Independientemente de la industria en la que te encuentres y quiénes sean tus clientes, tu trabajo probablemente involucre muchos proyectos de alguna forma u otra. Incluso el proyecto más pequeño parece involucrar innumerables partes móviles — todas las cuales necesitas coordinar y rastrear cuidadosamente — lo que puede hacer que todo el proceso sea estresante.
Si estás luchando por mantenerte al día con tus proyectos, customer relationship management (CRM) el software podría ser justo la respuesta que buscas. Un CRM te permite mantener todos los datos de tus proyectos en un solo lugar, automatizar tareas rutinarias y seguir el rastro de tus resultados.
En este artículo, veremos cómo utilizar un CRM para la gestión de proyectos, incluyendo las mejores prácticas y cómo resolver los desafíos comunes para que puedas mantener tus proyectos funcionando de la manera más fluida posible.
¿Por qué usar un CRM para la gestión de proyectos?
Hay una amplia variedad de herramientas de gestión de proyectos disponibles para elegir, que van desde hojas de cálculo DIY hasta software dedicado a nivel empresarial. En muchas situaciones, un CRM como Capsule proporciona todas las características que necesitas para gestionar tus proyectos de manera efectiva.
Aunque los CRM se asocian frecuentemente con las ventas, muchas de sus características principales se adaptan perfectamente a la gestión de proyectos. Aquí están algunos de los beneficios clave.
Organización y planificación mejoradas
Gestionar un proyecto implica manejar numerosas tareas, cronogramas y recursos. Las características organizativas que hacen que los CRM sean excelentes para los procesos de ventas son igualmente valiosas para coordinar y planificar tus proyectos.
La mayoría de los CRM ofrecen capacidades robustas de gestión de tareas, donde puedes crear y asignar tareas a los miembros del equipo, establecer plazos y seguir el progreso en tiempo real. La función de Tracks de Capsule lleva esto un paso más allá, permitiéndote crear listas de tareas plantilladas para tu equipo. Cuando todos saben exactamente qué es lo siguiente que se debe hacer, la ejecución de tu proyecto será más consistente.
Capsule también ofrece funciones dedicadas de gestión de proyectos ideales para supervisar proyectos complejos. Un tablero de proyecto Kanban te proporciona una visión general visual rápida de todas las etapas clave y tu progreso, para que puedas identificar fácilmente cuellos de botella, reasignar recursos y mantener tu proyecto en el camino correcto.
Mejor gestión de los interesados
La gestión efectiva de proyectos no solo se trata de tus procesos internos, sino también de mantener informados y comprometidos a todos los interesados. Los CRM son excelentes para gestionar relaciones, lo que los hace perfectos para este aspecto de la gestión de proyectos.
Con un CRM, puedes mantener perfiles completos de todos los interesados en el proyecto, incluyendo miembros del equipo, clientes y proveedores. Esto te permite acceder fácilmente a la información de contacto, historial de comunicaciones y preferencias, asegurándote de tener siempre la información correcta al alcance de la mano.
La comunicación es una parte clave para mantener informados a tus interesados. Muchos CRM se integran con proveedores de correo electrónico populares como Gmail y Outlook, lo que te permite gestionar todas las comunicaciones de tu proyecto desde un solo lugar.
Mejore aún más su estrategia de comunicación combinando su CRM con el software de marketing por correo electrónico. Por ejemplo, puede usar Capsule con Transpond para configurar y enviar secuencias de correos electrónicos dirigidos para diferentes etapas del proyecto, desde anuncios de inicio hasta actualizaciones de progreso y entregas finales.
Toma de decisiones basada en datos
Una de las ventajas más poderosas de usar un CRM para la gestión de proyectos es la riqueza de datos que proporciona para informar tus decisiones. Tu CRM puede rastrear y analizar el rendimiento de tu proyecto, proporcionando información valiosa para los proyectos actuales en curso y la planificación futura.
Al monitorear las asignaciones de tareas, los tiempos de finalización y las cargas de trabajo, su CRM puede ayudar a identificar a los miembros del equipo de alto rendimiento, los cuellos de botella y otras áreas donde podría necesitar recursos adicionales o capacitación. Esta información es invaluable para optimizar el rendimiento de su equipo y mejorar los resultados del proyecto.
También puedes utilizar tu CRM para rastrear los costos del proyecto, las inversiones de tiempo y los resultados, permitiendo cálculos más precisos del ROI del proyecto. Al centralizar tus datos del proyecto y proporcionar potentes herramientas de análisis, los CRM te permiten tomar decisiones basadas en datos para mejorar la eficiencia del equipo, la satisfacción de los interesados y los resultados del proyecto.
