¡Felicidades! Finalmente has seguido adelante con tus sueños. (O quizás, simplemente estás harto del mundo corporativo y quieres hacer algo diferente.)
Independientemente de tu motivación, ahora eres el orgulloso propietario de un nuevo negocio y probablemente te estés preguntando “¿Qué sigue?”
Afortunadamente, esta publicación de blog desglosa algunas de las primeras cosas que tendrás que hacer como propietario de una pequeña empresa, incluyendo la elaboración de un plan de negocio, la configuración de impuestos, finanzas, marketing, escalando tu negocio y mucho más.
Hemos dividido esta guía en capítulos, para que puedas saltar directamente al paso que necesites.
Hay siete pasos que hemos creado en esta guía. Siéntase libre de usar los enlaces de anclaje en el lado izquierdo para saltar a la sección que necesite.
Paso 1: Estrategia y planificación empresarial – tu hoja de ruta hacia el éxito
La planificación es crucial para el éxito empresarial. Los estudios demuestran que las empresas con una estrategia documentada tienen muchas más probabilidades de alcanzar sus objetivos. Dedicar tiempo ahora para delinear tu enfoque aumentará tus posibilidades de éxito a largo plazo.
Si ya has hecho esto, pasa al paso dos.
Por qué necesitas un plan de negocios
He aquí por qué es importante:
✅ Claridad – Define lo que haces, a quién sirves y cómo ganarás dinero
✅ Concentración – Evita perseguir cada oportunidad y concéntrate en lo que es más importante
✅ Rentabilidad – Comprende tus costos, estrategia de precios y cómo mantener una buena salud financiera
✅ Escalabilidad – Prepárate para un crecimiento a largo plazo en lugar de luchar contra incendios en asuntos del día a día.
El cofundador de Capsule CRM, Duncan Stockdill, tiene esto que decir sobre los planes de negocio:
Qué incluir en tu plan de negocios
Es un error pensar que necesitas un MBA o un título en negocios para crear un plan de empresa. Cualquiera puede hacerlo. Para enfocarte, comienza con estas preguntas clave:
- ¿Quién es tu público objetivo? (Describe a tu cliente ideal y sus problemas.)
- ¿Qué problema resuelves? (Define el valor de tu servicio.)
- ¿Cómo ganarás dinero? (Modelo de precios: ¿por hora, tarifa fija, retención?)
- ¿Dónde encontrarás clientes? (Canales de marketing y ventas.)
- ¿Cuáles son tus costos? (Oficina, software, personal, impuestos?)
- ¿Cómo luce el éxito? (Tus metas para los primeros 6-12 meses.)
Esto no tiene que ser una novela extensa. Un plan de negocios de una página es suficiente para ayudarte a establecerte en los primeros meses.
Habiendo fundado Capsule, y trabajado con muchos propietarios de pequeñas empresas durante los últimos 15 años, Duncan tiene este consejo:
Consejo: Mantén la flexibilidad. Tu plan de negocio no está escrito en piedra. A medida que comiences a trabajar con clientes, aprenderás lo que funciona y lo que no. Ajusta sobre la marcha.
Idea clave: Dedica 30 minutos a redactar un plan de negocio de una página. Es mejor tener un plan aproximado que no tener ningún plan.
Paso 2: Configuración del negocio y consideraciones legales – estableciendo bases sólidas
Es crucial establecer correctamente la estructura, las finanzas y las legalidades de tu negocio desde el principio. Casi la mitad de las pequeñas empresas no superan los cinco años, a menudo debido a una mala gestión financiera y obstáculos legales.
Tomarse el tiempo para establecer su negocio adecuadamente puede prevenir errores costosos en el futuro.
Elegir una estructura legal
La estructura de su negocio afecta todo, desde los impuestos hasta la responsabilidad. En el Reino Unido, tiene algunas opciones clave:
- Empresario individual – La opción más sencilla. Conservas todas las ganancias pero eres personalmente responsable de las deudas.
