Si estás en liderazgo de ventas, entiendes que un equipo de ventas fuerte es el pilar de tu organización.
Son quienes navegan hábilmente a los posibles clientes a través del embudo de ventas, cerrando tratos e impulsando los ingresos.
Pero aquí está la trampa: sin un proceso estructurado y repetible, toda la operación de ventas puede volverse caótica e impredecible. Ahí es donde un embudo de ventas bien diseñado, impulsado por software CRM como Capsule, es increíblemente útil.
En esta guía, te guiaremos a través de los pasos para crear un embudo de ventas que no solo ayuda a tu equipo a superar obstáculos comunes, sino que también hace más eficiente el proceso de ventas, facilitando la incorporación de nuevos prospectos y aumentando tus tasas de conversión.
Por qué es importante un embudo de ventas
Todo su equipo de ventas tiene un objetivo en mente y es realizar la venta. Sin embargo, con cada oportunidad surgen desafíos. El embudo de ventas actúa como una guía sobre cómo acercar esa venta al objetivo de la manera más efectiva.
Embudos de ventas:
- Visualiza el proceso de ventas: Desglosa tu proceso de ventas en fases lógicas, facilitando a tus representantes de ventas ver el panorama general.
- Proporcionar orientación: Definir claramente la posición de cada prospecto dentro del embudo de ventas, ofreciendo a tu equipo de ventas una hoja de ruta para sus acciones.
- Descubrir cuellos de botella: Identificar al instante cualquier obstáculo en el proceso, permitiéndote abordarlos rápidamente.
- Equilibra las cargas de trabajo: Asegúrate de que el trabajo esté distribuido equitativamente entre tu equipo con una visión clara de quién tiene asignado qué.
- Predecir la probabilidad de ventas: Permitir un pronóstico preciso de las ventas cerradas, asegurando una fuerte tasa de conversión.
Ahora, identifiquemos los pasos para crear tu primer embudo de ventas utilizando Capsule.
Paso 1: Configura tu CRM
Aunque podrías llevar el seguimiento de tu embudo de ventas en una hoja de cálculo, un CRM como Capsule ofrece automatización y optimización de flujo de trabajo que mejora significativamente la gestión de tus ventas.
Capsule CRM ofrece valiosas funciones de gestión de la tubería de ventas tales como:
- Múltiples tuberías: Segmenta tu audiencia objetivo en grupos lógicos y crea tuberías personalizadas con etapas correspondientes para cada uno.
- Funcionalidad de arrastrar y soltar: Mueva fácilmente prospectos entre las etapas de su canal de ventas con un simple clic.
- Visibilidad en tiempo real: Identifique instantáneamente problemas de productividad o cuotas no alcanzadas dentro de su canal de ventas.
- Gestión de cronogramas: Establezca plazos específicos para cada etapa para asegurar que su equipo trabaje en mantener activas las negociaciones.
- Control de velocidad: Visualiza tu canal de ventas, permitiéndote tomar decisiones informadas sobre la incorporación de nuevas oportunidades de venta.
- Informes ágiles: Acceda a informes detallados y filtrables para mejorar la agilidad de su organización.
Mira nuestro video para ver cómo puedes gestionar tu canal de ventas en Capsule.
Paso 2: Definir etapas clave
La documentación de flujos de trabajo convencionales puede hacer que un proceso de ventas parezca abrumador. Nuestro embudo de ventas simplifica cualquier proceso al desglosarlo en pasos lógicos a los que llamamos Hitos.
Los hitos dentro del Pipeline de Ventas sirven como etapas distintas en tu proceso de ventas, y cada uno está asociado con una 'Probabilidad de Ganar', indicando la posibilidad de cerrar con éxito una Oportunidad. Por defecto, Capsule proporciona hitos iniciales para impulsar tu viaje de ventas, pero tienes la flexibilidad de personalizarlos para alinearlos con el flujo de trabajo de tu empresa.
