Funções de utilizador
As Funções de Utilizador permitem determinar quais os Utilizadores que podem efetuar alterações ao nível da conta, como adicionar novos Utilizadores e criar Campos Personalizados. Nos planos Growth, Advanced e Ultimate, as Funções de Utilizador também podem ser utilizadas para restringir o acesso aos registos da conta. Saiba mais abaixo sobre as diferentes Funções de Utilizador.
Utilizador restrito
Os utilizadores restritos só têm acesso aos registos que lhes foram atribuídos. Podem visualizar, editar e eliminar qualquer registo que lhes tenha sido atribuído. Os utilizadores restritos só verão tarefas que lhes estejam atribuídas. Não têm acesso a registos não atribuídos. Também podem criar e gerir os seus próprios Objetivos.
Utilizador padrão
Os utilizadores padrão têm acesso a todos os registos não atribuídos, bem como a quaisquer registos atribuídos à(s) equipa(s) a que pertencem.
Se os registos não estiverem atribuídos no Capsule ou estiverem atribuídos apenas a um Proprietário, e não a uma Equipa, ficarão visíveis para todos os Utilizadores Padrão. Terá de atribuir os registos a uma Equipa para restringir a visibilidade destes registos.
Os utilizadores padrão e os administradores verão todas as tarefas no Capsule. Se um utilizador não tiver acesso ao registo ao qual uma tarefa está associada, verá apenas a descrição da tarefa.
Também podem criar e gerir os seus próprios Objetivos.
Todas as permissões relacionadas com a atribuição de utilizadores e equipas estão limitadas aos planos Growth, Advanced e Ultimate.
Administrador
Os administradores têm acesso a todos os registos de uma conta. Também podem:
- Configure as definições da conta, incluindo a edição de Etiquetas e a adição de Campos Personalizados, Marcos de Oportunidades e modelos de Percursos.
- Adicione, edite e remova outros utilizadores.
- Eliminar contactos em massa.
- Gerenciar automações de fluxo de trabalho.
- Crie e gerencie todas as metas.
Superadministrador
O Superadministrador tem o mesmo nível de acesso que um Administrador. Além disso, o Superadministrador é responsável por:
- Garantir que os utilizadores cumprem os Termos do Cliente.
- Pagar a assinatura mensal se estiver num plano pago.
- Restaurar registos que foram eliminados acidentalmente.
- O Capsule atribui automaticamente a função de Superadministrador à pessoa que abre a sua conta.
Saiba mais sobre as responsabilidades do Superadministrador.
Além dos níveis de permissão, o direito de exportar dados pode ser concedido ou negado a utilizadores individuais.
Como controlar o acesso dos utilizadores
As diferentes Funções de utilizador disponíveis nos planos Growth, Advanced e Ultimate permitem-lhe controlar facilmente o acesso dos utilizadores aos registos da sua conta.
Por exemplo, pode querer que um utilizador tenha acesso total a todas as áreas do Capsule e que outro utilizador tenha acesso apenas aos registos que lhe foram atribuídos diretamente. Pode fazê-lo através de uma combinação de Funções de Utilizador e Equipas.
Como os controles de acesso podem ajudar você
Aqui estão algumas ideias de como pode utilizar os controlos de acesso na sua empresa.
Terceirização — As empresas frequentemente terceirizam trabalhos para prestadores de serviços que precisam acessar algumas áreas de uma conta, mas não todas. Ao configurar os prestadores como Usuários Restritos, eles terão acesso apenas aos registros atribuídos diretamente a eles.
Departamentos — Empresas com vários departamentos muitas vezes constatam que os contatos e leads são importantes para um departamento, mas não são relevantes para outro. Use as Equipes para agrupar seus Usuários e atribuir registros diretamente ao departamento deles. Usuários padrão terão acesso aos registros atribuídos a uma Equipe da qual fazem parte, bem como a quaisquer registros não atribuídos na conta.
Vendas - Muitas vezes, os vendedores só querem e precisam de acesso aos seus próprios registos. Ao optar pela função de Utilizador restrito, só poderão ver os registos que lhes pertencem.
Gestão - A gestão pode ter contactos confidenciais que pretenda manter fora do alcance dos outros utilizadores do Capsule. Atribua estes registos confidenciais a uma equipa de gestão específica. Definir os membros da equipa de gestão como Administradores também lhes dará acesso total a todas as áreas da conta, incluindo as Definições da conta.
Como adicionar um novo usuário
Se quiser convidar um novo utilizador para aderir à sua conta, pode fazê-lo acedendo a:
- Definições da conta > Utilizadores e equipas
- Adicionar novo utilizador
Ao adicionar um novo utilizador, irá:
- Introduza os dados do utilizador, incluindo o endereço de e-mail e o nome de utilizador.
- Especifique a função do utilizador e as permissões de exportação.
- Se estiver num plano com funcionalidades de controlo de acesso, pode adicionar o utilizador diretamente a uma equipa nesta fase.
- Conclua clicando no botão para Convidar usuário.
O novo utilizador receberá então, por e-mail, um convite para aderir ao Capsule. Nesse e-mail, ser-lhe-á fornecido o nome de utilizador e ser-lhe-á pedido que crie a sua própria palavra-passe. Receberá também uma ligação para aceder à conta.
Assim que o novo utilizador for adicionado, o Capsule enviará um e-mail automático a informar o Superadministrador de que o valor da subscrição mensal será aumentado.
Os utilizadores pendentes estão incluídos no custo da subscrição mensal. Pode ver quais utilizadores ainda não acederam à conta em Definições da conta > Utilizadores e equipas.
Direitos de exportação do utilizador
Os utilizadores padrão com permissões de exportação podem exportar listas de Contactos, Projetos e Oportunidades. Os administradores com permissões de exportação também podem exportar uma conta para fins de cópia de segurança.
As permissões de exportação podem ser definidas ao adicionar ou editar um utilizador. Para isso:
- Aceda a Definições da conta > Utilizadores e equipas
- Clique no nome do utilizador que pretende editar
- Marque ou desmarque a caixa Permissão para exportar registos para CSV, Excel ou vCard.
Se o direito de exportação for removido de um Administrador, esse Administrador não poderá atribuir esse direito a outros utilizadores.
Como alterar um usuário
Se uma pessoa sair da empresa e outra começar a trabalhar nela, poderá querer alterar o utilizador configurado no Capsule. Em vez de alterar o nome de utilizador e o endereço de e-mail do utilizador existente, é preferível adicionar primeiro o novo utilizador à conta e, em seguida, remover o utilizador que saiu. Desta forma, o histórico no Capsule mantém-se correto e atribuído ao utilizador certo.
Ao remover o utilizador que está a sair, ser-lhe-á pedido que reatribua as respetivas Tarefas, Contactos, Projetos e Oportunidades em aberto a outra pessoa. Adicionar primeiro o novo utilizador permite-lhe reatribuir-lhe facilmente qualquer trabalho em curso.
As notas e o histórico de e-mails da pessoa que está saindo serão mantidos na conta, portanto não é preciso se preocupar com a perda de dados.
Desde que o utilizador que está de saída seja removido da conta antes da próxima data de faturação, não haverá quaisquer custos adicionais por ter um utilizador extra na conta.
Como excluir um usuário
Você pode remover um usuário da conta da seguinte forma:
- Aceda a Definições da conta > Utilizadores e equipas
- Clique no menu de seta ao lado do menu "Editar dados de contacto" e, em seguida, selecione a opção Eliminar
Não é possível eliminar o Superadministrador. A função tem de ser reatribuída a outra pessoa antes de este utilizador poder ser removido da conta.
A exclusão de um utilizador reduz o custo da subscrição. Quando um utilizador é eliminado, todo o histórico que tenha introduzido, como e-mails e notas, será mantido. Todas as Tarefas, Projetos, Oportunidades e Contactos em aberto atualmente atribuídos ao utilizador serão reatribuídos a um utilizador à sua escolha.
Como suspender um usuário
Quando suspende um Utilizador, o Utilizador e as respetivas Tarefas permanecem no Capsule, mas o Utilizador não poderá iniciar sessão.
Você pode suspender um usuário das seguintes formas:
- Aceda a Definições da conta > Utilizadores e equipas
- Clique no menu de seta ao lado do menu "Editar dados de contacto" e, em seguida, selecione a opção Suspender
Para reverter a suspensão, siga o mesmo processo, mas desta vez selecione Restaurar usuário.
A suspensão de um utilizador é uma medida temporária e não altera o custo da subscrição. Os utilizadores suspensos continuarão a ser incluídos na faturação mensal.
Como alterar a função de um usuário
Com o tempo, poderá ser necessário alterar a função de um utilizador na conta do Capsule. Para alterar a função de um utilizador:
- Aceda a Definições da conta > Utilizadores e equipas
- Clique no nome do utilizador cuja função pretende alterar.
- Em Função, selecione a função apropriada > Guardar.
Como alterar um nome de utilizador
Um administrador pode alterar um nome de utilizador em nome de um utilizador seguindo alguns passos simples:
- Aceda a Definições da conta > Utilizadores e equipas
- Clique no nome do utilizador cujo nome de utilizador pretende alterar.
- Em Nome de utilizador, pode alterar para o nome de utilizador adequado > Guardar.
Se quiser alterar o seu nome de utilizador, siga estes passos:
- Aceda a As minhas preferências > Preferências
- Em Nome de utilizador, pode alterar para o nome de utilizador adequado > Guardar.
Se iniciar sessão no Capsule através de um serviço de início de sessão único (como Microsoft, Google ou Intuit), não poderá alterar o seu nome de utilizador.