- Sociedad de responsabilidad limitada (Ltd) – Implica más administración pero ofrece mejor protección de responsabilidad y potenciales beneficios fiscales.
- Sociedad – Si comienzas con otra persona, esto define cómo dividirán las ganancias y responsabilidades.
Al considerar la estructura legal de su empresa, la directora financiera de Capsule CRM, Clare Guerin, dice:
Registrando tu empresa
Dependiendo de la estructura que elijas, necesitarás registrarte en HMRC (para autónomos) o en Companies House (para empresas Ltd). Si esperas ganar más de £90,000 al año, también deberías considerar la inscripción al VAT.
📌 Acción: Visita GOV.UK y completa todos los registros necesarios.
Banca comercial y finanzas
Aunque seas un comerciante individual, es buena idea mantener separadas las finanzas personales de las del negocio. Esto es lo que necesitas:
- Una cuenta bancaria de negocios – obligatoria para las empresas Ltd, recomendada para todos
- Software de contabilidad – considere Xero, QuickBooks o FreeAgent para el seguimiento de gastos y facturas
- Métodos de pago – configure Stripe, GoCardless o pagos bancarios directos para transacciones fáciles con clientes.
La directora financiera de Capsule CRM, Clare Guerin, comenta sobre las finanzas de las pequeñas empresas:
¿Necesitas seguro de negocios?
La mayoría de los negocios de servicios profesionales necesitan al menos algún tipo de seguro. Considere:
- Seguro de responsabilidad profesional – Cubre errores o negligencias en tu trabajo
- Seguro de responsabilidad civil pública – cubre los accidentes que involucran a clientes o terceros
- Seguro cibernético – Protege contra violaciones de datos si almacenas información de clientes.
📌 Acción: Obtén cotizaciones de proveedores como Hiscox, Simply Business o Direct Line.
Contratos legales y cumplimiento
Aunque confíes en tus clientes, tener la documentación adecuada te protege. Asegúrate de tener:
- Contratos con clientes – Detallar términos de pago, alcance del trabajo y responsabilidades
- Cumplimiento del RGPD – Si manejas datos personales, asegúrate de tener una política de privacidad y medidas de protección de datos
- Protección de la propiedad intelectual – Si el nombre de tu empresa o contenido es único, considera registrar la marca.
Muchas pequeñas empresas no se dan cuenta de que el RGPD les aplica. Si estás recopilando correos electrónicos de clientes, necesitas manejar esos datos de manera responsable y cumplir con la ley.
Punto clave: Establecer correctamente la estructura empresarial, la banca y el cumplimiento legal desde el principio ahorra tiempo, dinero y estrés a largo plazo.
Paso 3: Branding y presencia en línea – causando una fuerte primera impresión
Una marca sólida y presencia en línea son esenciales para atraer y retener clientes. Tu marca es más que solo un logotipo; es cómo los clientes perciben tu negocio y lo que te hace destacar.
Construyendo una identidad de marca
La consistencia de la marca no se trata solo de estética, también afecta directamente tus resultados financieros.
Las empresas que mantienen una identidad de marca clara y consistente ven un crecimiento significativamente mayor en sus ingresos. Desde tu logotipo hasta tu tono de voz, la consistencia genera confianza y reconocimiento con tu audiencia.
- Nombre comercial y logotipo – Elige algo memorable que represente a tu negocio
- Voz de marca consistente – Define cómo te comunicas en materiales de marketing e interacciones con clientes
- Valores de la empresa – ¿Por qué principios se rige tu negocio? La autenticidad genera confianza.
- Identidad visual – Colores, fuentes y elementos de diseño consistentes que reflejan la personalidad de tu marca.
📌 Acción: Crea una guía de estilo de marca sencilla que incluya colores, fuentes y mensajes. Si no tienes las habilidades para hacer esto, considera contratar a un consultor de marketing de marca.