Desafíos comunes en la gestión de proyectos (y cómo tu CRM puede ayudar)
Incluso el proyecto más pequeño puede conllevar grandes desafíos. Sin embargo, un CRM bien implementado puede resolver muchos de los problemas de gestión de proyectos que enfrentarás. Exploremos algunos desafíos comunes y sus soluciones basadas en CRM.
Gestión del cronograma del proyecto
El desafío: Mantener los proyectos en el calendario y gestionar los plazos
La solución: seguimiento de la línea de tiempo visual y recordatorios automatizados
Para cada proyecto, siempre hay un plazo de entrega que se avecina a la vuelta de la esquina. No cumplir con estos plazos puede llevar a recortar esfuerzos, exceder el presupuesto y tener clientes insatisfechos.
Con un CRM como Capsule, puedes crear tableros Kanban para tus proyectos, facilitando el seguimiento del progreso e identificar posibles retrasos antes de que se vuelvan críticos. Puedes ver rápidamente qué tareas están en proceso, completadas o atrasadas. Este enfoque visual facilita la identificación de cuellos de botella y ajustar tu cronograma según sea necesario.
También puedes establecer hitos y vincularlos a tareas o entregables específicos, mientras que el calendario te permite configurar recordatorios automáticos para las fechas límite importantes, asegurando que nada se pase por alto.
Asignación de recursos
El desafío: Distribuir la carga de trabajo de manera eficiente y gestionar la capacidad del equipo
La solución: Gestión centralizada de recursos y seguimiento de la carga de trabajo
Equilibrar las cargas de trabajo y asegurarse de que se está haciendo el mejor uso de las habilidades y disponibilidad de su equipo puede ser complejo, especialmente cuando se están gestionando varios proyectos al mismo tiempo.
Tu CRM puede servir como un centro neurálgico para la gestión de recursos. En Capsule, puedes crear perfiles detallados para cada miembro del equipo. Al etiquetar a los miembros del equipo con sus habilidades específicas o áreas de especialización, puedes identificar rápidamente a la persona adecuada para cada tarea.
También puedes utilizar las funciones de gestión de tareas junto con Tracks para asignar trabajo y seguir el progreso. Esto te proporciona una visión clara de la carga de trabajo actual de cada miembro del equipo, facilitando la distribución equitativa de las tareas y evitando sobrecargar a cualquier individuo.
Evaluación post-proyecto
El desafío: Recopilar percepciones y aplicar las lecciones aprendidas a proyectos futuros
La solución: Recopilación automática de comentarios y análisis basado en datos
Una vez que se completa un proyecto, es posible que estés bajo presión para pasar al siguiente lo más rápido posible. Sin embargo, sin tomarte el tiempo para evaluar adecuadamente los resultados, estás perdiendo una gran oportunidad para optimizar proyectos futuros.
Ya hemos hablado de cómo tu CRM es excelente para recopilar y analizar los datos de tu proyecto. Además, puedes utilizar las funciones de correo electrónico de tu CRM para recoger comentarios cualitativos de los miembros de tu equipo y las partes interesadas mediante encuestas plantilladas. Estas encuestas pueden recabar opiniones sobre varios aspectos del proyecto, desde la colaboración del equipo hasta la satisfacción del cliente.
Los datos recopilados se pueden almacenar directamente en su CRM vinculado al proyecto específico. Luego puede utilizar las funciones de informes de Capsule para analizar estos datos, identificando tendencias y áreas de mejora. Por ejemplo, podría descubrir que ciertos tipos de tareas toman consistentemente más tiempo de lo estimado, permitiéndole ajustar los plazos de sus futuros proyectos en consecuencia.
También puedes utilizar las Etiquetas y los Campos Personalizados en tu CRM para categorizar proyectos basándote en diversos factores como la industria, el tamaño o la complejidad. Esto te permite comparar proyectos similares a lo largo del tiempo, rastreando mejoras e identificando desafíos persistentes.
Mejores prácticas para utilizar un CRM en la gestión de proyectos
Además de abordar los desafíos comunes de la gestión de proyectos, su CRM también puede optimizar proyectos futuros, siempre y cuando utilice las estrategias adecuadas. Aquí le presentamos algunas de nuestras mejores prácticas para maximizar los beneficios de su CRM en la gestión de proyectos.
Integra tu CRM con tus otras herramientas
Tu CRM funciona mejor cuando está conectado con el resto de tus aplicaciones, incluyendo otras herramientas de gestión de proyectos. Busca un CRM que se integre con tu software existente, ya sea a través de integraciones nativas o servicios de terceros como Zapier.
