prospección con tu CRM
Tener un CRM y utilizarlo regularmente es una buena base para tu prospección, pero con las estrategias adecuadas puedes elevar tu prospección a un nivel completamente nuevo. Aquí te presentamos algunas de nuestras mejores prácticas para optimizar tu prospección.
Automatizar tareas repetitivas
La prospección a menudo implica numerosas tareas repetitivas que pueden consumir el tiempo limitado de su equipo de ventas. Un buen sistema de CRM puede automatizar muchos de estos procesos, liberando a su equipo para que se concentre en construir relaciones y cerrar acuerdos.
Por ejemplo, con el plan Growth y superiores de Capsule, obtienes acceso a potentes funciones de automatización de flujos de trabajo. Cuando se combinan con la función Tracks, puedes crear listas de tareas de prospección templadas que se activan automáticamente cuando se cumplen ciertos criterios, como establecer un recordatorio para llamar a un prospecto una semana después de enviar un correo electrónico de presentación.
Al aprovechar la automatización, puedes ahorrar tiempo mientras haces que tu prospección sea más consistente. Esto conduce a un flujo más constante de posibles clientes y reduce la posibilidad de que oportunidades potenciales se escapen.
Integra tu CRM con otras herramientas
Tu CRM debería ser el eje central de tus esfuerzos de prospección, pero es más efectivo cuando está conectado a tus otras herramientas de prospección. Busca un CRM que ofrezca integraciones con el software que ya utilizas, ya sea a través de conexiones nativas o mediante plataformas como Zapier.
Por ejemplo, podrías integrar tu CRM con LinkedIn Sales Navigator para sincronizar automáticamente los datos de los prospectos y el historial de interacción. O conectarlo con una plataforma de marketing por correo electrónico como Transpond para rastrear el rendimiento de las campañas y las interacciones con los prospectos en un solo lugar.
Al crear un flujo de información sin interrupciones entre sistemas, se logra una visión más completa de los prospectos, se reduce la entrada manual de datos y se asegura de que el equipo trabaje con la información más actualizada.
No añadas prospectos a tu embudo de ventas antes de que estén listos
Es tentador agregar cada nuevo prospecto a tu canal de ventas, pero esto puede llevar a un canal saturado de oportunidades no calificadas. En su lugar, utiliza tu CRM para cultivar y calificar a los prospectos antes de que entren en el proceso formal de ventas.
Puedes añadir contactos a tu CRM sin necesidad de incorporarlos inmediatamente a un proceso de ventas. Puedes rastrear la toma de contacto inicial, las respuestas y otras actividades de calificación directamente en el nivel de contacto. Solo mueve a los prospectos al proceso de ventas principal una vez que cumplan con criterios de calificación específicos.
Este enfoque mantiene tu canal de ventas limpio y centrado en oportunidades de alta calidad. Mejora la precisión de las previsiones al asegurar que solo los prospectos calificados se incluyan en los informes del canal. También permite que tu equipo de ventas concentre sus esfuerzos en los leads que tienen más probabilidades de convertirse, aumentando la eficiencia general de ventas.
Configuración de tu CRM para una prospección optimizada
Para aprovechar al máximo la prospección, necesitas configurar tu CRM adecuadamente. Sigue estos pasos para asegurarte de que tu CRM esté optimizado para tus necesidades de prospección.
1. Personaliza tu CRM para la prospección
Aunque las configuraciones predeterminadas de tu CRM suelen ser suficientes para comenzar, tu prospección será mucho más efectiva si personalizas tu CRM para capturar la información más relevante.
Comience creando Campos Personalizados que se alineen con el perfil de su cliente ideal y el proceso de ventas. Por ejemplo, podría agregar Campos Personalizados para puntos de datos específicos de la industria o el canal de comunicación preferido del prospecto.
También puedes utilizar Etiquetas para resaltar problemas comunes, desafíos u otra información relevante que podría ayudarte a ofrecer una prospección más personalizada.
Sin embargo, aunque es bueno personalizar la información que recopilas, ten cuidado de no excederte. Si cada contacto requiere que completes 101 Campos Personalizados, tu equipo pronto se sentirá abrumado. Decide qué información es realmente relevante. ¿Realmente necesitas saber qué coche conducen o cuál es su cobertura de pizza favorita?
Agrupa los campos relacionados y prioriza la información más importante en la parte superior del registro.
Recuerda, el objetivo es hacer que la entrada de datos sea lo más sencilla posible mientras te aseguras de capturar todos los detalles esenciales necesarios para una prospección efectiva.
2. Implementar la calificación de prospectos
Desarrolla un sistema de puntuación dentro de tu CRM para priorizar prospectos basándote en su valor potencial y la probabilidad de conversión.
Comience por identificar los criterios de puntuación clave específicos para la prospección, tales como:
- Adecuado para el perfil del cliente ideal (por ejemplo, industria, tamaño de la empresa)
- Eventos recientes de la empresa (rondas de financiación, expansiones)
- Interacción con tu contenido (visitas al sitio web, descargas)
- Presencia de problemas conocidos que su producto resuelve.
