Depois de criar uma oportunidade de vendas, você deve certificar-se de usá-la em todo o seu potencial. O mais importante são coisas como manter o controle de toda a comunicação em torno de uma venda e garantir que tudo o que você precisa seja feito. A seção de histórico da Oportunidade é onde você pode adicionar notas e armazenar e-mails sobre a Oportunidade. As notas podem ser atas de uma reunião que você teve sobre a Oportunidade ou detalhes de uma ligação telefônica com o cliente potencial. No painel do lado direito, você pode configurar tarefas autônomas para qualquer ação que precise ser realizada. Acima do histórico, há a seção "Trilhas", onde todas as suas trilhas serão exibidas, ajudando-o a concluir todas as tarefas na ordem em que precisam ser feitas.
Como otimizar as oportunidades usando tarefas e trilhas
Dependendo do que precisa ser feito, você pode adicionar tarefas independentes ou usar um conjunto predefinido de tarefas em uma trilha para fluxos de trabalho mais padronizados.
Gerencie suas tarefas pendentes para as oportunidades, como o envio de uma cotação ou o acompanhamento de uma chamada, usando as Tarefas. As tarefas também podem ser repetidas, portanto, se isso for algo que você faz mensalmente, poderá configurar sua tarefa para ser repetida todos os meses.
As tarefas podem ser adicionadas em tempo real clicando no botão Adicionar tarefa no lado direito de uma oportunidade.
As trilhas são um conjunto predefinido de tarefas exclusivas de sua empresa. Elas podem ser aplicadas rapidamente a uma Oportunidade e permitem que você veja todas as tarefas relevantes a serem concluídas para cumprir seus prazos.
Se você acha que uma trilha pode ajudar a simplificar seu fluxo de trabalho, um administrador da conta pode criar uma nova trilha para oportunidades nas configurações da conta.
Você pode aplicar uma trilha existente a uma oportunidade:
- Selecionando-a na caixa suspensa Trilha ao criar uma oportunidade pela primeira vez.
- Ao visualizar um registro de Oportunidade, você verá a opção de Adicionar trilha.
Ao adicionar uma trilha a uma oportunidade, você pode ser solicitado a selecionar uma data final para a conclusão da lista de tarefas. As tarefas dentro dessa trilha terão datas de entrega com base na data selecionada para atingir suas metas.
Seleção de uma data final
As Tarefas e Trilhas adicionadas a uma Oportunidade não serão exibidas nos registros de contato vinculados.
Como editar uma oportunidade
Durante a vida útil de uma Oportunidade, você pode descobrir que precisa atualizar detalhes como o valor esperado ou a data de encerramento prevista, ou pode precisar alterar o responsável pela oportunidade.
Vá para o registro da oportunidade e clique no botão Editar ao lado do nome da oportunidade.
As tarefas já existentes na oportunidade não serão automaticamente reatribuídas quando você alterar o responsável pela oportunidade; em vez disso, elas precisarão ser atualizadas manualmente.
Como reabrir uma oportunidade fechada
Se você precisar reabrir uma oportunidade por qualquer motivo, vá até a lista de Oportunidades fechadas, clique no nome da oportunidade e, em seguida, clique no botão Reabrir oportunidade. A oportunidade será reaberta para a meta que tinha antes de ser fechada e ficará visível novamente no funil de vendas.
Como duplicar uma oportunidade
Se você cria frequentemente a mesma Oportunidade para um determinado Contato, pode usar a opção de duplicar a Oportunidade para economizar tempo ao inserir informações repetidamente. Para fazer isso, vá para a Oportunidade individualuse o menu AçõesDuplicar.
Ao duplicar uma Oportunidade existente, o nome da Oportunidade, o Contato vinculado, o Funil de vendas, a Meta, o valor esperado e as condições de pagamento serão transferidos para a nova Oportunidade.
Como excluir uma oportunidade
Se não precisar mais de uma Oportunidade ou se ela tiver sido criada por engano, você poderá excluí-la ao acessar a Oportunidade individualusar o menu AçõesExcluir.
Quando você exclui uma Oportunidade, todo o seu histórico é removido do Capsule. Se você quiser manter o histórico da Oportunidade, deverá fechá-la definindo-a como Ganha ou Perdida, em vez de excluí-la.
Se uma Oportunidade for excluída acidentalmente, você terá 30 dias para restaurá-la antes que ela seja excluída permanentemente. O superadministrador da conta pode restaurar a oportunidade dentro de 30 dias em Configurações da conta > Lixeira
Como armazenar e-mails em oportunidades
Uma parte do gerenciamento de uma oportunidade de vendas geralmente envolve conversas por e-mail. Para manter toda a comunicação sobre a oportunidade em um só lugar, você pode enviar e-mails com cópia oculta e encaminhá-los para o Dropbox do Capsule e, por sua vez, armazená-los na oportunidade de vendas a que se referem. Há algumas maneiras diferentes de fazer isso.
Vinculação de um e-mail de um contato.
Você pode armazenar um e-mail normalmente usando o endereço normal do Dropbox do Capsule e, depois de armazenado, clicar para editar o e-mail no registro do contato e usar a opção de vinculá-lo a uma oportunidade existente para esse contato.
