Las startups son una parte importante y vibrante del panorama empresarial, conocidas por sus entornos rápidos y creativos. Desafortunadamente, estos mismos factores también pueden hacer que sea desafiante.
Los equipos de startups a menudo se encuentran abrumados por la rápida variación de prioridades y recursos mínimos, lo que dificulta la gestión efectiva de proyectos. Esto puede provocar agotamiento y comprometer la calidad del trabajo, amenazando el crecimiento y hasta la supervivencia de la startup.
La buena noticia es que, con planificación y preparación, la gestión estratégica de proyectos permite a las startups aprovechar al máximo sus recursos y escalar su negocio, sin comprometer la velocidad y creatividad que las hace destacar.
En este artículo, examinaremos los diferentes desafíos a los que se enfrentan las startups en la gestión de proyectos. Luego te mostraremos cómo superar esos desafíos con las habilidades adecuadas, el software y las mejores prácticas.
Desafíos de la gestión de proyectos en startups
Cuando comienzas desde cero, tendrás que lidiar con recursos limitados. Una encuesta encontró que el 78% de las pequeñas empresas emergentes dependen de fondos personales e ingresos de otro trabajo. Además de financiamiento, las startups a menudo tienen recursos humanos y tecnológicos limitados.
Esta escasez hace que sea un desafío asignar recursos de manera efectiva en los proyectos, especialmente cuando todavía estás probando diferentes ideas. Equilibrar la necesidad de innovar con la necesidad de mantener las operaciones diarias requiere una gestión de recursos hábil y una planificación estratégica.
Las startups también deben estar preparadas para pivotar basándose en la retroalimentación del mercado, las aportaciones de los inversores u otros cambios. Este entorno dinámico requiere un enfoque altamente adaptable y flexible, incluyendo la manera en que se manejan los proyectos. Las metodologías tradicionales de gestión de proyectos pueden ser demasiado rígidas para mantener el ritmo con la constante evolución de los objetivos y estrategias de tu startup, resultando en proyectos que ya están desactualizados antes de completarlos.
A medida que tu startup comienza a crecer, te enfrentarás a nuevos desafíos. Los proyectos pequeños y simples se vuelven gradualmente más complejos y más difíciles de supervisar a medida que expandes tu negocio. Junto con la gestión de equipos más grandes, probablemente también tendrás que introducir nuevos procesos, herramientas y tecnologías para apoyar tu crecimiento. Abordar proyectos más grandes mientras se mantiene la calidad y la eficiencia puede ser complicado, especialmente si aún no tienes procesos de negocio bien definidos o marcos de gestión de proyectos establecidos.
Habilidades clave para una gestión de proyectos efectiva
Aunque hay muchos desafíos, las habilidades adecuadas pueden ayudarte a enfrentarlos con confianza. Aquí hay algunas de las habilidades clave que pueden mejorar la gestión de proyectos dentro de las startups:
1. Agilidad y flexibilidad
Cuando todo a tu alrededor puede cambiar de la noche a la mañana, la capacidad de adaptarse y cambiar de dirección rápidamente es crucial en las startups. Para los gerentes de proyecto, eso significa aceptar que el proyecto cuidadosamente preparado de ayer puede que ya no sea relevante.
Aunque pueda parecer difícil, debes estar preparado para reevaluar y ajustar las trayectorias del proyecto a medida que surjan nuevas informaciones y oportunidades. Esta habilidad asegura que tu startup se mantenga competitiva y pueda capitalizar oportunidades inesperadas o sortear obstáculos repentinos.
2. Gestión de riesgos
Las startups enfrentan inherentemente altos niveles de incertidumbre y riesgo. En los EE. UU., solo el 76.8% de las empresas que abrieron en marzo de 2022, seguían en funcionamiento después de 12 meses. Para asegurarte de no ser parte de esa estadística, necesitas saber cómo manejar los desafíos cuando surjan.