Asigna valores de puntos a cada uno de estos criterios. Por ejemplo:
- Puntuación perfecta de ICP: 50 puntos
- Anuncio de financiación reciente: 30 puntos
- Whitepaper descargado: 20 puntos
- Visita a la página de precios: 15 puntos.
Luego puedes utilizar las Etiquetas y Campos Personalizados de tu CRM para registrar la puntuación de cada prospecto. Con las listas dinámicas de Capsule, puedes ver qué prospectos tienen actualmente las puntuaciones más altas, proporcionando a tu equipo de ventas una lista de personas con las que hacer seguimiento.
3. Crear un flujo de trabajo de prospección estandarizado
Un proceso de prospección consistente y repetible es clave para el éxito sostenido. Al crear un flujo de trabajo estandarizado en su CRM, cada prospecto recibirá el mismo trato de alta calidad, independientemente del miembro del equipo que lo maneje.
Comience por trazar su proceso ideal de prospección. Esto podría incluir pasos como:
- Investigación inicial
- Primer intento de contacto
- Secuencia de seguimiento
- Evaluación de cualificaciones
- Entrega al departamento de ventas (si califica).
A continuación, aproveche las funciones de automatización de su CRM para crear listas de tareas plantilladas para cada etapa. Con las Tracks de Capsule, estas listas de tareas pueden asignarse automáticamente cuando un prospecto entra en una nueva etapa. Por ejemplo, cuando un prospecto llega a la etapa de “Investigación Completa”, podría activar tareas como:
- Envía un correo electrónico de presentación personalizado
- Conéctate en LinkedIn
- Programa una llamada de seguimiento tres días después.
Recuerda incluir plantillas de contenido en tu flujo de trabajo donde sea apropiado. Esto podría incluir plantillas de correo electrónico para diferentes situaciones, guiones para llamadas o cuestionarios de calificación. Tener estos recursos fácilmente disponibles en tu CRM ayuda a mantener la consistencia y ahorra tiempo.
4. Registra todas tus actividades de prospección
Para aprovechar al máximo tu CRM para la prospección, es importante registrar todas tus actividades de prospección. Esto te proporciona una imagen clara de los esfuerzos de tu equipo y te ayuda a identificar qué estrategias son las más efectivas.
Para cada llamada en frío, solicitud de conexión y seguimiento, asegúrate de que estén registrados para el contacto. En Capsule puedes registrar fácilmente llamadas y reuniones, con notas para cubrir cualquier otra interacción. Si la interacción es parte de un Track, los usuarios pueden simplemente marcarla y pasar a la siguiente tarea asignada.
Los correos electrónicos enviados y recibidos se registran automáticamente en el historial del contacto. Si estás utilizando la aplicación móvil, se te solicitará que registres las llamadas que hayas realizado, o puedes registrarlas manualmente más tarde.
Al facilitar el registro y reporte de tus actividades. Este seguimiento te permite medir la efectividad de diferentes métodos de prospección y mantener a tu equipo responsable de un esfuerzo constante en la prospección.
5. Desarrollar informes y paneles específicos para la prospección
Una vez que estés registrando todas tus actividades de prospección, el siguiente paso es crear informes y paneles de control que te proporcionen información útil sobre tus esfuerzos de prospección.
Comience por identificar las métricas clave que son más importantes para su proceso de prospección. Estas podrían incluir:
- Nuevas perspectivas añadidas por semana
- Niveles de actividad de prospección por miembro del equipo
- Tasa de conversión de prospecto a cliente potencial calificado
- Tiempo en la tubería de prospección
- Tasas de participación para diferentes tipos de alcance.
La mayoría de los CRM te permiten crear informes personalizados basados en los datos que estás rastreando. Configura informes que te proporcionen tanto una visión general de alto nivel de tus esfuerzos de prospección como la capacidad de profundizar en detalles específicos.
Revise regularmente estos informes y paneles con su equipo. Utilice las perspectivas que obtenga para refinar continuamente sus estrategias de prospección, enfocándose más en lo que funciona y menos en lo que no.
Disfruta de una prospección más productiva con tu CRM
La prospección efectiva es el pilar de cualquier operación de ventas exitosa, y tu CRM es tu herramienta más poderosa para lograrlo. Al implementar las estrategias y mejores prácticas descritas en esta publicación, puedes transformar tu CRM de una simple base de datos en una potente herramienta de prospección.
Recuerda, la clave para una prospección exitosa impulsada por CRM radica en una configuración cuidadosa, uso constante y refinamiento continuo. Con tu CRM optimizado para la prospección, podrás identificar y comprometer a prospectos de alto potencial de manera más eficiente, mantener un flujo constante de oportunidades y, en última instancia, generar más conversiones.
¿El resultado? Un embudo de ventas más predecible, un equipo de ventas más eficaz y un crecimiento empresarial sostenible.
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