Quién es el superadministrador
El rol de superadministrador de tu cuenta es responsable de todas las funciones relacionadas con ella. Los administradores pueden ayudar a configurar la cuenta, pero no pueden gestionar pagos ni tomar decisiones relacionadas con ella.
Siempre hay al menos un superadministrador en su cuenta. A la persona que abre la cuenta se le asigna automáticamente este rol; sin embargo, puede transferirlo, junto con sus responsabilidades, a otro usuario en cualquier momento.
Responsabilidades del superadministrador
Su empresa es el cliente de Capsule y los superadministradores son responsables de la cuenta en su conjunto, en nombre de la empresa. Asimismo, asumen la responsabilidad por el comportamiento de los usuarios y el contenido de su cuenta.
Hay funciones de Capsule que el superadministrador puede ver y editar, pero que no están disponibles para los demás; estas son: cambiar el nombre, la dirección y los datos de facturación de la empresa, así como la dirección de correo electrónico en copia de las facturas; cancelar la cuenta y acceder a los registros eliminados. Todas ellas se explican a continuación.
Recomendamos que su superadministrador se familiarice con todas estas funciones de Capsule. Los demás usuarios no pueden verlas, por lo que no sabrán que están disponibles.
Cambiar el superadministrador
El superadministrador actual puede asignar su rol a otro usuario siguiendo estos pasos:
- Ve a Account SettingsAccount and Plan
- Haz clic en el botón Cambiar bajo el encabezado Superadministradores.
- Seleccione al nuevo superadministrador de la lista de usuarios mediante la opción .
- El superadministrador actual deberá hacer clic en el icono X situado junto a su nombre para eliminar sus permisos de superadministrador.
- Confirma los cambios seleccionando Cambiar superadministradores.
- Tanto el antiguo como el nuevo superadministrador deberán cerrar sesión y volver a iniciarla en Capsule para ver el cambio.
En circunstancias excepcionales en las que su superadministrador no pueda realizar este cambio, un representante del cliente que escriba desde una dirección de correo electrónico del dominio de la empresa deberá ponerse en contacto con nosotros y le indicaremos los pasos necesarios para ayudarle a realizarlo.
Cómo añadir más superadministradores
El superadministrador actual puede designar a otros superadministradores. Para ello, debe seguir estos pasos:
- Ve a Account SettingsAccount and Plan
- Haz clic en el botón Cambiar bajo el encabezado Superadministradores.
- Seleccione al nuevo superadministrador de la lista de usuarios mediante la opción .
- Esto añadirá al usuario como otro superadministrador.
- Confirma los cambios seleccionando Cambiar superadministradores.
Como alternativa, un superadministrador puede añadir varios superadministradores desde la página de configuración de Usuarios y equipos. Para ello:
1. Ve a Account SettingsUsers and Teams.
2. Haz clic en el usuario al que quieras convertir en superadministrador
3. Utilice el menú desplegable Rol y seleccione Superadministrador.
4. Revise y confirme los detalles del cambio y haga clic en el botón Añadir superadministrador.
Ten en cuenta que, una vez que hayas convertido a otro usuario en superadministrador, podrá actualizar la tarjeta de pago, cambiar el plan, modificar los datos de la cuenta y añadir o eliminar a otros superadministradores, incluido tú.
Cómo cambiar el nombre de tu empresa y la dirección del sitio
Cambiar el nombre de tu empresa o la dirección de tu sitio de Capsule es muy sencillo. Una vez que hayas actualizado la información necesaria, deberás informar a tus usuarios de los cambios, ya que se modificarán tanto la URL que utilizan para acceder a Capsule como la dirección del buzón de correo de la cuenta. Para cambiar la información de tu empresa:
- Ve a Account SettingsAccount and Plan
- Haz clic en el enlace para cambiar que aparece bajo el encabezado «Dirección del sitio» o «Nombre de la organización».
- Introduce el nuevo subdominio o nombre de la organización y guarda los cambios.
