Pregunta a cualquier líder de una agencia creativa qué es más difícil: entregar un trabajo brillante al cliente o llevar un registro de cada propuesta y contrato en proceso. La mayoría diría que ambas, especialmente cuando su “CRM” es un conjunto de hojas de cálculo y herramientas de proyectos antiguas que no pueden manejar bien las ventas.
Los equipos creativos son expertos en gestionar campañas y plazos de entrega. Pero cuando se trata de ganar nuevos negocios, demasiadas agencias dependen de métodos anticuados. ¿Hacer seguimiento de las propuestas a través de hilos de correos electrónicos dispersos? Prepárate para perder oportunidades.
Esta guía es para agencias que quieren llevar a cabo ventas tan eficientemente como entregan trabajo creativo. Profundizaremos en lo que realmente hace útil a un CRM para equipos creativos, destacaremos las características que ayudan a las agencias a ganar y retener clientes, y desglosaremos el mejor software CRM para agencias en 2025.
Por qué las agencias creativas dudan en adoptar el software de CRM
Las agencias son centrales de creatividad, pero cuando se trata de cambiar sistemas internos, muchas tienden a evitar alterar sus sistemas. Aferrarse a hojas de cálculo familiares, bandejas de entrada saturadas y “ese único documento de Google” a menudo parece menos arriesgado que introducir un nuevo CRM.
Pero en realidad, aferrarse a viejos hábitos puede frenar el crecimiento tanto como cualquier herramienta.
La aversión al cambio es profunda. Alrededor del 83% de los líderes de agencias admiten que sus equipos resisten adoptar nuevos sistemas de CRM. No es que las herramientas sean extremadamente complicadas: la gente simplemente se siente cómoda, y las rutinas son difíciles de romper, especialmente cuando todos están concentrados en el trabajo facturable.
También existe un denominado retraso industrial. Mientras que el 91% de las empresas más grandes dependen del software CRM, solo alrededor de la mitad de las pequeñas empresas y agencias lo hacen. Eso significa que la mayoría de los equipos creativos voluntariamente se abstienen de usar sistemas que ayudan a ganar y retener clientes, solo para evitar una curva de aprendizaje.
Las herramientas de gestión de proyectos hacen su trabajo, pero no muestran el panorama completo. Las referencias y las relaciones pueden impulsar el negocio, pero si todavía estás persiguiendo clientes potenciales en un archivo de Excel, es hora de cambiar.
Aferrarse a lo que se siente fácil frena a las agencias. Las agencias creativas que adoptan nuevas herramientas (sí, incluso los CRM) suelen ser las que ganan más negocios y pasan menos tiempo desenredando el caos de los clientes. Jugar a lo seguro no siempre es seguro cuando el crecimiento está en juego.
Funciones imprescindibles del software de gestión de relaciones con el cliente para agencias
En lo que respecta a la vida de agencia, las relaciones con los clientes y los detalles del proyecto avanzan rápidamente... y rara vez en línea recta. El CRM adecuado debe mantener a tu equipo sincronizado e impresionar a tus clientes.
Esto es lo que realmente importa para las agencias creativas:
Registros integrados de clientes y empresas
Las agencias tratan con equipos completos del lado del cliente: líderes de marca, directores de marketing, finanzas, adquisiciones – lo que se te ocurra. Un CRM debería proporcionarte un claro “quién es quién” para cada cuenta, rastreando cada punto de contacto, el estilo de comunicación preferido, detalles del contrato e incluso dramas pasados. Cuando alguien nuevo se une o un cliente regresa meses después, todos en tu equipo pueden retomar exactamente donde lo dejaron.
Seguimiento de etapas de proyecto y pipeline diseñado para agencias
Olvídate del clásico embudo de ventas. Las agencias creativas saltan entre llamadas introductorias, revisiones de propuestas, briefs creativos, aprobaciones y ciclos interminables de retroalimentación. Necesitas flujos de trabajo personalizados que reflejen tu proceso real, no una plantilla rígida de “prospecto a cierre”. De un vistazo, tu equipo debe saber qué proyectos están en espera y dónde las decisiones de los clientes están ralentizando las cosas.
Notas unificadas e historial de comunicaciones
Las bandejas de entrada de las agencias se llenan rápidamente, y los mensajes de Slack y Teams desaparecen. Los mejores CRM almacenan todas las notas de reuniones y resúmenes de llamadas en un solo lugar. Esto proporciona un contexto instantáneo antes de una llamada con un cliente, mantiene informados a los nuevos miembros del equipo y reduce la confusión de “¿quién dijo qué?”.
