Cómo añadir un proyecto
Todos los usuarios pueden añadir proyectos a Capsule, y hay varias formas de hacerlo.
- Usando el botón Añadir nuevo que se encuentra en la barra de menú izquierda
- En la página Lista de proyectos encontrarás un botón específico para Añadir proyecto
- En el menú Acciones de un contacto, encontrarás la opción de añadir un proyecto para ese contacto específico.
- Usa el buzón de correo para crear automáticamente un proyecto al enviar o reenviar un correo electrónico.
- Desde el tablero de proyectos, usa el botón para añadir un proyecto nuevo directamente al tablero y a la etapa correspondientes.
- Desde una oportunidad existente, mediante la opción Añadir un proyecto vinculado.
Los proyectos creados mediante el buzón de correo no se asignarán a ningún tablero ni etapa, sino que deberán completarse manualmente.
Qué campos son obligatorios
- Nombre del proyecto. Por lo general, representa el proyecto que se está llevando a cabo. En el siguiente ejemplo, el proyecto consiste en organizar un evento interno de temporada, por lo que se denomina «Evento de invierno».
- Un contacto principal. El proyecto siempre debe estar vinculado a un contacto. Se trata de la persona u organización con la que está relacionado el proyecto.
- Estado. Indica si el proyecto está abierto o cerrado. De forma predeterminada, Capsule seleccionará «Abierto».
- Propietario. Es la persona responsable del proyecto. De forma predeterminada, todas las tareas y pistas creadas en el proyecto se asignarán al propietario del proyecto, aunque, si es necesario, las tareas pueden reasignarse a otros usuarios. Obtén más información sobre el propietario de un proyecto en este artículo.
¿Qué otros detalles puedo añadir?
- Un tablero. En los planes Growth, Advanced y Ultimate, puedes tener varios tableros para gestionar varios flujos de proyectos al mismo tiempo.
- Una etapa. La etapa representa el punto del proceso en el que se encuentra el proyecto. Las etapas las define un administrador de Capsule desde la configuración de la cuenta. Si seleccionas un tablero, la etapa pasa a ser un campo obligatorio.
- Fecha de inicio. Esta es la fecha en la que comenzará el trabajo en el proyecto. Es una excelente manera de comparar cuándo comenzó a trabajar en el proyecto con la fecha prevista de inicio o con la fecha en que realmente se cerró.
- Fecha de cierre prevista. Esta es la fecha en la que espera que se complete el proyecto. Cuando finalmente se cierre el proyecto, Capsule rellenará otro campo, «Fecha de cierre real», para indicar cuándo se cerró. De este modo, podrá hacerse una idea de las posibles diferencias entre la fecha de cierre estimada del proyecto y la fecha en la que realmente se cerró, lo que le ayudará a realizar mejores previsiones en el futuro.
Además de estos campos, puedes añadir una descripción a tu proyecto, etiquetarlo y configurar campos personalizados para registrar cualquier detalle del proyecto que pueda ser específico de tu empresa.
Cómo crear proyectos mediante el buzón de correo
Quizás quieras crear un nuevo proyecto en cuanto envíes un correo electrónico o recibas una primera consulta sobre un trabajo. Capsule te permite crear fácilmente un proyecto nuevo directamente desde la bandeja de entrada de tu correo electrónico mediante el buzón de correo.
Capsule creará un nuevo proyecto vinculado al contacto al que se haya enviado el correo electrónico o del que se haya recibido, utilizando el asunto del correo como nombre del proyecto. Además, el correo se adjuntará automáticamente a ese nuevo proyecto. Al reenviar un correo electrónico a tu cuenta de Capsule, puedes crear un proyecto completamente nuevo sustituyendo dropbox@ por project@.
Se verá más o menos así: project@12345678.examplecompany.capsulecrm.com
Si el contacto aún no existe, Capsule creará uno nuevo.
El usuario de Capsule que reenvíe el correo electrónico se establecerá como propietario del proyecto.