Aunque es imposible planificar para todas las eventualidades, los gerentes de proyectos deben mirar hacia adelante lo mejor que puedan para identificar riesgos potenciales temprano, evaluar su impacto y determinar cómo los manejarán. Este enfoque proactivo en la gestión de riesgos ayuda a las startups a navegar esos precarios primeros días e incrementa la posibilidad de que puedan crecer.
3. Comunicación efectiva
Los equipos reducidos son comunes en las startups, lo que significa que los miembros del equipo deben desempeñar múltiples roles. Los gerentes de proyecto deben ser capaces de comunicarse de manera clara y concisa con sus equipos, explicando los objetivos del proyecto, las expectativas, los cambios y las retroalimentaciones en todos los niveles de la organización.
Una buena comunicación fomenta una cultura de transparencia y colaboración, esencial para la resolución rápida de problemas e innovación. También ayuda a los gerentes de proyectos a motivar a los miembros del equipo y llevar los proyectos a término proporcionando retroalimentación relevante de manera regular.
4. Ingenio
Con los recursos limitados siendo uno de los mayores desafíos, no debería sorprender que la capacidad de ingenio sea una habilidad crítica para los gerentes de proyectos en startups. Necesitas sentirte cómodo obteniendo el máximo valor de lo que tienes, lo que a veces significa ser creativo para encontrar diferentes maneras de lograr tus objetivos.
Por ejemplo, aunque tengas la vista puesta en un paquete de software grande y costoso, ¿existen alternativas gratuitas que serían igual de efectivas? Si estás intentando crear una campaña de marketing, encontrar ideas únicas para el marketing de guerrilla probablemente sea más rentable que intentar crear un anuncio de televisión en horario estelar que no puedes permitirte emitir.
Recomendaciones de software de gestión de proyectos
Incluso cuando solo tienes un pequeño equipo con el que trabajar, eso no significa que tengas que hacer toda tu planificación en la parte trasera de una servilleta. La gestión de proyectos es mucho más fácil con software dedicado, lo que te permite compartir ideas rápidamente, revisar el progreso y escalar tus planes a medida que el negocio crece. Aquí están algunas de las mejores herramientas de gestión de proyectos para startups.
Herramientas de gestión de tareas
Cada proyecto está compuesto por tareas más pequeñas. Estas herramientas ayudan a organizar, priorizar y seguir el progreso de dichas tareas. Al agilizar el proceso de creación de tareas y ofrecerte una manera fácil de gestionarlas, es mucho más probable que lleves el proyecto hasta su finalización.
Herramientas principales de gestión de tareas:
Plataformas de colaboración y comunicación
La comunicación es una de las habilidades clave para los gestores de proyectos, y contar con las herramientas adecuadas asegura que tus palabras siempre sean escuchadas. Estas aplicaciones facilitan la colaboración sin problemas entre los miembros del equipo, independientemente de su ubicación física, y garantizan que todos se mantengan en la misma sintonía.
Principales plataformas de colaboración y comunicación:
Software de seguimiento de tiempo
El tiempo es uno de tus recursos más valiosos, por lo que gestionar y optimizar cómo lo inviertes es esencial. Las herramientas de seguimiento del tiempo te permiten monitorear cuánto tiempo se dedica a diversas tareas, ayudando en la gestión de la carga de trabajo y la facturación de proyectos.
El mejor software de seguimiento de tiempo:
Software de planificación y programación de proyectos
Por supuesto, no se puede hablar de herramientas de gestión de proyectos sin considerar estas soluciones dedicadas. Estas herramientas están diseñadas para planificar proyectos en detalle, programar tareas y definir cronogramas. Con características como gráficos de Gantt, líneas de tiempo del proyecto y vistas de carga de trabajo, podrás abordar cada aspecto de tu proyecto utilizando estas aplicaciones.
Software líder en planificación y programación de proyectos:
Sistemas de gestión de relaciones con clientes
Independientemente del tipo de startup en la que estés trabajando, siempre necesitas tener en cuenta a tus clientes. La gestión de relaciones con clientes (CRM) el software te ayuda a centrarte en todos tus contactos, permitiéndote rastrear todas tus interacciones y cultivar esas relaciones.