Por ejemplo, podrías integrar tu CRM con software de planificación de proyectos para sincronizar automáticamente los datos de tareas y cronogramas, o conectar con herramientas de seguimiento de tiempo para obtener una imagen más precisa de tus recursos y costos de proyecto. Si estás utilizando herramientas de colaboración como Slack o Microsoft Teams, integrar estas con tu CRM puede asegurar que todas las comunicaciones relacionadas con el proyecto sean capturadas y fácilmente accesibles.
Al crear un flujo continuo de datos entre sistemas, se reduce la entrada manual de datos, se minimiza el riesgo de errores y se crea un sistema más integral para sus proyectos.
Personaliza tu CRM para la gestión de proyectos
Aunque la mayoría de los CRM están diseñados para un uso general, los mejores pueden ser significativamente personalizados para adaptarse a una amplia variedad de casos de uso diferentes. Aprovecha estos para adaptar tu CRM a las necesidades específicas de gestión de proyectos.
Comience personalizando la estructura de sus datos. Utilice Campos Personalizados para capturar información específica del proyecto como el tipo de proyecto o el nivel de prioridad. En Capsule, también puede usar Etiquetas para categorizar proyectos o resaltar atributos importantes del proyecto.
A continuación, personaliza la interfaz de tu CRM para apoyar tus procesos de gestión de proyectos. Esto puede implicar la creación de tableros personalizados para proyectos regulares que reflejen las diferentes etapas. También puedes diseñar informes para obtener perspectivas sobre el rendimiento del proyecto con las métricas clave para tu organización.
Al adaptar su CRM a las necesidades específicas de gestión de proyectos, crea una herramienta que realmente respalda sus procesos y proporciona las perspectivas que necesita para tomar decisiones informadas.
Utiliza la automatización para optimizar tus procesos
Cuando tienes cientos de tareas diferentes de las cuales estar pendiente, cualquier cosa que puedas hacer para quitar algunas de esas responsabilidades del equipo vale la pena explorar. El plan de Growth de Capsule y superiores tienen acceso a potentes automatizaciones de flujo de trabajo que pueden ahorrarte tiempo y promover procesos más consistentes.
Por ejemplo, puedes configurar Tracks para crear flujos de trabajo que se inicien automáticamente cuando se cumplan tus criterios seleccionados. Esto podría incluir la asignación automática de tareas, el envío de notificaciones o la actualización del estado del proyecto basado en ciertos disparadores.
También puedes utilizar la automatización con tu herramienta de marketing por correo electrónico elegida para configurar mensajes automáticos, como actualizaciones regulares del estado del proyecto para los interesados, recordatorios para las fechas límite próximas o solicitudes de retroalimentación en momentos clave del proyecto.
Al aprovechar la automatización, liberas a tu equipo para que se concentre en tareas de alto valor que requieren perspicacia y creatividad humanas, en lugar de quedar atrapados en trabajo administrativo repetitivo.
Configuración de tu CRM para la gestión de proyectos
Como ya hemos mencionado con las mejores prácticas anteriores, tener la configuración adecuada de CRM puede ser la diferencia entre un proyecto exitoso y una fecha límite incumplida. Sigue estos pasos para asegurarte de que tu CRM esté optimizado para las necesidades de gestión de tu proyecto.
1. Define los objetivos de tu proyecto
Antes de sumergirte en la configuración técnica del CRM, define claramente lo que quieres lograr con tu proyecto. Utiliza el marco de trabajo de objetivos SMART para asegurarte de que tus metas sean:
- Específico
- Medible
- Alcanzable
- Relevante
- Limitado en el tiempo.
Por ejemplo, un objetivo SMART podría ser aumentar la productividad del equipo logrando un aumento del 25% en las tareas completadas por semana dentro de tres meses mediante la implementación de reuniones diarias de pie y proporcionando capacitación específica en desarrollo de habilidades.
Una vez que hayas establecido tus objetivos, determina tus indicadores clave de rendimiento (KPIs). Estas métricas te ayudarán a seguir el progreso hacia tus objetivos. En el ejemplo anterior, principalmente seguirías la tasa de finalización.
Al comenzar con objetivos claros, puedes personalizar la configuración de tu CRM para obtener las perspectivas y el apoyo que más necesitas para una gestión de proyectos efectiva.
2. Diseña los procesos de gestión de proyectos
Cree una imagen clara del flujo de trabajo de su proyecto para informar la configuración de su CRM. Elabore un diagrama de flujo que describa cada etapa del proceso de su proyecto, de principio a fin. Esto podría incluir etapas como:
- Inicio del proyecto
- Planificación
- Ejecución
- Monitoreo y control
- Cerrar sesión
- Revisión post-proyecto.