Al cambiar la dirección del sitio, también se actualiza automáticamente la dirección de correo electrónico de Mail Drop Box. Puede encontrar la nueva dirección de Mail Drop Box haciendo clic en su nombre en la esquina superior derecha > Account SettingsMail Drop Box. Se deberá informar a todos los usuarios de esta nueva dirección para que puedan seguir almacenando correos electrónicos.
Papelera, eliminación permanente y restauración de registros
Todos los usuarios pueden eliminar los registros individuales a los que tienen acceso. Los registros eliminados se almacenan en la «Papelera» durante 30 días antes de eliminarse de forma permanente. Un superadministrador puede eliminarlos permanentemente antes de que transcurran los 30 días o restaurarlos desde la Papelera.
- Eliminar - elimina permanentemente el registro y no se puede restaurar.
- Restaurar - restaura la entrada completa. En ocasiones, esto podría restaurar muchos registros, por ejemplo, si se realizó una eliminación masiva.
Cada acción de eliminación representa una fila en la papelera. Por ejemplo, podría tratarse de un solo correo electrónico o de la eliminación masiva de tres contactos.
La normativa de protección de datos otorga a tus contactos el derecho al olvido, y la eliminación permanente garantiza que sus datos se borren.
Esta es una lista de los distintos registros que se pueden restaurar:
- Personas y organizaciones junto con todas las tareas, proyectos, oportunidades, historial y archivos adjuntos vinculados
- Oportunidades y proyectos junto con las tareas vinculadas, el historial y los archivos adjuntos
- Notas y correos electrónicos junto con los archivos adjuntos vinculados
- Archivos adjuntos a entradas de actividad, como notas o correos electrónicos
Para eliminar permanentemente o restaurar, ve a Account SettingsTrash; aquí verás una lista de todos los elementos eliminados en los últimos 30 días. También recibirás un correo electrónico de confirmación cuando se complete la restauración o la eliminación.
Cómo configurar la autenticación de dos factores obligatoria
Todos los usuarios pueden habilitar la autenticación de dos factores (2FA) para su propio inicio de sesión, y pueden activarla o desactivarla en cualquier momento. Sin embargo, el superadministrador puede exigir el uso de la 2FA en toda la cuenta mediante la autenticación de dos factores obligatoria.
Una vez que se active la autenticación de dos factores obligatoria en la cuenta, se cerrará automáticamente la sesión de Capsule de todos los usuarios que no tengan configurada la autenticación de dos factores (2FA). La próxima vez que inicien sesión, se les pedirá que configuren la 2FA y deberán tenerla activada para poder acceder a la cuenta en adelante.
Cómo habilitar la autenticación de dos factores obligatoria
Para habilitar la autenticación de dos factores obligatoria:
1. Ve a Configuración de la cuenta > Usuarios y equipos.
2. Haz clic en «Habilitar» para exigir la autenticación de dos factores a todos los usuarios de tu cuenta.
3. Si actualmente no tienes activada la autenticación de dos factores (2FA), se te pedirá que la configures antes de activar la 2FA obligatoria.
Es importante asegurarse de que todos los usuarios de la cuenta hayan guardado su trabajo antes de activar la autenticación de dos factores obligatoria. Una vez activada, los usuarios que no estén utilizando la autenticación de dos factores en ese momento serán desconectados inmediatamente de Capsule y perderán los cambios que no hayan guardado.
Cuando vuelvan a iniciar sesión en Capsule, estos usuarios deberán configurar la autenticación de dos factores (2FA) antes de poder recuperar el acceso a la cuenta.
Cómo desactivar la autenticación de dos factores obligatoria
Para desactivar la autenticación de dos factores obligatoria:
- Ve a Configuración de la cuenta > Usuarios y equipos
- Haz clic en el enlace para «Desactivar» la autenticación de dos factores obligatoria para todos los usuarios de tu cuenta.
- Confirma que deseas «Desactivar la autenticación de dos factores obligatoria».
Una vez desactivada, los usuarios pueden elegir si desean mantener la autenticación de dos factores (2FA) en sus propias cuentas.