Integración con herramientas de agencias reales
Tu CRM no debería estar aislado. Debería conectarse con tu conjunto de gestión de proyectos y contabilidad – Monday, Trello, QuickBooks, lo que sea. De esta manera, una vez que se firma un acuerdo, puedes iniciar un tablero de proyecto, asignar a los creativos adecuados y generar facturas: todo bajo un mismo techo.
Campos personalizados y etiquetas para la realidad de la agencia
No hay dos agencias que funcionen igual. Algunas operan con contratos de retención, otras se centran en esfuerzos de marca únicos. Necesitas un CRM que se adapte para rastrear lo que importa: tipo de proyecto, sector, alcance creativo o términos del contrato. Las etiquetas facilitan la agrupación de clientes o campañas similares, y los filtros permiten segmentar tu base de datos para alcance específico o informes.
Informes útiles (no abrumadores)
No necesitas un deslumbrante panel de ventas. Pero sí necesitas ver cuántos proyectos nuevos están en marcha, qué servicios están generando ingresos y qué miembros del equipo están sobrecargados. Informes claros y sencillos facilitan la identificación de tendencias y el ajuste de recursos al momento.
6 CRM amigables para agencias para explorar en 2025
¿Entonces qué plataformas de CRM se ajustan realmente al flujo de trabajo de una agencia creativa? Teniendo en cuenta todas esas necesidades únicas, aquí hay siete herramientas que no solo cumplen con los requisitos básicos, sino que hacen la vida en la agencia más fluida y fácil de escalar en 2025.
Capsule CRM
Si estás listo para cambiar las hojas de cálculo y las notas dispersas por un sistema más inteligente, Capsule es el CRM amigable para agencias que se siente más como un socio que como una plataforma más. Capsule fue creado para equipos creativos que manejan múltiples clientes, prioridades cambiantes y todas esas conversaciones detrás de bambalinas que impulsan un trabajo excepcional.
Con Capsule, puedes ponerte al día rápidamente y con facilidad, incluso si nunca antes has utilizado un CRM.
Principales características para agencias
- No todas las agencias necesitan un CRM con 1,000 funciones adicionales. Capsule mantiene las cosas prácticas con una gestión fácil de múltiples contactos, para que puedas rastrear a los interesados en un solo lugar.
- Campos personalizados para detalles específicos de la agencia. Con Capsule, cada detalle de la información del cliente (por ejemplo, presupuestos, términos del contrato, tipo de proyecto) es transparente y accesible para toda la empresa.
- Pipelines visuales de ventas – aquí es donde un verdadero CRM se destaca. Capsule te permite reflejar el flujo de trabajo real de tu agencia, no un embudo de ventas genérico, brindando a todos una claridad instantánea sobre el estado de los proyectos y lo que viene a continuación.
- ¿Por qué arriesgarse a malentendidos? Capsule centraliza notas y tareas, de modo que los resúmenes de reuniones, las opiniones de clientes y las decisiones clave se almacenan todos en un solo espacio. Esto hace que las transiciones sean sin esfuerzo y el trabajo previo de todos mucho más fácil.
- Capsule puede reemplazar tu herramienta básica de gestión de proyectos o funcionar sin problemas junto a ella, haciendo visible el progreso de alto nivel mientras sigue conectando a todas las personas, archivos y hitos adecuados.
Precios
Comienza desde 18 dólares/mes por usuario. El plan Inicial incluye 30,000 contactos, una tubería, tareas, integración con el calendario y Casos, que son todos esenciales para agencias pequeñas y medianas.
Qué dicen las agencias sobre Capsule
Capsule CRM no es solo otra herramienta en el conjunto, sino una solución con la que las agencias creativas realmente se comprometen y recomiendan. Esto es lo que usuarios reales de agencias dicen:
“Un CRM realmente sencillo y ligero.”
“Es fácil de configurar y simplemente hace todas las cosas simples bien. Es particularmente bueno en CRMs B2B... El soporte es receptivo, y trabajamos con clientes de agencias desarrollando flujos de trabajo únicos que se adaptan a sus modelos de negocio y cadena de valor. Si quieres un CRM en el que puedas confiar, que no arruine tu presupuesto, entonces elige Capsule.”