El branding no es algo que debas ignorar. La CMO de Capsule CRM, Emily Morgan, dice:
Creando un sitio web profesional
Tu sitio web es a menudo la primera interacción que los clientes potenciales tienen con tu negocio. Un sitio mal diseñado o anticuado puede disuadir a los prospectos antes de que siquiera se pongan en contacto contigo. Asegúrate de que tu sitio web incluya:
- Una descripción clara de tus servicios – Los visitantes deben entender tu oferta inmediatamente.
- Detalles de contacto y un llamado a la acción (CTA) – Facilita que los clientes potenciales puedan contactarte.
- Testimonios o estudios de caso – La prueba social añade credibilidad y tranquiliza a los clientes potenciales.
- Optimización SEO – Asegúrate de que tu sitio esté optimizado para los motores de búsqueda para mejorar tu visibilidad.
📌 Acción: Crea un sitio web utilizando plataformas como WordPress, Wix o Squarespace. Optimízalo para que sea rápido y compatible con dispositivos móviles.
Sobre la construcción de un escaparate profesional, Emily dice:
Usando las redes sociales y el marketing de contenidos
Las redes sociales no son solo para grandes marcas; también son una herramienta poderosa para las pequeñas empresas. Elige plataformas que se alineen con tu audiencia y concéntrate en proporcionar valor.
- LinkedIn – Ideal para servicios B2B, liderazgo de opinión y networking
- Instagram y Facebook – Ideales para marcas visuales y para interactuar directamente con los clientes
- X – Útil para noticias de la industria y seguimiento de tendencias
- Blogs y contenido en video – Comparte conocimientos y establece liderazgo de opinión en tu nicho.
📌 Acción: Crea un calendario de contenidos y planifica actualizaciones regulares en las plataformas donde tu audiencia pasa tiempo.
Experta en marketing de contenido, Kinga Edwards, fundadora de la agencia SEO Brainybees tiene esto que decir sobre el contenido:
Conclusión clave: Una identidad de marca sólida, un sitio web profesional y un marketing de contenido estratégico generan confianza y atraen clientes. Mantén la consistencia en todos los canales para mejorar la credibilidad y el compromiso.
Paso 4: Adquisición de clientes y creación de redes – conseguir tus primeros clientes
Establecer tu negocio y marca es solo la mitad de la batalla. Ahora, necesitas atraer clientes. Estrategias efectivas de adquisición de clientes te ayudan a generar prospectos, construir relaciones y establecer un flujo constante de trabajo.
Construyendo una red fuerte
El networking es una de las formas más efectivas de encontrar nuevas oportunidades de negocio. Aquí te mostramos cómo establecer conexiones significativas:
- Asiste a eventos y encuentros del sector – las interacciones cara a cara ayudan a construir confianza y credibilidad
- Aprovecha LinkedIn – conecta con clientes potenciales y comparte contenido valioso
- Únete a grupos de negocios locales – Las Cámaras de Comercio, espacios de co-working y grupos de mastermind pueden ser excelentes fuentes de referencias
- Pide que te presenten – tu red actual puede tener personas valiosas que conocer.
📌 Acción: Identifica un evento u oportunidad de networking para asistir en el próximo mes.
El CEO de Capsule CRM, Steve Ledgerwood, se apoya en más de 20 años de experiencia en ventas:
Referencias y marketing de boca a boca
Los clientes felices son tu mejor herramienta de marketing. Fomenta las referencias mediante:
- Brindar un servicio excelente – Los clientes tienen más probabilidades de recomendar negocios en los que confían
- Creando un programa de referidos – Ofrecer descuentos o incentivos por las referencias
- Solicitar testimonios – La prueba social es poderosa
- Haciendo seguimiento con clientes anteriores – Pueden tener más trabajo o conexiones para ofrecerte.
📌 Acción: Contacta a un cliente anterior para obtener un testimonio o referencia.
