Bienvenido a tu cuenta de Capsule CRM; gestionar tus relaciones con clientes, oportunidades de venta, proyectos y tareas está a punto de ser mucho más fácil.
Comenzar con cualquier plataforma puede ser desalentador, pero queremos ayudarte a aprovechar al máximo tu prueba.
Esta guía de referencia rápida te ayudará a empezar con éxito y a aprovechar al máximo tu prueba gratuita.
Nuestra guía está dividida en dos semanas de tareas, pero también puedes completar la guía entera en solo una semana si avanzas rápidamente.
Semana uno: comenzando con Capsule
1) Configuración de cuenta e importación de datos
Ahora que te has registrado, deberías ver la página de inicio de Capsule. Vamos a empezar.
Invita a tu equipo
¿Tienen miembros en el equipo como representantes de ventas o gerentes de éxito del cliente que también se beneficiarían del CRM? Invítalos a unirse.
Agrega tu información de contacto
Ya sea que estés agregando todos tus contactos o solo un grupo para probar, es fácil importar los detalles de tus contactos. En la barra de herramientas en la parte superior de la página, haz clic en Agregar + y selecciona Importar. De esta manera, puedes añadir múltiples contactos y organizaciones a la vez. También puedes importar oportunidades de venta.
- Si has estado utilizando otro CRM, recomendamos seguir la ruta para importar 'de otro CRM': es un método seguro que facilita la transferencia de datos desde docenas de plataformas populares. Descubre más sobre la migración de datos aquí.
- Si vas a dar el paso y alejarte de las hojas de cálculo, necesitarás importar tus datos 'desde un archivo'. Antes de subir tu documento, asegúrate de que tus datos sean precisos y estén bien estructurados. ¿Buscas un ejemplo? Haz clic aquí para descargar nuestro archivo de muestra.
- Finalmente, también puedes comenzar importando los datos de tus clientes desde aplicaciones de contabilidad como Xero. Aprende más sobre cómo importar desde Xero aquí.
Con datos limpios y precisos desde el principio, puedes asegurar que tu alcance de ventas sea eficiente y tu CRM esté libre de errores. Aprende sobre la importancia de la higiene de datos aquí.
Una vez que todo esté cargado, puedes encontrarlo en la vista de lista en la pestaña de Personas y Organizaciones.
2) Organiza tus contactos con identificadores personalizados
Ya sea que estés comenzando con una pequeña lista de clientes potenciales o acabes de importar un gran número de clientes, comienza con buen pie en Capsule con datos organizados.
Capsule tiene todos los campos de datos estándar para almacenar información de contacto e información personal. Pero también puedes crear Campos Personalizados para registrar información relevante para tus procesos.
Por ejemplo, crear un Campo Personalizado llamado ‘Fecha de renovación’ facilita su almacenamiento y posterior localización. En el futuro, podrás filtrar tus contactos en la pestaña Personas & Organizaciones usando ‘Fecha de renovación’ para identificar a los clientes cuyos contratos están por finalizar. Esto hace que el proceso de renovación sea mucho más eficiente.
De manera similar, añada Etiquetas para información rápidamente identificable como su plan de suscripción (por ejemplo, 'Gratis', 'VIP') o su relación con usted (por ejemplo, 'Cliente', 'Contratista').
Organizar tus datos puede parecer laborioso, pero ahorra tiempo más adelante, permitiendo un alcance dirigido y una implementación de campaña más sencilla.
¿No estás seguro de cómo se diferencian las Etiquetas y los Campos Personalizados? Nuestros expertos en productos crearon una guía de mejores prácticas para usar identificadores personalizados.