“¡El socio ideal de CRM!”
“Somos una agencia de marketing digital, por lo que utilizamos la herramienta para:
A) Seguimiento de la comunicación con el cliente: asegura que todos tengan visibilidad de las conversaciones que se están llevando a cabo
B) Desarrollar hojas de ruta y estrategias dentro de los tableros del Proyecto. Esto nos permite estar organizados y tener una estructura para nuestra semana laboral.
C) A raíz de estos tableros de proyectos, podemos asignar tareas, lo cual es enormemente beneficioso para nosotros.
D) Tenemos visibilidad de las tareas de todos, así podemos gestionar el tiempo de los miembros del equipo.
“Capsule CRM funciona perfectamente para manejar prospectos, la gestión de la tubería de ventas y el proceso de ventas para mi agencia.”
“Anteriormente estaba utilizando HubSpot, pero era demasiado complejo con muchas funciones que no utilizaba, como los tickets de soporte y la publicación en redes sociales. Quería un CRM que estuviera enfocado exclusivamente en la funcionalidad de CRM, y Capsule CRM es perfecto para mí.”
“CRM económico que tiene mucho que ofrecer.”
“Después de experimentar con varias pruebas de otros CRM, encuentro que Capsule tiene una excelente interfaz de usuario y es fácil de usar. Me gusta que sea más personalizable e integra aplicaciones útiles. Capsule es excelente para organizar sin ser abrumador. Fue muy fácil de configurar y ahora lo usamos a diario. El soporte al cliente es amigable y rápido. Es genial para mi pequeña agencia.”
Productive.io
Productive.io promete ser la plataforma integral para agencias: CRM, gestión de proyectos, presupuestación y seguimiento del tiempo, todo en un solo paquete. En teoría, suena como si pudieras reemplazar la mitad de tu pila tecnológica. Pero antes de abandonar tus herramientas actuales, vale la pena examinar más de cerca lo que realmente estás obteniendo.
Principales características para agencias
- Traspaso del equipo de ventas al proyecto con asignaciones automáticas de equipo
- Seguimiento de tiempo y presupuesto integrados
- Portal de cliente para compartir archivos y comentarios
- Pronósticos basados en datos de recursos y de la cartera de proyectos
Precios
Comienza desde $11/mes por usuario, pero encontrarás que características clave (como la automatización y reportes avanzados) están disponibles solo en planes de nivel superior.
Consideraciones
- El enfoque integral de Productive implica una curva de aprendizaje pronunciada inicialmente, así que prepárate para una configuración seria antes de ver algún beneficio.
- Si solo necesitas un CRM, es probable que pagues por (y te distraigas con) características que tu equipo no utilizará.
- Las agencias que prosperan con la simplicidad o que ya tienen herramientas de gestión de proyectos favoritas pueden encontrar que Productive es más complicado que útil.
- Ser productivo puede llegar a sentirse abrumador: demasiados módulos, demasiadas opciones y más capacitación inicial de la que la mayoría de las agencias desean.
Monday CRM
Monday CRM is marketed as the CRM you can shape to match your agency’s exact workflow. With its colorful boards, customizable views, and endless automations, it looks appealing, especially if you like a lot of control. But for creative agencies hoping for a CRM that “just works,” Monday might be more of a blank canvas than a finished solution.
Principales características para agencias
- Tableros personalizables para cada parte del ciclo de ventas o del proyecto
- Automatizaciones para avanzar negocios o activar la creación de proyectos
- Varias vistas para configurar según cada preferencia
- Herramientas de corrección para comentarios, si necesitas otro lugar para observaciones
Precios
Los planes de Monday CRM comienzan desde $12/mes por asiento (facturación anual), pero espera pagar más por las automatizaciones e integraciones que realmente utilizarás.
Consideraciones
- Monday sobresale en la gestión de proyectos, pero para características clásicas de CRM como el seguimiento de comunicaciones, podrías necesitar integraciones adicionales.
- Prepárate para una curva de aprendizaje más pronunciada y algo de prueba y error; la flexibilidad solo es tan útil como el tiempo que inviertas en la configuración.
- Las agencias que quieren un CRM que funcione “directamente” sin configuraciones adicionales pueden encontrar que Monday requiere más trabajo del que vale.