Tom Parker, el fundador de The Sales Architect, y experto en RevOps, tiene algunos consejos sobre referencias de clientes:
Prospección en frío y generación de clientes potenciales
Aunque las referencias y el networking son excelentes, a veces tienes que ser proactivo en la búsqueda de clientes. Considera:
- Alcance por correo electrónico – Los mensajes personalizados funcionan mejor que las propuestas genéricas
- Llamadas en frío (cuando sea apropiado) – No siempre es necesario, pero puede ser efectivo para algunas industrias
- Imanes de atracción – Ofrece recursos gratuitos como ebooks o consultas a cambio de detalles de contacto (o déjalos sin restricciones)
- Alianzas – Colabora con negocios complementarios para alcanzar nuevas audiencias.
Consejo principal: Usa Capsule CRM – Herramientas como Capsule CRM son fundamentales en la generación de clientes potenciales. Son la columna vertebral de cada pequeña empresa y son como tu “cerebro de negocios”.
Capsule CRM te ayuda a vender de manera más efectiva. Podrás construir fácilmente listas de prospectos, automatizar seguimientos y ver el estado de las negociaciones de un vistazo.
Gestionarás mejor tus contactos, y Capsule CRM te ayuda a manejar tus comunicaciones con prospectos y clientes.
Nuestro CRM también gestiona tus tareas diarias con herramientas de gestión de proyectos fáciles de usar y potentes.
Prueba nuestro periodo de prueba gratuito de 14 días, y evalúa Capsule a tu propio ritmo.
Top tip 2: Automate email marketing with Transpond – Transpond is another tool that’ll help you with your client acquisition and networking.
Programa correos electrónicos personalizados, cultiva contactos, y sigue el compromiso para convertir más prospectos en clientes.
📌 Acción: Redacta un correo electrónico de acercamiento breve y personalizado a un posible cliente y haz seguimiento de las interacciones utilizando Capsule CRM y Transpond. Aquí tienes algunos tutoriales sobre cómo hacer ambas cosas:
- Cómo almacenar correos electrónicos en relación con oportunidades en Capsule
- Cómo escribir un correo electrónico en Transpond
Tom Parker tiene recomendaciones para tu acercamiento en frío:
Punto clave: Las relaciones sólidas y el alcance estratégico atraen clientes. Utiliza el networking, las referencias, Capsule CRM y Transpond para hacer crecer tu negocio de manera eficiente.
Paso 5: Entrega de servicio y retención de clientes – mantener a los clientes contentos
Retener a los clientes existentes es mucho más rentable que estar adquiriendo constantemente nuevos. Incluso una pequeña mejora en las tasas de retención de clientes puede llevar a un crecimiento significativo de las ganancias.
Concéntrese en ofrecer un servicio excelente, personalizar las experiencias y mantener un compromiso regular con el cliente.
Brindando un servicio excepcional
La consistencia y el profesionalismo son clave para proporcionar una excelente experiencia al cliente. Asegúrate de:
- Establecer expectativas claras – Definir entregables, plazos y canales de comunicación desde el inicio
- Mantener una comunicación regular – Mantener a los clientes informados y comprometidos durante los proyectos
- Haz un esfuerzo adicional – Pequeños gestos de buena voluntad pueden causar una gran impresión
- Recopila comentarios y adáptate – Escucha las preocupaciones de los clientes y mejora continuamente tus servicios.
📌 Acción: Consultar con un cliente existente para pedir comentarios sobre su experiencia.
El experto en éxito del cliente, Keith Weir, de Capsule CRM tiene un consejo:
Utilizando la tecnología para mejorar la prestación de servicios
La tecnología es fundamental para ayudar a optimizar las operaciones comerciales. Podrás ofrecer un servicio de mejor calidad. Prueba estas herramientas:
- Capsule CRM – Rastrea interacciones con clientes, gestiona proyectos y mantiene registros para una experiencia sin contratiempos
- Transpond – Automatiza los seguimientos y mantén a los clientes involucrados con secuencias de correo electrónico personalizadas
- Herramientas de gestión de tareas – Utiliza Capsule CRM, Trello, Asana o ClickUp para mantenerte organizado y cumplir con los plazos
- Software de programación – Herramientas como Calendly simplifican la coordinación de reuniones.