3) Intégrate con tus herramientas esenciales
El siguiente paso es conectar Capsule CRM con tus herramientas y sistemas diarios. Capsule cuenta con un amplio y en constante crecimiento mercado de integraciones que incluye herramientas para:
- Envío y almacenamiento de correos electrónicos (a través de su proveedor de servicios de correo electrónico existente)
- Lanzamiento de campañas de marketing dirigidas
- Seguimiento de facturas y gestión de tus cuentas
- Grabación de conversaciones de atención al cliente
- Creación y distribución de contratos y propuestas
- Recopila datos y genera prospectos con formularios web
- y mucho más.
Entonces, si tu negocio depende en gran medida de Google Workspace o de las suites de Microsoft Office, puedes configurar integraciones que permitan la transferencia instantánea de datos. Eso puede sonar un poco inquietante, pero las transferencias automatizadas ayudan con:
- Generando nuevos prospectos en tu CRM
- Almacenar correos electrónicos salientes y entrantes en los registros de contacto en Capsule
- Realizando y registrando llamadas telefónicas de clientes
- Recibir actualizaciones a través de Slack o Teams cuando tu oportunidad de ventas avanza
- Creando campañas de marketing segmentadas
- Conectar con plataformas como Zapier y Magical para automatizar miles de tareas.
Hay innumerables automatizaciones más que puedes idear: solo pregúntate '¿qué haría mi trabajo más fácil?' Haz la investigación y parte de ahí.
Si no estás muy seguro de por dónde empezar, recomendamos:
- Conectando tus calendarios de Google o Microsoft Outlook. Puedes ver, programar y unirte a reuniones desde el calendario de Capsule CRM.
- Integración con su proveedor de facturación y contabilidad.
- Ya seas un comercializador experimentado o no estés seguro de por dónde empezar, configurar una Transpond account te ayuda a gestionar tus comunicaciones con una conexión perfecta.
Por ahora, recomendamos ceñirse a lo básico: siempre puedes volver más tarde para configurar integraciones que optimicen la prospección y el seguimiento del tiempo.
4) Explorar la gestión de tareas
La función de Tareas de Capsule CRM es perfecta para tener tu lista de tareas en un solo lugar, en algo que usarás todos los días.
Puedes almacenar cualquier tipo de tarea administrativa o de cara al cliente en Capsule CRM con una fecha. Cuando necesites hacerlo, Capsule CRM te lo recordará.
Los usuarios incluso pueden asignar tareas a otros miembros del equipo, lo cual es excelente para traspasos y redistribución de cargas de trabajo.
Puedes ver tus tareas desde la página principal en Capsule, o dirigirte a la página del calendario para ver las tareas próximas – aquí puedes filtrar por la categoría del trabajo y el asignado.
Hemos llegado al final de nuestra primera semana de orientación. Pero eso no significa que tengas que detenerte aquí. Si estás contento de continuar, sigamos adelante.
Semana dos: poniendo Capsule en funcionamiento
Ahora que tienes todo en su lugar, es hora de que le des un buen uso a Capsule.
5) Personaliza tus Procesos de Ventas
Capsule viene con un Embudo de Ventas preestablecido: aquí puedes obtener una visión general de tus oportunidades de ventas nuevas y abiertas. Ya sea que veas tu embudo en vista Kanban o en lista, también puedes filtrar oportunidades por asignatario o por etiquetas como 'LATAM' para un enfoque más específico.
Sigue nuestra guía para configurar tu primer Pipeline de Ventas en Capsule CRM.
Personaliza tus Procesos de Ventas
A medida que tu negocio crece, te encontrarás a ti y a tu equipo buscando ingresos en muchas iniciativas. Es por eso que creamos Embudos de Ventas personalizables: puedes agregar tantos hitos como sea necesario, añadir las etiquetas y descripciones relevantes en cada punto y configurar la probabilidad de conversión en cada etapa para pronosticar los ingresos con mayor precisión.
Si no tienes ninguna iniciativa única en mente, aquí hay algunos ejemplos:
- Tuberías específicas de la región. Es decir, EMEA, LATAM
- Recaudación de fondos para una organización sin fines de lucro o para tu caridad
- Venta cruzada - Recomendar a tus clientes que adopten tus otros productos y servicios
- Venta adicional - Identificar a los clientes que se beneficiarían de características adicionales o asistencia personal.