A medida que determines qué etapas necesitarás, identifica dónde y cómo se utilizará tu CRM dentro de este proceso. Por ejemplo, podrías usarlo para la asignación de recursos durante la etapa de planificación, o para el seguimiento de tareas durante la ejecución.
Este ejercicio de mapeo garantizará que la configuración de su CRM se alinee con su flujo de trabajo actual y aborde todas las áreas críticas de su proceso de gestión de proyectos.
3. Configura tu CRM
Ahora es el momento de configurar los aspectos técnicos de su CRM. Comience por establecer Campos Personalizados y Etiquetas. Puede crear campos para información específica del proyecto como el tipo de proyecto o el nivel de prioridad. En Capsule, puede usar Etiquetas para categorizar proyectos o resaltar atributos importantes del proyecto.
A continuación, crea las tuberías de tu proyecto. Estas deben reflejar las etapas del ciclo de vida de tu proyecto que mapeaste anteriormente. Podrías tener diferentes tuberías para diferentes tipos de proyectos si tus procesos varían significativamente. Los Proyectos de Capsule son ideales para procesos repetibles que realizarás regularmente, como la incorporación o la gestión de cuentas.
Aprovecha esta oportunidad para asegurarte de haber conectado tu CRM con el resto de tu software de gestión de proyectos. Configura integraciones con tus herramientas de gestión de tareas, software de seguimiento de tiempo y cualquier otra plataforma relevante para garantizar un flujo de datos fluido en todo tu ecosistema.
La higiene de los datos es crucial; después de todo, si tus datos no son precisos, no puedes confiar en ellos para tomar decisiones en el proyecto. Desde el principio, establece procesos para mantener la calidad de los datos, como la detección de duplicados y las reglas de estandarización de datos (por ejemplo, para nombres de proyectos o roles de los miembros del equipo).
Finalmente, configure sus informes y paneles de control. Cree informes personalizados que se alineen con sus KPIs y diseñe paneles que proporcionen a los gerentes de proyecto y a las partes interesadas una visión general del estado y rendimiento del proyecto.
4. Capacita a tu equipo
Una vez configurado tu CRM, asegúrate de que tu equipo pueda utilizarlo eficazmente. Un equipo bien capacitado maximizará los beneficios de tu CRM, aumentando la posibilidad de que logres tus objetivos de gestión de proyectos.
Comience realizando una capacitación integral de CRM, cubriendo tanto las funciones básicas como las avanzadas del CRM relevantes para la gestión de proyectos. Por ejemplo, todos deben estar familiarizados con cómo agregar información del proyecto en su CRM.
A continuación, crea procedimientos operativos estándar (POE) para tareas comunes del CRM relacionadas con la gestión de proyectos. Estas guías paso a paso deben cubrir procesos como:
- Creando un nuevo proyecto en el CRM
- Actualizando el estado y progreso de la tarea
- Gestión de la asignación de recursos
- Generando informes del proyecto
- Realización de autopsias de proyectos en el CRM
Haga que estos procedimientos operativos estándar sean fácilmente accesibles para todos los miembros del equipo, quizás dentro del propio CRM o en una unidad compartida.
Finalmente, planifique sesiones regulares de capacitación de actualización para mantener a su equipo al día a medida que sus procesos de gestión de proyectos evolucionan y nuevas características del CRM estén disponibles.
Disfruta de más proyectos positivos con tu CRM
La gestión de proyectos está en constante evolución, impulsada por los avances tecnológicos y nuevas metodologías. Para mantenerte competitivo y entregar proyectos exitosos, necesitas ser adaptable y hacer uso completo de tus herramientas disponibles — incluyendo tu CRM.
Ya sea que la idea de usar un CRM para la gestión de proyectos sea nueva para ti o que estés buscando optimizar tu configuración actual, siempre hay espacio para mejorar. Tómate un momento para evaluar cómo gestionas actualmente tus proyectos. ¿Dónde están los cuellos de botella? ¿Cómo podría un CRM bien implementado abordar estos desafíos? Recuerda, la clave es comenzar con objetivos claros, personalizar tu CRM para que se ajuste a tus necesidades específicas y refinar continuamente tu enfoque basado en las percepciones que obtienes.
Al aprovechar el poder del CRM para la gestión de proyectos, puedes disfrutar hoy de mejores resultados en tus proyectos y prepararte para el éxito a largo plazo. Con las herramientas y estrategias adecuadas, tendrás todo lo que necesitas para entregar proyectos de manera más eficiente, con resultados más significativos para ti y tus clientes.
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