📌 Acción: Configurar un flujo de trabajo de CRM en Capsule para gestionar las comunicaciones con clientes de manera eficiente.
Construyendo relaciones a largo plazo con los clientes
Los clientes satisfechos tienen más probabilidades de volver y recomendar a otros. Fortalece las relaciones mediante:
- Proporcionando valor continuo – Compartir perspectivas de la industria y recursos útiles (como esta publicación de blog :P)
- Hacer seguimiento con regularidad – Demostrar un interés genuino en su negocio y éxito
- Ofreciendo incentivos de lealtad – Descuentos, ofertas exclusivas o servicio prioritario pueden fomentar el negocio repetitivo
- Abordar los problemas de manera proactiva – Atender las preocupaciones con prontitud para mantener la confianza.
📌 Acción: Identifica una manera de agregar valor adicional para tus clientes existentes este mes.
Keith Weir añade:
Punto clave: Mantener a los clientes satisfechos conduce al éxito a largo plazo. Ofrece un servicio excelente, utiliza herramientas como Capsule y Transpond, y cultiva relaciones sólidas para fomentar el negocio repetitivo.
Paso 6: Escalando tu negocio – creciendo de manera sostenible
Una vez que tengas un flujo constante de clientes y una entrega de servicio confiable, el siguiente desafío es escalar tu negocio. El crecimiento debe ser intencional y sostenible, asegurando que mantengas la calidad mientras expandes tu alcance.
Pero escalar un negocio es desafiante, y muchas empresas luchan por crecer más allá de un pequeño equipo. Para escalar con éxito, las empresas necesitan sistemas sólidos, estrategias claras de delegación y la tecnología adecuada para apoyar el crecimiento.
Saber cuándo escalar
Crecer demasiado rápido puede ser tan perjudicial como no crecer en absoluto. Busca estas señales que indican que estás listo para expandirte:
- Demanda consistentemente alta – Tienes más trabajo del que puedes manejar.
- Flujo de caja estable – Tu negocio está financieramente seguro con ingresos predecibles.
- Procesos comprobados – Sus operaciones son eficientes y escalables.
- Base sólida de clientes – Tienes clientes habituales y referencias constantes.
📌 Acción: Evalúa tu carga de trabajo y flujo de efectivo para determinar si es momento de escalar.
Steve Ledgerwood tiene algunos consejos sobre cómo escalar de manera sostenible:
Expandiendo tu equipo
A medida que aumenta tu carga de trabajo, contratar a las personas adecuadas puede ayudarte a escalar de manera eficiente. Considera:
- Subcontratación de tareas no esenciales – Asistentes virtuales, contables o especialistas en marketing pueden liberar tu tiempo.
- Contratación de empleados a tiempo completo – Si la demanda es constante, incorporar miembros dedicados al equipo garantiza calidad y fiabilidad.
- Usar freelancers o contratistas – Opciones flexibles para trabajo por proyecto.
- Desarrollar un proceso de incorporación sólido – Capacitar a los nuevos empleados de manera eficiente mantiene la consistencia.
📌 Acción: Identifica una tarea que puedas delegar o externalizar para concentrarte en actividades de alto valor.
Automatizando y optimizando operaciones
La tecnología juega un papel crucial en la escalabilidad eficiente. Implementa herramientas para automatizar y optimizar tareas:
- Capsule CRM – Gestiona las relaciones con clientes y automatiza los seguimientos.
- Transpond – Escala campañas de marketing por correo electrónico y cultiva prospectos sin esfuerzo.
- Software de contabilidad – Herramientas como Xero y QuickBooks simplifican la gestión financiera.
- Herramientas de gestión de proyectos – Asana, Monday.com o Trello mantienen a los equipos alineados y los proyectos en curso.
📌 Acción: Automatiza una tarea recurrente para ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia.