Al personalizar sus embudos y etapas de ventas para reflejar su proceso de ventas, puede ver cómo diferentes equipos e iniciativas están rindiendo. Sin mencionar que no tendrá que forzar su trabajo en un embudo de ventas preestablecido.
Monitorear Oportunidades
Puede importar oportunidades utilizando el mismo método que con sus contactos o añadirlas manualmente desde la página de Pipeline de Ventas. En este punto, puede agregar su valor esperado y determinar si caen en el hito 'Nuevo', o en otra etapa más adelante en el embudo. Dado que las Oportunidades están vinculadas al registro de contacto relevante en Capsule, todas sus interacciones con el cliente y notas se mantienen juntas para un acceso inmediato.
Puede obtener una instantánea de cómo están progresando todas sus Oportunidades con la vista de kanban (o 'pipeline') o la lista. O haga clic en cada Oportunidad para acceder a todo el historial y datos asociados con la venta.
Dirígete a la pestaña de dashboard en la página de Pipeline de Ventas para ver el pronóstico y progreso de tus oportunidades por etiqueta, pipeline y hito. Esto proporciona una mayor comprensión de lo que está funcionando y lo que podría mejorarse.
6) Descubre los Tableros de Proyectos
Mientras que los embudos de ventas ayudan a estructurar tus acuerdos, los Tableros de Proyectos mantienen organizados los entregables a clientes.
Ya sea que estés monitoreando renovaciones, gestionando un proceso de incorporación de clientes o supervisando el trabajo de clientes, configurar un Tablero de Proyecto te ayuda a seguir el progreso a través de las diferentes etapas.
Comience definiendo las etapas clave como ‘Planificación’, ‘Ejecución’ y ‘Revisión’ para poder avanzar sistemáticamente las tareas y asegurarse de no omitir nada. O cree Tableros de Proyecto únicos con etapas personalizadas que se adapten a sus procesos.
Cada vez que crees un proyecto dentro del Tablero de Proyectos, se te preguntará a qué contacto(s) deseas vincularlo. Este enlace ayuda a mantener todo conectado en Capsule para facilitar la referencia y el seguimiento. Puedes acercarte desde el tablero para ver todos los detalles del proyecto, incluyendo las Oportunidades vinculadas, el historial y las próximas tareas.
Descubre casos de uso populares de Project aquí.
7) Automatizar tareas administrativas y seguimientos
Capsule se encarga del trabajo repetitivo para que puedas concentrarte en lo que más importa: el trabajo que realizas para tus clientes.
Utiliza automatizaciones sencillas* que programan tus próximas tareas para cualquier cliente dado. O implementa flujos de trabajo más sofisticados que envían correos electrónicos de bienvenida cuando una oportunidad de venta pasa a 'Ganada'. *Disponible en los planes Growth, Advanced y Ultimate.
Aquí hay algunas formas en que podrías usar la automatización:
- Equipos de ventas: Asigna automáticamente Oportunidades al vendedor adecuado basándose en el Hito. Notifica a tu equipo cuando se gane una venta y establece una serie de tareas de seguimiento para asegurar un proceso de incorporación fluido para los nuevos clientes.
- Fabricación: Optimizar el envío de muestras a clientes potenciales. Cuando una propuesta de diseño alcanza una etapa específica, una automatización puede generar un proyecto vinculado para que el equipo de muestras lo maneje.
- Contabilidad: Asegurar que los proyectos fluyan sin problemas entre los Contables y los Gerentes de Cuentas. Automatizar la asignación de tareas y los cambios de estado para mantener la consistencia en la entrega de proyectos.
Añadir Pistas
Crea Tracks personalizados para trabajo de proyecto estructurado y repetible: puedes construir secuencias de tus tareas y adjuntarlas a Oportunidades y Tableros de Proyecto.
