Enviar correos electrónicos y plantillas de correo electrónico

Además de almacenar tus correos electrónicos en Capsule, también puedes vincular tu propia cuenta de correo y empezar a enviar emails a tus contactos directamente desde Capsule, evitando que tengas que cambiar a tu cliente de correo y haciendo tu flujo de trabajo aún más fluido. Actualmente, Capsule permite enviar correos desde cuentas de Google Workspace, Gmail, Microsoft 365 y Outlook.

Conectar tu buzón de correo personal

Cada usuario de la cuenta debe conectar su propia cuenta de correo electrónico a Capsule. Para hacerlo, debes seguir los pasos que se indican a continuación según dónde esté alojado tu buzón. Puede ser una cuenta de Google o de Microsoft o, si está alojado en otro lugar, a través de SMTP. Hemos cubierto ambos métodos a continuación.

Configurar un buzón alojado por Microsoft o Google

1. Ir a My PreferencesMy Mailbox Connections
2. Selecciona si deseas conectar una cuenta de Google o de Microsoft
3. Sigue los pasos para seleccionar la cuenta de correo electrónico que quieres conectar y concede los permisos necesarios para permitir el envío de correos electrónicos a través de Capsule
4. Es posible que algunas cuentas de Google muestren una casilla de verificación para permitir que Capsule "envíe correos electrónicos en tu nombre". Si se muestra, debes marcar esta casilla antes de hacer clic en Continuar para poder enviar correos electrónicos a través de Capsule.

Configurar un buzón de correo usando SMTP

Función disponible en todos los planes de pago

Si tu buzón de correo está no alojado por Microsoft ni por Google, aún puedes configurarlo para enviar correos electrónicos a través de Capsule. Esto se hace mediante una conexión SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).

1. Ve a My PreferencesMy Mailbox Connections

2. Selecciona la opción para Enviar correos electrónicos con otro proveedor de correo usando SMTP

3. Introduce la información del buzón que quieres conectar

• Correo electrónico:La dirección de correo electrónico desde la que quieres enviar mensajes
• Contraseña: La contraseña para iniciar sesión en la dirección de correo electrónico
• Nombre de usuario: Este es el nombre de usuario de tu buzón y depende de tu proveedor o configuración de correo electrónico. normalmente es la propia dirección de correo electrónico, así que si ese es el caso puedes dejar este campo en blanco.
• Host y puerto: Estos datos suelen encontrarse en la configuración de tu buzón de correo. La ubicación exacta varía según tu proveedor de correo electrónico, por lo que te recomendamos consultar primero su documentación de ayuda.
  
  En su documentación, es posible que tus datos aparezcan como el servidor de salida.
  
  A veces, el número de puerto aparece combinado con el dominio del host. Por ejemplo, en smtp.example.com:556 - el host es smtp.example.com y el número de puerto es 556. No necesitas incluir los dos puntos.
  
  Si sigues teniendo dificultades para encontrar esta información, también puedes escribirnos a support@capsulecrm.com.

4. Una vez que hayas añadido todos los detalles del buzón, haz clic en Guardar para completar la conexión.

Enviar un correo electrónico

Una vez que tu cuenta de correo esté conectada, podrás enviar correos electrónicos directamente desde un registro de Contacto. Para hacerlo, abre el registro de Contacto al que se refiere tu correo y haz clic en el botón Enviar correo electrónico en la parte superior de la sección de actividad. Esto abrirá una nueva ventana de redacción.

La dirección De: se establecerá automáticamente como la cuenta de correo electrónico que has conectado. La dirección Para: se completará automáticamente con la primera dirección de correo electrónico del registro del contacto. Si el contacto tiene más de una dirección de correo electrónico en su registro, puedes hacer clic en el menú desplegable de direcciones de correo en el campo Para: y seleccionar una dirección diferente.

Si quieres añadir más destinatarios a tu correo electrónico, haz clic en el enlace Cc Cco que se encuentra a la derecha del campo Para para activar los campos Cc y Cco. Haz clic en cualquiera de estos campos y busca los contactos que quieras añadir; luego haz clic en el contacto en los resultados de búsqueda para añadirlo como destinatario. Cuando empieces a redactar tu correo, los campos Cc y Cco volverán a estar ocultos, pero puedes mostrarlos de nuevo usando la misma opción anterior o haciendo clic en la pastilla que aparece en el campo Para. Si quieres eliminar un contacto, simplemente haz clic en la x junto a su dirección de correo electrónico.

Añade tu Asunto y tu Mensaje y utiliza los botones de formato en la parte inferior del editor para dar formato a tu mensaje.

Tus correos enviados se guardarán normalmente en su respectiva carpeta de enviados en Gmail u Outlook, por lo que siempre podrás revisar lo que se ha enviado consultando directamente tus elementos enviados.

El número máximo de correos electrónicos que puedes enviar por día se basa en los límites establecidos por Google y Microsoft. Puedes leer más sobre los límites de envío de Google Workspace aquí y sobre los límites de envío de Microsoft 365 aquí.