Zoho CRM + Zoho Projects
Zoho promises a connected ecosystem (Zoho CRM + Zoho Projects) for agencies who want everything including sales, delivery and invoicing, under one digital roof. The modular approach indeed sounds flexible and budget-friendly. For creative agencies, especially those not already invested in Zoho’s suite, it’s not always a smooth ride, though.
Principales características para agencias
- Cuentas multi-contacto para gestionar a varios interesados de clientes
- Integración con Zoho Projects para el seguimiento de entregables después de la venta
- Generación de presupuestos y facturas directamente desde el CRM
- Automatización de tareas + flujos de trabajo y programación de actividades recurrentes para clientes con contrato de mantenimiento
Precios
Los precios de Zoho CRM comienzan desde $14/mes por usuario. Zoho Projects añade $5/mes por usuario. Ambos ofrecen pruebas gratuitas y paquetes, pero los costos aumentan a medida que conectas más módulos.
Consideraciones
- Configurar Zoho para que funcione a “tu manera” requiere tiempo real y paciencia; la automatización y las conexiones de aplicaciones no son conectar y usar.
- La interfaz es práctica, pero dista de ser inspiradora. Para las agencias enfocadas en diseño, la apariencia anticuada puede ser una molestia diaria.
- Si no planeas usar varias herramientas de Zoho juntas, podrías encontrar más inconvenientes que beneficios.
HoneyBook
HoneyBook cubre lo básico con un proceso claro desde la primera consulta hasta la finalización del proyecto. Obtienes propuestas y contratos con tu marca, facturas digitales e incluso pagos recurrentes, todo sin salir de la misma plataforma.
Principales características para agencias
- Mueva a los clientes de la consulta al proyecto pagado sin transferencias manuales
- Envía propuestas pulidas, contratos y facturas en minutos
- Acepta pagos en línea y automatiza recordatorios
- Recopila formularios de admisión y gestiona la incorporación de forma automática
Precios
Comienza desde $29/mes para el plan Inicial (facturado anualmente). El plan Esenciales por $39/mes añade programación y automatización.
Consideraciones
- Si tu agencia maneja proyectos complejos y a largo plazo o necesita etapas de venta altamente personalizables, HoneyBook se sentirá limitante.
- La gestión de proyectos es básica, adecuada para el seguimiento de tareas, no para calendarios de producción a gran escala.
- Ideal para agencias que priorizan una incorporación y facturación fluidas sobre la personalización profunda o el seguimiento detallado de entregas.
MuchasSolicitudes
Si diriges una agencia basada en servicios productizados, ManyRequests está diseñado pensando en tu flujo de trabajo. Combina un portal orientado al cliente con la estructura de backend que necesitas para procesar, seguir y entregar solicitudes a gran escala.
Principales características para agencias
- Portales de clientes personalizados para la fácil solicitud de servicios y visibilidad del proyecto
- Colas internas para gestionar la carga de trabajo del equipo y el estado de entrega
- Formularios de solicitud personalizables para adaptarse a los servicios que ofreces
- Seguimiento de uso para que siempre sepas quién está utilizando qué (y cuándo hacer seguimiento)
Precios
Comienza desde $49/mes para usuarios solos; los equipos pagan $129/mes por el servicio de marca blanca y características avanzadas.
Consideraciones
- ManyRequests omite el proceso de ventas tradicional, así que si tu trabajo comienza con la prospección y proyectos basados en propuestas, puede que no sea adecuado.
- El enfoque está en el trabajo continuo y repetitivo. ManyRequests no será la mejor opción para proyectos únicos.
- El precio es más alto que el de muchos CRM básicos, por lo que resulta más rentable para agencias con ingresos recurrentes y estables.
Elige la mejor solución CRM para tu agencia
Si los CRM anteriores se sentían incómodos o hacían que tu equipo pusiera los ojos en blanco, no estás solo. Muchas agencias dudan, sabiendo cuánto tiempo y energía se invierte en cambiar los sistemas internos.
No necesitas una solución complicada. Lo que realmente funciona es un CRM que se adapta al estilo de tu agencia: algo con lo que puedes empezar a pequeña escala y personalizar a medida que creces.
Capsule te permite hacer justamente eso. Es ligero, adaptable y está diseñado para equipos creativos que buscan más control. Prueba Capsule gratis, mira cómo se adapta al flujo de trabajo de tu agencia y disfruta de una gestión de clientes fluida a partir de ahora.
