Rôles des utilisateurs
Les rôles utilisateur vous permettent de déterminer quels utilisateurs peuvent apporter des modifications au niveau du compte, comme ajouter de nouveaux utilisateurs et créer des champs personnalisés. Avec les forfaits Growth, Advanced et Ultimate, les rôles utilisateur peuvent également servir à restreindre l’accès aux enregistrements du compte. Découvrez ci-dessous les différents rôles utilisateur.
Utilisateur restreint
Les utilisateurs restreints ont uniquement accès aux enregistrements qui leur sont attribués. Ils peuvent consulter, modifier et supprimer tout enregistrement qui leur a été attribué. Les utilisateurs restreints ne voient que les tâches qui leur sont attribuées. Ils n’ont pas accès aux enregistrements non attribués. Ils peuvent également créer et gérer leurs propres objectifs.
Utilisateur standard
Les utilisateurs standard ont accès à tous les enregistrements non attribués, ainsi qu’à tous ceux attribués aux équipes auxquelles ils appartiennent.
Si des enregistrements ne sont pas attribués dans Capsule, ou s’ils sont uniquement attribués à un propriétaire et non à une équipe, ils seront visibles par tous les utilisateurs standard. Vous devrez attribuer ces enregistrements à une équipe afin d’en restreindre la visibilité.
Les utilisateurs standard et les administrateurs verront toutes les tâches dans Capsule. Si un utilisateur n’a pas accès à l’enregistrement auquel une tâche est liée, il ne verra que la description de la tâche.
Ils peuvent également créer et gérer leurs propres objectifs.
Toutes les autorisations liées à l’affectation des utilisateurs et des équipes sont limitées aux forfaits Growth, Advanced et Ultimate.
Administrateur
Les administrateurs ont accès à tous les enregistrements d’un compte. Ils peuvent également :
- Configurez les paramètres du compte, notamment en modifiant les balises et en ajoutant des champs personnalisés, des jalons d’opportunité et des modèles de parcours.
- Ajoutez, modifiez et supprimez d’autres utilisateurs.
- Supprimer des contacts en masse.
- Gérer les automatisations des flux de travail.
- Créez et gérez tous les objectifs.
Super administrateur
Le super-administrateur dispose du même niveau d’accès qu’un administrateur. En outre, il est responsable des tâches suivantes :
- Veiller à ce que les utilisateurs respectent les Conditions applicables aux clients.
- Payer l’abonnement mensuel si vous avez souscrit à une offre payante.
- Restauration des enregistrements supprimés accidentellement.
- Capsule attribue automatiquement le rôle de super-administrateur à la personne qui ouvre votre compte.
En savoir plus sur les responsabilités du super administrateur.
Outre les niveaux d’autorisation, le droit d’exporter des données peut être accordé ou refusé à chaque utilisateur.
Comment contrôler l’accès des utilisateurs
Les différents rôles utilisateur disponibles avec les forfaits Growth, Advanced et Ultimate vous permettent de contrôler facilement l’accès des utilisateurs aux enregistrements de votre compte.
Par exemple, vous pouvez souhaiter qu’un utilisateur ait un accès complet à toutes les sections de Capsule, tandis qu’un autre utilisateur n’ait accès qu’aux enregistrements qui lui sont directement attribués. Pour cela, vous pouvez combiner les rôles utilisateur et les équipes.
Comment les contrôles d’accès peuvent vous être utiles
Voici quelques idées sur la manière dont vous pouvez utiliser les contrôles d’accès au sein de votre entreprise.
Externalisation - Les entreprises externalisent souvent certaines tâches auprès de prestataires qui ont besoin d’accéder à certaines parties d’un compte, mais pas à l’ensemble de celui-ci. En configurant les prestataires en tant qu’utilisateurs à accès restreint, ils n’auront accès qu’aux enregistrements qui leur sont directement attribués.
Départements - Les entreprises qui comptent plusieurs départements constatent souvent que certains contacts et prospects sont importants pour un département, mais ne sont pas pertinents pour un autre. Utilisez les équipes pour regrouper vos utilisateurs et attribuer les enregistrements directement à leur département. Les utilisateurs standard auront accès aux enregistrements attribués à une équipe dont ils font partie, ainsi qu’à tous les enregistrements non attribués du compte.
Ventes - Les commerciaux souhaitent et doivent souvent accéder uniquement à leurs propres enregistrements. En choisissant le rôle Utilisateur restreint, ils ne verront que les enregistrements dont ils sont propriétaires.
Direction - La direction peut avoir des contacts confidentiels qu’elle souhaite garder à l’écart des autres utilisateurs de Capsule. Attribuez ces fiches confidentielles à une équipe dédiée à la direction. Définir les membres de l’équipe de direction comme administrateurs leur donnera également un accès complet à toutes les sections du compte, y compris aux paramètres du compte.
Comment ajouter un nouvel utilisateur
Si vous souhaitez inviter un nouvel utilisateur à rejoindre votre compte, rendez-vous ici :
- Paramètres du compte > Utilisateurs et équipes
- Ajouter un nouvel utilisateur
Lorsque vous ajoutez un nouvel utilisateur, vous allez :
- Saisissez les informations de l’utilisateur, notamment son adresse e-mail et son nom d’utilisateur.
- Spécifiez le rôle de l’utilisateur et ses droits d’exportation.
- Si vous disposez d’une offre incluant des fonctionnalités de contrôle d’accès, vous pouvez ajouter l’utilisateur directement à une équipe à ce stade.