Los mejores sistemas CRM de gestión de proyectos se basan en esas relaciones y organizan tus proyectos teniendo en cuenta a tus clientes. También obtendrás muchas de las características importantes que ya hemos discutido, lo que te permitirá gestionar tus proyectos desde una plataforma rentable.
Por ejemplo, Capsule CRM ayuda a las startups con:
- Gestión de tareas mejorada
- Colaboración en equipo
- Gestión de flujo de trabajo
- Tableros visuales
- Análisis e insights.
Capsule viene con una aplicación móvil para que puedas realizar tareas de CRM y gestionar tus proyectos desde cualquier lugar, ya sea que estés en tu oficina o de viaje. También puedes usar las integraciones de Capsule para conectar tus herramientas de software favoritas y así poder recopilar todos tus datos importantes en un solo lugar.
Aprende más sobre cómo un CRM para startups puede ayudar a tu negocio hoy.
Mejores prácticas para la gestión de proyectos en startups
Puedes tener todas las habilidades y herramientas adecuadas para la gestión de proyectos pero, si no sabes cómo usarlas e implementarlas correctamente, aún así tendrás dificultades. Aquí tienes algunas de las mejores prácticas para la gestión de proyectos para aumentar las posibilidades de obtener un resultado exitoso.
Utilizó un proceso de gestión de proyectos definido
Hemos hablado sobre la importancia de la flexibilidad, por lo que la idea de usar cualquier tipo de proceso estructurado puede parecer contraproducente. Sin embargo, algunos procesos de gestión de proyectos están específicamente diseñados para entornos dinámicos.
Por ejemplo, las metodologías de gestión de proyectos Ágiles (como Scrum y Kanban) permiten flexibilidad, retroalimentación continua y rápidas iteraciones. Enfatizan la importancia de entregar valor temprano y con frecuencia, fomentando una cultura de colaboración y mejora continua. Esto es excelente para las startups, facilitando la adaptación a los cambios y el pivotaje cuando es necesario.
Haz uso de la automatización
Cuando intentas adaptar y ajustar tu proyecto, cualquier cosa que puedas hacer para reducir tu carga de trabajo y liberar tiempo vale la pena considerar. La automatización es particularmente útil, ya que te permite delegar muchas de las tareas administrativas repetitivas como la entrada de datos y el envío de informes de progreso.
Revisa las tareas de tu proyecto y busca cualquier actividad básica que se pueda manejar con la automatización de flujo de trabajo. Por ejemplo, Capsule’s Growth plan te permite asignar tareas automáticamente a los miembros del equipo, enviar correos electrónicos con plantillas, actualizar estados de tareas y más.
Pero no automatices todo
Con las nuevas tecnologías y avances en IA, se pueden automatizar más tareas sin comprometer la calidad. Por ejemplo, el asistente de contenido IA de Capsule ayuda a los usuarios a obtener rápidamente el primer borrador del texto de un correo electrónico, ideal cuando estás atascado mirando una pantalla en blanco.
Sin embargo, incluso si técnicamente puedes automatizar una tarea, no necesariamente significa que debas hacerlo. Aunque tiene sentido delegar el trabajo repetitivo, ciertas tareas todavía se realizan mejor por una persona. Esto incluye configurar proyectos y monitorear el progreso.
“Las automatizaciones de flujo de trabajo son excelentes porque estandarizan tu administración”, explica Keith Weir, líder del equipo de éxito del cliente en Capsule. “Pero a veces la gente quiere que todo esté automatizado. Crearán montones de proyectos automatizados, luego no pueden seguir el ritmo de todos ellos. Aún quieres estar al tanto del trabajo que estás generando y asumir la responsabilidad del mismo.”
Una guía paso a paso para una mejor gestión de proyectos
Ya sea que te encuentres en las primeras etapas de planificación de un gran proyecto o si deseas optimizar tus proyectos existentes, estos pasos te ayudarán a abordar tu trabajo de manera estructurada mientras mantienes la flexibilidad para obtener los mejores resultados.