Anna Dick, CTO de Capsule CRM, comparte su experiencia en automatización:
Expandiendo tu mercado
Hacer crecer tu negocio no solo significa aumentar la carga de trabajo, también puede significar explorar nuevos mercados. Las opciones incluyen:
- Lanzamiento de nuevos servicios o productos – Abordar puntos de dolor adicionales para tu audiencia existente.
- Expandiendo a nuevas ubicaciones – Si tu negocio tiene demanda local, considera otras regiones.
- Dirigiéndose a un público más amplio – Ajustar las estrategias de marketing para alcanzar nuevas demografías.
- Asociarse con negocios complementarios – Las empresas conjuntas pueden abrir nuevas oportunidades.
📌 Acción: Investiga una oportunidad de crecimiento potencial que esté alineada con tu negocio.
Lección clave: Escalar requiere estrategia, eficiencia y el soporte adecuado. Invierte en automatización, contrata de manera estratégica y explora nuevos mercados para asegurar un crecimiento sostenible.
Paso 7: Mantener el impulso y el éxito a largo plazo
Escalar tu negocio es un logro importante, pero sostener ese crecimiento requiere mejora continua y adaptabilidad. El éxito a largo plazo depende de mantenerse relevante, perfeccionar estrategias y conservar una base de clientes sólida.
Aprendizaje y adaptación continuos
El panorama empresarial está en constante evolución. Mantén tu empresa competitiva mediante:
- Mantente informado – Sigue las tendencias de la industria y estate al tanto de nuevas oportunidades.
- Buscando retroalimentación – Pregunta regularmente a clientes y empleados para obtener perspectivas sobre cómo mejorar.
- Invertir en el desarrollo profesional – Mejorar tus habilidades y las de tu equipo asegura el éxito a largo plazo.
- Revisión del rendimiento empresarial – Las auditorías regulares ayudan a identificar fortalezas y debilidades.
📌 Acción: Dedica tiempo cada mes para revisar las métricas clave de rendimiento y ajusta tu estrategia en consecuencia.
Los objetivos no se establecen y se olvidan, necesitas monitorearlos, rastrearlos y hacerlos evolucionar como sugiere Steve Ledgerwood:
Fortaleciendo las relaciones con los clientes
Tus clientes actuales son la base del éxito a largo plazo. Retenerlos es tan importante como adquirir nuevos. Asegura un compromiso continuo mediante:
- Proporcionando valor continuo – Ofrecer perspectivas, actualizaciones o tratos exclusivos.
- Personalizando interacciones – Muestra aprecio por los clientes leales.
- Revisiones periódicas – Mantén el contacto y aborda cualquier preocupación de manera proactiva.
- Expandiendo la oferta – Identificar servicios o productos adicionales que satisfagan las necesidades en evolución.
📌 Acción: Envía un mensaje personalizado o una oferta a un cliente de largo plazo esta semana.
Capsule CRM, el Jefe de Marketing, Dan Duran tiene este consejo que ofrecer sobre la lealtad del cliente:
Reflexiones finales y próximos pasos
Construir y hacer crecer un negocio es un viaje lleno de desafíos y recompensas. Cada paso, desde la planificación y la creación de marca hasta la escalabilidad y la retención de clientes, juega un papel crucial en el éxito a largo plazo.
Puntos clave:
- Una estrategia clara establece la base para un crecimiento sostenible.
- Una red de contactos efectiva, una marca fuerte y operaciones optimizadas impulsan el éxito.
- Herramientas como Capsule CRM y Transpond ayudan a gestionar relaciones y automatizar procesos.
- El aprendizaje continuo y la adaptación mantienen la relevancia de tu negocio.
📌 Acción final: Revisa los pasos de esta guía e identifica un área clave en la que concentrarte para mejorar en tu negocio hoy.
El éxito no se trata de llegar a un destino final, sino de una evolución continua. Mantente proactivo, acepta el cambio y sigue construyendo un negocio que prospere durante años.