Estas tareas aparecerán luego en la página de inicio del asignado y en el calendario, de modo que siempre sabrás lo que se avecina y brindarás un servicio de primera clase a todos tus clientes.
Una vez que hayas marcado una tarea como completada, el Seguimiento traerá automáticamente el siguiente ítem. Añade tiempos de margen entre tareas para plazos realistas y para establecer un flujo de comunicación constante.
Implementar automatizaciones de flujo de trabajo
Es hora de explorar las capacidades de automatización de Capsule para reducir tu entrada manual. Lo que al principio puede parecer abrumador, puede liberarte de mucho estrés. Entonces, ¿cómo es eso?
Quizás hayas revisado muchos clientes potenciales nuevos en Capsule y hayas calificado a un grupo de ellos. Después de crear una Oportunidad, tu flujo de trabajo personalizado puede asignar un propietario a cada caso, distribuyendo los clientes potenciales a lo largo de tu equipo por ti.
En otro escenario, tienes docenas de Oportunidades abiertas en varios Embudos de Ventas. Un flujo de trabajo puede ayudar a mover esa oportunidad a través del embudo para eliminar la administración manual.
Aquí hay un ejemplo de cómo usar Tracks y automatizaciones de flujo de trabajo juntos:
- Cree una pista específica para cada hito en un Embudo de Ventas. Esto significa que cada pista está adaptada a la etapa exacta en un embudo específico, asegurando la consistencia en todo el equipo y a lo largo de cada Oportunidad.
- Construye una automatización de flujo de trabajo para activarse cuando se complete una tarea, avanzando la Oportunidad relevante hacia el siguiente hito e iniciando la tarea asociada con dicho hito.
- Como resultado, puedes concentrarte en nutrir tus prospectos: Capsule mantendrá la Oportunidad avanzando en el embudo de ventas.
- Ve un paso más allá y crea otro flujo de trabajo que genere un proyecto de incorporación postventa, activado cuando tu Oportunidad se cierre con éxito.
Aprende más sobre el uso de flujos de trabajo automatizados aquí.
8) Utilice integraciones para mejorar la funcionalidad
¿Te sientes acomodado? Ahora que has configurado tus procesos clave, podría ser el momento de explorar integraciones adicionales para hacer de Capsule la máquina bien engrasada para hacer el trabajo por ti.
Aquí hay algunos pasos adicionales que puedes tomar para consolidar Capsule en tu pila tecnológica:
- Si utilizas Slack o Teams, configura una conexión para recibir actualizaciones en tiempo real cuando avancen los tratos
- ¿Listo para probar el marketing? Conecta Capsule con nuestra plataforma de marketing dedicada, Transpond para lanzar campañas dirigidas directamente desde tu CRM
- Y si estás en ventas B2B, utiliza herramientas de prospección como lemlist o el scraper de LinkedIn de Magical para construir tu cartera y revitalizar tu alcance.
Cuanto más integres Capsule con tus aplicaciones y herramientas, menos administración necesitarás hacer y más tiempo podrás dedicar a realizar el trabajo que realmente importa.
Esto es solo el principio
Esperamos que esta guía te ayude a comenzar y acomodarte con Capsule. Nuestros documentos de soporte ofrecen muchas más pautas e instrucciones, mientras que nuestro blog proporciona casos de uso reales casos de uso para las herramientas que acabas de descubrir.
Realizamos seminarios web regulares para clientes para ayudarte a aprovechar al máximo Capsule y mejorar tus habilidades en otras áreas de tu negocio también.
Como cliente de Capsule CRM en cualquier plan, siempre puedes obtener asistencia personalizada de nuestro equipo de soporte amigable en cualquier asunto relacionado con Capsule o Transpond. O haz clic aquí para algunos videos guía de inicio rápido.
¡Gracias de nuevo por elegir Capsule CRM!
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