A medida que las Oportunidades avanzan, puedes actualizar los Hitos para reflejar su estado evolutivo, típicamente avanzando a etapas con mayores probabilidades de éxito hasta que la Oportunidad se gane o se pierda.
Este porcentaje de hito, junto con los valores esperados y las fechas de cierre para las Oportunidades activas, le permite pronosticar sus ventas potenciales a lo largo del tiempo.
Podrías personalizar tus Hitos a algo como:
- Prospección: Primero necesitas identificar a tus posibles clientes. Tu equipo de ventas debe buscar activamente prospectos, ya sea mediante la colaboración con tu equipo de marketing o a través de sus propias iniciativas.
- Calificación: Después de compilar una lista de posibles compradores, su equipo debe priorizar los prospectos basándose en la probabilidad de que se conviertan, la rapidez con la que podrían realizar la venta y el valor del trato. Este paso crucial evita que sus representantes gasten tiempo valioso en prospectos que quizás no estén buscando activamente su solución. Vale la pena mencionar que la etapa de calificación no necesariamente termina después de una sola interacción; puede requerir varias conversaciones para comprender completamente la posición de un prospecto.
- Propuesta: En esta etapa, sus representantes de ventas deben comprender los puntos problemáticos de su comprador, lo que les permitirá alinear eficazmente estos desafíos con su solución y crear una propuesta adecuada.
- Negociación: Después de presentar su propuesta, los representantes de ventas no deberían esperar una venta inmediata. En su lugar, podrían necesitar negociar con múltiples interesados, responder a una serie de preguntas y discutir objeciones.
- Cierre: El prospecto acepta tu propuesta y procede con la incorporación o se deja a un lado para seguimiento futuro.
Paso 3: Determinar la longitud de las etapas
No todas las etapas de tu embudo de ventas tomarán la misma cantidad de tiempo. Establecer una línea de tiempo objetivo para cada etapa ayuda a tus representantes de ventas a saber cuándo interactuar con los prospectos a lo largo del proceso. Para ayudar con esto, al configurar los hitos de tu embudo de ventas, puedes determinar cuántos días hasta que la oportunidad se haya vuelto obsoleta. Esto anima a tu equipo a actuar sobre la oportunidad antes de que eso suceda y resaltará cuando la oportunidad haya superado ese punto.
Paso 4: Identificar las tasas de finalización de etapas
Para asegurar que tu equipo de ventas tenga suficiente trabajo y esté trabajando hacia sus objetivos, deberías identificar los índices promedio de finalización de etapas.
Esto te ayudará a saber cuántos prospectos necesitas en cada etapa para garantizar un número específico de ventas al final de un período.
Por ejemplo:
- Por cada 30 propuestas enviadas, 15 prospectos piden negociar y cinco aprueban inmediatamente.
Puedes utilizar la herramienta de porcentaje de probabilidad de victoria de Capsule para establecer estas tasas, motivando a tus representantes a mantener las oportunidades avanzando a través del embudo de ventas.
Cómo personalizar los hitos de tu pipeline de ventas en Capsule
El proceso de ventas puede variar dependiendo de su organización, pero la clave es simplificar el proceso en etapas manejables.
Cada columna en el Pipeline de Ventas representa un Hito distinto dentro de tu proceso de ventas. Capsule inicialmente llena tu Pipeline de Ventas con Hitos predeterminados, pero puedes adaptar fácilmente estos Hitos para alinearlos con el flujo de trabajo único de tu empresa. (Nota: necesitarás ser un administrador en tu cuenta para editar tu Pipeline de Ventas y los Hitos.)
Para personalizar los Hitos, sigue estos pasos:
- Ve a Configuración de la cuenta > Procesos de venta
- Seleccione el Pipeline donde desea agregar el Hito
- Haz clic en el botón para Añadir Nuevo Hito
- Ingrese un nombre para el Hito y el porcentaje para la Probabilidad de ganar. Adicionalmente, puede ingresar un valor para ‘Días hasta que se vuelva obsoleto’
- Haz clic en Guardar
Paso 5: Agregar tareas relevantes y automatización
Uno de los elementos clave que puede mejorar significativamente tu proceso de ventas es la adición de tareas relevantes y automatización. Con Capsule, tienes a tu disposición una herramienta poderosa llamada "Tracks", la cual puede ser añadida a los Hitos en tu pipeline de ventas.