Paso 1: Defina el alcance y los objetivos de su proyecto
Antes de comenzar cualquier proyecto de inicio, tómate el tiempo para aclarar el alcance y los objetivos del proyecto. Si no estás seguro por dónde empezar, el marco de trabajo para establecer objetivos SMART cubre todos los aspectos clave:
- Específico. ¿Cuáles son los resultados exactos o mejoras que deseas lograr?
- Medible. ¿Cómo se medirá el progreso y el éxito de manera cuantitativa?
- Alcanzable. ¿Puede tu startup lograr estos objetivos de manera realista con los recursos disponibles?
- Relevante. ¿El proyecto está alineado con los objetivos estratégicos y la posición en el mercado de tu startup?
- Limitado en el tiempo. ¿Cuáles son los plazos para cada fase del proyecto?
Involucra a tu equipo en el proceso de planificación, aprovechando sus diferentes experiencias y áreas de especialización para asegurar que el alcance sea preciso y que hayas tenido en cuenta cualquier obstáculo potencial.
Paso 2: Desarrollar un plan de proyecto
Transforma proyectos abrumadores en tareas manejables. Desglosa el proyecto en componentes clave, asignando tareas y subtareas a los miembros del equipo según sus habilidades y carga de trabajo. Establece hitos y plazos para cada segmento para asegurar un progreso constante.
El equilibrio es clave; aunque cada tarea debe ser lo suficientemente detallada para evitar ambigüedades, evita microgestionar cada aspecto, lo que puede sofocar el progreso y abrumar a tu equipo.
Paso 3: Monitorear y ajustar según sea necesario
Incluso los proyectos más meticulosamente planificados pueden encontrar cambios inesperados, especialmente en el mundo de las startups. Mantente ágil: revisa regularmente el estado de tu proyecto y adáptate según sea necesario, manteniendo tus objetivos principales a la vista.
Programa sesiones de revisión regulares y utiliza software de gestión de proyectos para actualizaciones en tiempo real. Herramientas que ofrecen diferentes vistas (por ejemplo, listas de verificación, tableros Kanban) pueden proporcionar perspectivas nuevas y ayudar a seguir el progreso de manera efectiva.
Paso 4: Mantener una comunicación clara y continua
Los canales de comunicación abiertos contribuyen al éxito de un proyecto. Aunque los equipos pequeños que suelen encontrarse en las startups facilitan mantener a todos informados, aún así no se debe depender de las conversaciones informales para compartir información importante.
Establezca protocolos claros para compartir actualizaciones e inquietudes. Por ejemplo, ¿quién necesita ser informado en caso de un posible retraso? ¿Qué miembros del equipo son responsables de publicar las actualizaciones? Utilice las herramientas de su startup, como su CRM, para automatizar la comunicación y asegurarse de que todos los interesados estén informados oportunamente sobre los hitos del proyecto y las transiciones.
Paso 5: Cerrar el proyecto y reflexionar
Una vez que el proyecto esté completado, tómense un momento tú y tu equipo para reflexionar. ¿Fue el proyecto un éxito? Si es así, ¿qué factores contribuyeron a ese éxito? Si no, ¿qué podrían haber hecho de manera diferente para obtener un mejor resultado?
Esto no se trata de asignar culpa o intentar tomar crédito; el objetivo es realizar una mirada objetiva a tu proyecto y los resultados para ver qué puedes aprender para proyectos futuros. Documentar estas percepciones fomenta una cultura de aprendizaje continuo, ajustando las estrategias de gestión de proyectos de tu startup y mejorando el rendimiento general.
Proyectos exitosos para startups exitosas
La gestión de proyectos en startups puede ser estresante, especialmente cuando tus planes cambian debido a circunstancias imprevistas. Sin embargo, al cultivar habilidades esenciales, adoptar herramientas de gestión de proyectos innovadoras y adherirse a las mejores prácticas, tu startup puede superar estos obstáculos y continuar creciendo.
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