- Localize o contato no qual o e-mail está armazenado
- Clique na seta ao lado da data do e-mail > Editar
- Use a opção para vincular a nota ao projeto/oportunidade
- Em seguida, escolha a Oportunidade à qual você deseja vinculá-la e salve-a.
Inclua sua lista de oportunidades para vincular
Armazenamento de um e-mail diretamente em uma oportunidade
Todas as oportunidades de vendas têm um endereço exclusivo do Dropbox que você pode usar para armazenar e-mails diretamente nele. Para encontrar o endereço, você deve fazer o seguinte:
- Ir para a Oportunidade em questão
- Clique na do menu Ações ao lado do nome da oportunidade e escolha a opção Anexar um e-mail.
- Em seguida, copie o endereço de e-mail exibido e use-o para BCC ou para encaminhar e-mails. Esses ainda precisam ser conversas por e-mail entre um usuário do Capsule e um contato.
- Esses e-mails serão armazenados diretamente na oportunidade.
Criar uma nova oportunidade com um e-mail.
Se estiver enviando ou tiver recebido um e-mail que deseja usar como início de uma Oportunidade de vendas, você poderá enviar ou encaminhar o e-mail para um endereço dedicado do Dropbox para criar uma nova Oportunidade a partir da conversa. O assunto do e-mail será usado como o nome da Oportunidade e a Oportunidade será vinculada ao Contato para o qual a conversa por e-mail se destina. Se o contato ainda não existir, será criado um para ele no processo. Veja como fazer isso:
- Clique em seu nome na barra de menu superior do Capsule > Minhas preferências
- Ir para o Dropbox de mensagens
- Copie o endereço Dropbox, mas substitua a palavra
dropbox@poropportunity@e, em seguida, use-o para BCC ou encaminhe um e-mail.
Há ainda mais opções que você pode usar para automatizar ainda mais o processo de criação de oportunidades com um e-mail. Para obter mais detalhes, consulte nosso artigo dedicado ao Dropbox de mensagens.
Como registrar a atividade em uma oportunidade
Para qualquer comunicação ou detalhe que não esteja em um e-mail, você pode usar a opção Registrar atividade na oportunidade. Ela permite que você anote detalhes de uma reunião ou outras informações que sejam importantes para registrar na Oportunidade. Nos planos Gratuito e Starter, há três tipos de atividades que você pode adicionar:
- Nota
- Reunião
- Chamada
Nos planos Growth, Advanced e Ultimate, é possível setup your own custom activity types para ajudar a categorizar ainda mais suas atividades.
Por sua vez, esses tipos de atividade serão usados no relatório de Tipo de atividade, que ajuda a ver um detalhamento das atividades por usuário e tipo. Para obter mais detalhes sobre isso, confira nosso Business Insights article.
Como vincular uma oportunidade a um projeto
Ganhar uma venda pode ser o início de seu processo. O uso de projetos permite que você gerencie as próximas etapas.
Dependendo do setor e do tamanho da sua empresa, você pode ter diferentes departamentos trabalhando em diferentes etapas de um negócio. Você pode vincular um projeto a uma oportunidade para preencher a lacuna entre as atividades de pré e pós-venda.
Para fazer isso:
- Use a do menu Ações ao lado do nome da oportunidade
- Selecione 'Adicionar um projeto vinculado'.
- Isso o levará a um formulário "Novo projeto", no qual você poderá preencher os detalhes do projeto que deseja criar para ele.
- Depois de salvo, o projeto ficará visível na guia "Projetos" da oportunidade e, no próprio projeto, você o verá visível sob o título "Detalhes da oportunidade vinculada".
Se você quiser vincular um projeto existente a uma oportunidade, temos mais detalhes sobre isso em nosso artigo sobre Gerenciamento de projetos.
Quando você arrasta uma oportunidade para a opção "Ganhou" no funil de vendas visual, também tem a opção de criar um projeto vinculado a ela.
Como usar uma oportunidade com um serviço de terceiros
Depois que uma oportunidade for criada, você poderá usá-la para gerar conteúdo em um serviço de terceiros usando algo que chamamos de Links gerados. Um link gerado é um URL, geralmente para um serviço fora do Capsule, no qual é possível usar informações do registro do Capsule para criar o link.
Por exemplo, se você quiser criar uma cotação no Quotient, poderá adicionar o URL para a nova cotação do Quotient, que usa os detalhes da Oportunidade no Capsule e os preenche nos campos do Quotient. O link teria a seguinte aparência:https://go.quotientapp.com/new-001/quote?title={name}&email={email}
A parte {name} usará o nome da Oportunidade e o preencherá com o título da cotação e a parte {email} pegará o endereço de e-mail do contato principal vinculado à Oportunidade e o preencherá com o endereço de e-mail do destinatário da cotação.
Links como esse dependem do serviço de terceiros (nesse caso, o Quotient) para dar suporte ao preenchimento de detalhes por meio do URL. Nem todos os serviços o fazem, portanto, verifique com seu provedor se essa é uma opção antes de configurar um.
Você pode ler mais sobre Links gerados na seção sobre aprimoramento do Capsule.
Os links gerados só serão exibidos se os campos usados pelo link puderem ser preenchidos.