Las pistas son esencialmente un conjunto de tareas que necesitan completarse en una etapa particular antes de que una oportunidad de venta pueda progresar más. Estas tareas generalmente consisten en pasos repetibles que ocurren una y otra vez durante el ciclo de ventas.
La belleza de incorporar Rutas y automatización en tu canal de ventas radica en su capacidad para agilizar tu flujo de trabajo y reducir la intervención manual.
Así es como pueden trabajar juntos:
- Progresión automatizada: Puede configurar reglas que muevan automáticamente una oportunidad de venta a lo largo del embudo de ventas una vez que se haya completado la Pista asociada. Esto garantiza que sus representantes de ventas no necesiten avanzar manualmente cada oportunidad, reduciendo el riesgo de errores humanos y ahorrando tiempo valioso.
- Autoasignación: La automatización también puede utilizarse para asignar una oportunidad de venta al miembro del equipo adecuado cuando alcanza una etapa particular en el embudo de ventas. Esto no solo optimiza la asignación de recursos, sino que también garantiza que la oportunidad esté en manos de la persona más calificada para llevarla adelante.
La combinación de Tracks y Automatización de Flujo de Trabajo en Capsule potencia a tu equipo para trabajar de manera más eficiente, asegurando que las tareas críticas sean atendidas de manera consistente y que las oportunidades de venta avancen por el embudo de manera estructurada y predecible. Esto no solo aumenta la productividad sino que también mejora la experiencia general del cliente, ya que los prospectos reciben interacciones más oportunas y dirigidas de parte de tu equipo.
Al implementar este paso, no solo estás simplificando el proceso de ventas sino también aumentando la probabilidad de convertir con éxito a los prospectos en clientes satisfechos. La automatización, cuando se utiliza correctamente, puede ser un cambio radical para tu canal de ventas, liberando tiempo de tu equipo para concentrarse en lo que hacen mejor: construir relaciones y cerrar tratos.
Paso 6: Establecer una rutina para la gestión y el reporte del pipeline
Ahora que tienes tu embudo de ventas estructurado y funcionando sin problemas, es esencial establecer una rutina para la gestión del embudo.
Una rutina bien organizada asegura que tu equipo de ventas pueda navegar eficazmente por el embudo de ventas, y tú, como líder de ventas, puedas tomar decisiones informadas. Capsule ofrece una serie de características y reportes perspicaces para ayudarte a lograr esto:
- Informes de actividad: Estos informes muestran el rendimiento de su equipo, incluyendo el número de llamadas realizadas y comparaciones de los tipos y volúmenes de actividad de ventas lado a lado.
- Pronóstico del embudo de ventas: Con Capsule, puedes evaluar rápidamente la salud de tu embudo de ventas utilizando varios informes del embudo, tales como Pronóstico del Embudo, Embudo por Propietario, Embudo por Equipo y Crecimiento del Embudo. Estos informes ofrecen una visión general de tus oportunidades de venta, ayudándote a anticipar tendencias futuras y tomar decisiones estratégicas.
- Rendimiento de ventas: La herramienta de análisis de ventas de Capsule te ayuda a rastrear en qué se está invirtiendo el tiempo y compararlo con el número de ventas generadas. Incluso puedes identificar las actividades de ventas que tienen un rendimiento excepcionalmente bueno, proporcionando información sobre el rendimiento individual y datos valiosos acerca de qué estrategias son las más efectivas.
También deberías animar a tu equipo a revisar la tubería diariamente, asegurándose de que las etapas estén completas y las oportunidades en el camino correcto. Una tubería bien mantenida beneficia tanto a tu equipo como a tu organización.
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