Todos sabemos que las tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo pueden devorar valiosas horas de trabajo. Pero, ¿y si pudieras liberar ese tiempo para actividades más estratégicas? Ahí es donde entra en juego la automatización de flujos de trabajo.
Por qué la automatización de flujos de trabajo es importante
La automatización de flujos de trabajo no es solo una palabra de moda; es una estrategia poderosa que puede transformar la forma en que trabajas. Con las herramientas y procesos de automatización adecuados, puedes:
- Ahorra tiempo: La automatización elimina las tareas manuales y repetitivas, ahorrándote horas cada semana. Multiplica eso por el tamaño de tu equipo y el potencial de ahorro de tiempo es enorme.
- Reducir errores: El error humano ocurre, pero con la automatización, puedes minimizar los errores y crear consistencia en tus procesos.
- Mejorar la colaboración: La automatización agiliza la comunicación y coordinación, asegurando que todos estén alineados.
- Satisfacción laboral: Realizar tareas manualmente puede verse como una distracción del trabajo real.
- Flujos de trabajo claros: Los flujos de trabajo claros y automatizados son como entregarle a tu equipo un plano para el éxito.
- Responsabilidad: La automatización puede distribuir el trabajo por ti, así que no hay riesgo de descuidar las tareas y todos saben quién está haciendo qué.
Automatización de flujo de trabajo con Capsule
La automatización de flujos de trabajo utiliza la tecnología para agilizar y automatizar los procesos empresariales. Te permite crear una secuencia de tareas que se activan cuando se cumplen condiciones específicas. Esto puede variar desde simples notificaciones por correo electrónico hasta procesos complejos de múltiples pasos.
La automatización se puede aplicar a diversas áreas de su negocio, desde las ventas y la gestión de relaciones con clientes hasta la gestión de proyectos y más allá.
Lo que puedes hacer con la automatización de flujos de trabajo
La automatización de flujo de trabajo de Capsule te ayuda a:
- Automatizar procesos: Puede configurar una automatización para que se active cuando un Hito de Oportunidad o una Etapa de Proyecto o estado cambie (es decir, el estado cambia a ganado o perdido).
- Asignar trabajo automáticamente a las personas adecuadas: Asignar Oportunidades o Proyectos a Propietarios o Equipos específicos automáticamente, asegurando que las personas relevantes sean responsables en cada etapa.
- Añadir Pistas y Proyectos: Añadir Pistas o Proyectos vinculados a Oportunidades. Por ejemplo, crear una serie de tareas para guiar a tu equipo, paso a paso, a través de un proceso de ventas estructurado.
- Cambiar Estado y Hitos: Actualice automáticamente el estado de Oportunidades y Proyectos cuando se haya completado una Secuencia. No se necesitan más ajustes manuales.
- Enviar correos electrónicos: Se pueden enviar correos electrónicos personalizados automáticamente, asegurando una comunicación oportuna y consistente con clientes y prospectos.
Ideas sobre cómo utilizar las Automatizaciones de Capsule
Hemos compilado una lista de ejemplos reales que podrían ayudarte a pensar cómo la Automatización de Flujos de Trabajo puede ayudar a tu negocio:
- Equipos de ventas: Asignar automáticamente Oportunidades al vendedor adecuado basándose en el Hito. Notificar a tu equipo cuando se gane una venta y configurar una serie de tareas de seguimiento para asegurar un proceso de incorporación fluido para los nuevos clientes.
workflow automation
- Fabricación: Optimizar el envío de muestras a clientes potenciales. Cuando una propuesta de diseño alcanza una etapa específica, una automatización puede generar un proyecto vinculado para que lo maneje el equipo de muestras.
- Contabilidad: Asegurar que los proyectos se muevan sin problemas entre los Contables y los Gerentes de Cuentas. Automatizar la asignación de tareas y los cambios de estado para mantener la consistencia en la entrega de proyectos.
- Ferias comerciales: Puedes recoger detalles de contacto y tarjetas de presentación el primer día de un evento. Cuando la información se ingresa en Capsule como una Oportunidad y se añade al Pipeline de Ventas, puedes configurar un disparador en el primer hito para enviar un correo electrónico diciendo lo mucho que disfrutaste conocerlos y agradeciéndoles por visitar tu stand. O podrías asignar las nuevas oportunidades a otro miembro del equipo para dar seguimiento.
- Producción de Contenido/Diseño: Varios miembros del equipo suelen trabajar en la producción de contenido y hay procesos y directrices estándar que deben seguirse. La Automatización del Flujo de Trabajo puede asegurar que haya consistencia y no cuellos de botella. Por ejemplo, cuando se añade un nuevo contenido como un Proyecto al Tablero de Proyectos, se puede añadir automáticamente una Pista y un escritor. Luego, el escritor debe seguir esta Pista (que será una serie de tareas o directrices). Una vez que el escritor ha completado la Pista, el proyecto puede avanzar a la siguiente etapa en el Tablero de Proyectos, puede asignarse a otra persona para la edición y se puede crear una nueva Pista. Lo mismo puede aplicarse aquí, una vez que la Pista del editor esté completada, puede moverse de nuevo al escritor para implementar las correcciones del editor o, si el editor lo hace por sí mismo, el proyecto puede avanzar directamente al diseñador y luego del diseñador a quienquiera que dé la aprobación final del contenido.
Comenzando con la Automatización de Flujos de Trabajo
Para comenzar a utilizar la Automatización de Flujo de Trabajo, reserve un tiempo con su equipo para definir sus procesos, establecer disparadores y diseñar la secuencia de acciones que deben ocurrir. Aunque cualquiera puede usar la Automatización de Flujo de Trabajo, un administrador de la cuenta debe configurarla.
Así es como se usan las Automatizaciones de Flujo de Trabajo:
- Haz clic en el icono de Automatizaciones de Flujo de Trabajo en la barra de menú
- Haz clic en Agregar Automatización
- Elige si quieres automatizar Oportunidades o Proyectos y selecciona a qué Pipeline o Tablero debe aplicarse. Haz clic en Agregar Automatización.
- Dale a la Automatización un nombre reconocible.
- Añade los desencadenantes uno por uno o haz clic en + Añadir todos los desencadenantes y edita cada hito y los estados de ganado y perdido individualmente.
- Haz clic en +Agregar acción y decide qué quieres que suceda cuando la Oportunidad alcance ese Hito o Estado. Puedes añadir múltiples acciones a un disparador y acciones subsiguientes después de que se haya completado una Secuencia.
- Si quieres asegurarte de que la automatización está funcionando correctamente, haz clic en Probar esta automatización donde puedes crear una Oportunidad simulada para probar la automatización.
- Una vez que estés satisfecho con la automatización, puedes usar el botón para activar o desactivar la automatización.
Si deseas obtener más ayuda para crear tus propios flujos de trabajo automatizados, asegúrate de agregar a favoritos nuestra Guía de inicio rápido para la Automatización de Flujos de Trabajo para un recorrido detallado del proceso de configuración.
Embarcándote en tu viaje de automatización
La automatización de flujos de trabajo es un cambio radical. Te permite recuperar tiempo valioso, reducir errores, mejorar la colaboración y tomar decisiones informadas. Ya sea que estés en ventas, manufactura o cualquier otra industria, la automatización puede simplificar y optimizar tus procesos, lo que lleva a una mejora en la productividad y el éxito.
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