Enviar correos electrónicos desde Oportunidades y Proyectos

Además de poder enviar correos electrónicos desde los registros de Contactos, también puedes enviar correos directamente desde los registros de Oportunidades y Proyectos de la misma manera. Si envías un correo desde una Oportunidad o un Proyecto, la dirección de correo predeterminada para el campo Para: será la primera dirección de correo disponible para el contacto principal de ese registro. Puedes cambiarla por cualquiera de las otras direcciones de correo del contacto principal haciendo clic en la dirección del campo Para: y seleccionando otra dirección.

Insertar campos

Puedes insertar campos en tus correos electrónicos que extraerán datos del registro en el que te encuentras y rellenarán tu correo con esos campos. Puedes añadir campos en el campo Asunto y en el campo Mensaje. Para hacer esto, simplemente coloca el cursor donde quieras que se añada el campo y luego haz clic en el Insertar campos en la parte inferior de la página y selecciona el campo que te gustaría añadir. Verás una vista previa del texto que se añadirá desde el perfil. Esto es útil para hacer que los correos electrónicos sean más personalizados añadiendo detalles como el nombre de la organización.

Además de poder añadir campos asociados al contacto, también puedes añadir campos del remitente que extraen información de tu propio perfil de Capsule. Esto puede resultar especialmente útil para los administradores cuando crean plantillas de correo electrónico, ya que la plantilla añadirá entonces la información relevante de cada remitente. Esto podría utilizarse, por ejemplo, como parte de la firma de correo electrónico de cada usuario, añadiendo dinámicamente el nombre y el cargo del remitente.

Se pueden añadir campos a los correos electrónicos enviados desde los registros de Contactos, Oportunidades y Proyectos. Los campos disponibles son los siguientes:

Campos de contacto

• Nombre
• Apellido
• Nombre (nombre completo)
• Título del puesto
• Nombre de la organización

Campos del remitente

• Nombre del remitente
• Apellido del remitente
• Cargo del remitente
• Número de teléfono del remitente

Campos de oportunidad

• Nombre de la oportunidad
• Fecha de cierre prevista
• Fecha de cierre

Campos del proyecto

• Nombre del proyecto
• Fecha de cierre

Una vez que tu correo electrónico esté listo para enviarse, puedes hacer clic en la opción Vista previa en la parte inferior derecha del editor para ver cómo se verá tu correo con los datos de todos los campos añadidos.

Cuando estés listo para enviarlo, haz clic en Enviar y el correo se enviará.

Cómo usar el Asistente de Correo con IA

Al enviar correos electrónicos, puedes usar la función Asistente de correo con IA para ayudarte a redactar mensajes relevantes en segundos, con solo pulsar un botón. Dile a nuestro asistente sobre qué quieres escribir y él hará el resto por ti. Generará contenido que tus clientes querrán abrir.

Para usar la Asistencia de Correo con IA:

1. Haz clic para enviar un correo electrónico para un contacto, proyecto u oportunidad.
2. En la ventana de redacción, usa el Escribir con IA icono en la esquina inferior derecha para iniciar la Asistencia de correo con IA.
3. En este punto, la ventana de redacción mostrará una barra de indicaciones dedicada en la parte superior del área de texto. Usa este espacio para escribir una indicación sobre lo que quieres que diga el correo.
   
   Incluso puedes especificar detalles como el tono y la longitud. Algunos ejemplos de indicaciones incluyen:
   - Envía un breve correo de seguimiento con un tono informal
   - Envía un correo de presentación con un tono formal
   - Envía un breve correo amistoso que resuma las siguientes notas del correo: [copia/pega las notas]
   
4. Haz clic en el botón para Generar y nuestro Asistente de Contenido con IA generará un correo electrónico basado en tu indicación. Ajusta el contenido generado o la indicación según sea necesario dentro de la ventana de redacción.

¿Cuáles son las cuotas del Asistente de Correo con IA?

Hay un límite en la cantidad de veces que puedes generar contenido usando la Asistencia de Contenido con IA, según tu plan de Capsule:

Cómo desactivar la Asistencia de IA para correos electrónicos

La función de Asistencia de Correo con IA está habilitada de forma predeterminada, pero los administradores pueden optar por desactivarla si es necesario. Para hacerlo:

1. En Capsule, ve a Configuración de la cuenta
2. Haz clic en Capsule AI
3. En la sección Asistente de correo electrónico con IA, desmarca la casilla Habilitar Asistente de correo electrónico con IA
4. Guarda tus cambios

Agregar firmas

Puedes crear una firma para cada cuenta de correo electrónico que conectes a Capsule para evitar añadirla manualmente cada vez. Para hacerlo, ve a Mis preferencias > Mis conexiones de buzón y haz clic en Añadir firma en el buzón que tengas conectado. En la ventana de redacción, crea tu firma de correo electrónico. Puedes pegar imágenes directamente en el editor y añadir formato usando las opciones de la parte inferior de la pantalla. Cuando estés satisfecho con tu firma, haz clic en Guardar.