¿Quién es responsable de un proyecto?
De forma predeterminada, cuando añadas un nuevo Proyecto, se te asignará a ti (Propietario del Proyecto). Puedes reasignarlo en cualquier momento a otro usuario. El Propietario es responsable del Proyecto y, de forma predeterminada, se le asignarán todas las Tareas y Pistas que se creen.
En los planes con funciones de control de acceso, puedes asignar la propiedad de un proyecto a:
- Solo el usuario - Todas las tareas se asignan de forma predeterminada a este usuario.
- Solo para el equipo - Todas las tareas se asignan de forma predeterminada al usuario que las añade.
- Usuario dentro de un equipo - Todas las tareas se asignan de forma predeterminada a este usuario.
Al usar «Asignar a un propietario», si el propietario que eliges pertenece a varios equipos, puedes elegir cuál de sus equipos quieres incluir.
Cómo asignar varios proyectos a un usuario o equipo
Los administradores pueden reasignar proyectos en bloque a otro usuario o equipo desde la página Proyectos. Para hacerlo:
- Ve a la página Proyectos y selecciona la Vista de lista de proyectos
- Filtra o utiliza las casillas de verificación para seleccionar los proyectos que deseas reasignar
- Cuando esté conforme con la selección, haga clic en el botón «Asignar»
- Seleccione esta opción para asignar el proyecto a otro propietario o equipo.
No es posible deshacer la asignación masiva de proyectos. Es importante comprobar el número de proyectos que se van a reasignar y realizar el cambio con cuidado.
Cómo añadir contactos a un proyecto
Para cada proyecto, deberá seleccionar un contacto principal. Cualquier nota o actividad de correo electrónico registrada en el proyecto también se mostrará en el registro de dicho contacto. Obtenga más información sobre cómo registrar actividades en sus proyectos aquí.
Además del contacto principal, puedes vincular otros contactos al proyecto. Estos contactos aparecerán en la parte izquierda del proyecto y podrás acceder fácilmente a ellos en forma de lista. El proyecto también aparecerá en la pestaña «Proyectos» de la ficha de cada contacto. Las actividades registradas en el proyecto, como correos electrónicos o notas, no se mostrarán en las fichas de los contactos adicionales.
Todos los contactos vinculados se pueden ver en una lista haciendo clic en el icono Abrir como lista situado en el lado izquierdo del proyecto.
Cómo añadir proyectos a un tablero
Añadir un nuevo proyecto a un tablero
Al crear un nuevo proyecto, hay campos específicos para seleccionar el tablero y la etapa a los que se añadirá.
También puedes añadir proyectos directamente al tablero y a la etapa correspondientes mediante el botón situado en la esquina superior de cada etapa.
Cómo añadir un proyecto existente a un tablero
También puedes añadir un proyecto existente a un tablero y asignarle una etapa. Puedes hacerlo de forma individual o en bloque.
Para hacerlo en un registro de proyecto individual:
- Abre el registro del proyecto que quieras añadir a un tablero
- Haz clic en el botón Añadir a un tablero situado en la parte superior de la página
- Aquí puedes rellenar los campos «Tablero» y «Etapa» para mover el proyecto a una vista de tablero.
Para añadir varios proyectos a un tablero:
- Ir a la vista de lista de proyectos
- Aplica filtros para obtener una lista de los proyectos que te gustaría añadir a un tablero
- Haz clic en el botón «Mover» situado a la derecha
- Aquí puedes rellenar los campos «Tablero» y «Etapa» para trasladar en bloque la lista de proyectos a una vista de tablero.
Esta opción resulta útil si anteriormente has utilizado etiquetas o campos personalizados para asignar una etapa a los proyectos. En la vista de lista de proyectos, filtra los proyectos que tengan una etiqueta o un campo personalizado determinados y utiliza la opción «Mover» para trasladarlos en bloque a un tablero y una etapa específicos.