- Terminez en cliquant sur le bouton « Inviter un utilisateur ».
Le nouvel utilisateur recevra ensuite par e-mail une invitation à rejoindre Capsule. Il y trouvera son nom d’utilisateur et sera invité à créer son propre mot de passe. Il recevra également un lien lui permettant d’accéder au compte.
Une fois le nouvel utilisateur ajouté, Capsule enverra automatiquement un e-mail au super-administrateur pour l’informer que le montant de l’abonnement mensuel augmentera.
Les utilisateurs en attente sont inclus dans le coût de l’abonnement mensuel. Vous pouvez voir quels utilisateurs n’ont pas accédé au compte depuis Paramètres du compte > Utilisateurs et équipes.
Droits d’exportation des utilisateurs
Les utilisateurs standard disposant des autorisations d’exportation peuvent exporter des listes de contacts, de projets et d’opportunités. Les administrateurs disposant des autorisations d’exportation peuvent également exporter un compte à des fins de sauvegarde.
Les autorisations d’exportation peuvent être définies lors de l’ajout ou de la modification d’un utilisateur. Pour ce faire :
- Accédez à Paramètres du compte > Utilisateurs et équipes
- Cliquez sur le nom de l’utilisateur que vous souhaitez modifier
- Cochez ou décochez la case « Autorisé à exporter des enregistrements au format CSV, Excel ou vCard ».
Si le droit d’exportation est retiré à un administrateur, celui-ci ne pourra pas l’attribuer à d’autres utilisateurs.
Comment changer d’utilisateur
Si une personne quitte l’entreprise et qu’une autre la remplace, vous souhaiterez peut-être modifier l’utilisateur configuré dans Capsule. Plutôt que de changer le nom d’utilisateur et l’adresse e-mail de l’utilisateur existant, il est préférable d’ajouter d’abord le nouvel utilisateur au compte, puis de supprimer celui qui quitte l’entreprise. Ainsi, l’historique dans Capsule reste exact et attribué au bon utilisateur.
Lorsque vous supprimerez l’utilisateur qui quitte l’entreprise, vous serez invité à réattribuer ses tâches, contacts, projets et opportunités en cours à une autre personne. En ajoutant d’abord le nouvel utilisateur, vous pourrez facilement lui réattribuer tout travail en cours.
Les notes et l’historique des e-mails de la personne quittant l’entreprise seront conservés dans le compte, vous n’avez donc pas à craindre de perdre des données.
Tant que la personne quittant l’entreprise est retirée du compte avant la prochaine date de facturation, aucuns frais supplémentaires ne seront facturés pour la présence d’un utilisateur supplémentaire sur le compte.
Comment supprimer un utilisateur
Vous pouvez supprimer un utilisateur du compte en procédant comme suit :
- Accédez à Paramètres du compte > Utilisateurs et équipes
- Cliquez sur le menu fléché à côté du menu « Modifier les coordonnées », puis sélectionnez l’option Supprimer
Le super-administrateur ne peut pas être supprimé. Ce rôle doit être réattribué à une autre personne avant que le super-administrateur puisse être retiré du compte.
La suppression d’un utilisateur réduit le coût de l’abonnement. Lorsqu’un utilisateur est supprimé, tout l’historique qu’il a saisi, comme les e-mails et les notes, est conservé. Toutes les tâches, tous les projets, toutes les opportunités et tous les contacts en cours qui lui sont actuellement attribués seront réaffectés à l’utilisateur de votre choix.
Comment suspendre un utilisateur
Lorsque vous suspendez un utilisateur, celui-ci et les tâches qui lui sont associées restent dans Capsule, mais il ne peut plus se connecter.
Vous pouvez suspendre un utilisateur en procédant comme suit :
- Accédez à Paramètres du compte > Utilisateurs et équipes
- Cliquez sur le menu fléché à côté du menu « Modifier les coordonnées », puis sélectionnez l’option Suspendre
Pour annuler la suspension, suivez la même procédure, mais sélectionnez cette fois Restaurer l’utilisateur à la place.
La suspension d’un utilisateur est conçue comme une mesure temporaire et ne modifie pas le coût de l’abonnement. Les utilisateurs suspendus continueront d’être pris en compte dans la facturation mensuelle.
Comment modifier le rôle d’un utilisateur
Au fil du temps, vous devrez peut-être modifier le rôle d’un utilisateur au sein du compte Capsule. Pour modifier le rôle d’un utilisateur :
- Accédez à Paramètres du compte > Utilisateurs et équipes
- Cliquez sur le nom de l’utilisateur dont vous souhaitez modifier le rôle.
- Sous Rôle, sélectionnez le rôle approprié > Enregistrer.
Comment modifier un nom d’utilisateur
Un administrateur peut modifier le nom d’utilisateur pour le compte d’un utilisateur en suivant quelques étapes simples :
- Accédez à Paramètres du compte > Utilisateurs et équipes
- Cliquez sur le nom de l’utilisateur dont vous souhaitez modifier le nom d’utilisateur.
- Sous Nom d’utilisateur, vous pouvez saisir le nom d’utilisateur approprié > Enregistrer.
Si vous souhaitez modifier votre nom d’utilisateur, veuillez suivre les étapes suivantes :
- Accédez à Mes préférences > Préférences
- Sous Nom d’utilisateur, vous pouvez saisir le nom d’utilisateur approprié > Enregistrer.
Si vous vous connectez à Capsule à l’aide d’un service d’authentification unique (tel que Microsoft, Google ou Intuit), vous ne pourrez pas modifier votre nom d’utilisateur.