Es posible que ya tengas una firma de correo electrónico configurada en tu propio cliente o servicio de correo; en ese caso, puedes copiar y pegar la firma completa en Capsule en lugar de volver a crearla manualmente. Aquí tienes un ejemplo de cómo se ve en Gmail

Una vez que hayas creado una firma, se añadirá automáticamente a cada correo electrónico que envíes desde esa cuenta de correo a través de Capsule. No verás la firma mientras redactas tu correo, pero puedes hacer clic en vista previa en el editor para ver cómo se verá tu correo con la firma incluida.

Eliminación de firmas

Si quieres eliminar tu firma, puedes hacerlo yendo a Mis preferencias > Mis conexiones de buzón y haciendo clic en Editar firma en tu buzón conectado y borrando la firma del editor y haciendo clic en Guardar.

Agregar firmas a los buzones compartidos

Los administradores de la cuenta también pueden configurar firmas para los buzones compartidos. Esto se hace yendo a Configuración de la cuenta > Conexiones de buzón y haciendo clic en Agregar firma en el buzón correspondiente. De nuevo, esto abre una ventana de redacción donde puedes crear tu firma. Las imágenes se pueden pegar directamente en el editor y puedes añadir formato usando las opciones en la parte inferior de la pantalla. Cuando estés satisfecho con la firma, haz clic en Guardar y la firma estará lista para usarse.

Cuando un usuario cambia de su propia cuenta de correo electrónico a un buzón compartido, la firma se actualizará automáticamente según la cuenta de correo desde la que esté enviando.

Plantillas de correo electrónico

Las plantillas de correo electrónico solo están disponibles para cuentas de pago.

Si envías correos electrónicos similares a diferentes contactos con frecuencia, tienes la opción de crear Plantillas para agilizar tu proceso. Estas te permiten seleccionar rápidamente una plantilla de correo electrónico al ver el registro de un contacto y extraer todos los campos relevantes de ese registro, haciendo que tu comunicación sea rápida y personalizada.

Cada plan tiene su propio límite de cuántas plantillas de correo electrónico puedes configurar:

Creación de plantillas de correo electrónico

Las plantillas solo pueden ser configuradas por los administradores. Para crear una plantilla de correo electrónico, ve a Configuración de la cuenta > Plantillas de correo electrónico y haz clic en el botón Agregar plantilla.

Asigna un nombre a la plantilla para ayudarte a identificar tus plantillas cuando las selecciones desde el editor de correos. Elige un nombre que tenga sentido para todos los usuarios de la cuenta. Luego, igual que al redactar un correo individual, añade tu línea de asunto y el mensaje, y aplica cualquier formato usando las opciones de formato de la parte inferior. Usa el botón Insertar campos para añadir campos a la plantilla.

Outlook y algunos otros clientes de correo electrónico utilizan la línea de asunto de un correo para identificar a qué hilo pertenece. Esto puede hacer que los correos con el mismo asunto se agrupen, lo que a su vez puede provocar que se guarden en el contacto equivocado en Capsule. Si te encuentras con este problema, puedes resolverlo haciendo que tus asuntos sean únicos, por ejemplo añadiendo también el nombre del contacto como parte del asunto. Puedes hacerlo añadiendo un campo directamente a la línea de asunto de tu plantilla de correo electrónico, de modo que cada correo que envíes tenga un asunto único.

Uso de plantillas de correo electrónico

Cuando abras la ventana de redacción de correo electrónico en el registro de un contacto, notarás un botón de Plantillas en la parte inferior derecha de la ventana modal. Al hacer clic en este botón, se mostrará una lista de las plantillas disponibles. Selecciona una plantilla para añadirla al editor. Cualquier campo que hayas añadido a la plantilla se rellenará con los datos del registro del contacto, lo que te permitirá enviar el mismo correo electrónico a distintos contactos, pero personalizado cada vez.

Agregar conexiones de buzones compartidos

Las conexiones de buzón compartido solo están disponibles para cuentas de pago.

Si tu equipo envía correos electrónicos desde una dirección compartida como support@ o sales@, puedes añadir esta cuenta de correo para permitir que todos los usuarios de Capsule envíen desde esa dirección. Como esto afecta a todos los usuarios, solo los administradores de la cuenta pueden configurarlo.

Si eres administrador, puedes agregar un buzón compartido yendo a Account SettingsMailbox ConnectionsShared Mailbox Connections

A continuación tendrás que configurar la conexión según el tipo de buzón que tengas. El proceso para conceder permisos será el mismo que cuando configuras un buzón alojado en Microsoft o Google o configuras un buzón usando SMTP.

Una vez hecho esto, los usuarios de la cuenta podrán seleccionar esta dirección de correo electrónico en el campo De: en cualquier correo que envíen. Si no tienen un buzón conectado, los correos se enviarán desde el buzón compartido de forma predeterminada.

Cada plan tiene su propio límite de cuántos buzones compartidos puedes configurar: