La consultoría te arrastra en todas las direcciones. Ganar nuevos trabajos, retener los actuales, entregar resultados a los clientes e incluso perseguir seguimientos atrasados pueden hacer que incluso los mejores consultores se sientan agobiados. Si tu “CRM” es un enredo de notas adhesivas o una hoja de cálculo más que se ha descontrolado, ya es hora de algo mejor.
Si estás buscando tu primer CRM o buscando una manera de optimizar tus procesos actuales, te mostraremos las herramientas que los consultores realmente están utilizando en 2025. Cada una está diseñada para mantener tu canal de ventas claro y tu trabajo con clientes en curso.
¿Qué deberían hacer los CRM de consultoría?
Conoce a Simon.
Él dirige una pequeña empresa de consultoría y, como la mayoría de los consultores, desempeña todos los roles – desde el desarrollo de negocios hasta la entrega de proyectos. Simon es excelente con los clientes, pero ¿gestionar el caos entre bastidores? No tanto.
Los desafíos de Simon, resueltos con el CRM adecuado:
Manteniéndose al día con cada cliente
Simon trabaja con múltiples empresas, a menudo con varios contactos en cada una. Necesita un CRM que reúna cada llamada, nota y participante en una sola vista. Se acabaron las adivinanzas sobre quién está esperando una propuesta o qué equipo legal de cliente todavía necesita respuestas.
Rastreando oportunidades y tratos
El trabajo de Simon comienza con una charla y (con suerte) termina con un contrato firmado. Un CRM que mapea cada trato desde la primera conversación hasta el proyecto cerrado mantiene su canalización clara, así que sabe cuáles negocios están avanzando y cuáles necesitan un empujón.
Tuberías personalizadas, no etapas prefabricadas
La consultoría no es lineal. Las etapas de venta de Simon cambian: a veces hay un “Taller de Descubrimiento”, otras veces una “Revisión de Propuesta”, luego un intercambio con el departamento legal. Él necesita un CRM que le permita construir un embudo de ventas que se ajuste a su proceso de ventas real.
Encontrar detalles importantes rápidamente
Cuando un cliente llama de repente, Simon no puede buscar apresuradamente en correos electrónicos antiguos para entender el contexto. El historial de actividades – llamadas, correos electrónicos y notas, todo en un solo lugar – significa que puede retomar exactamente donde lo dejó, impresionando a los clientes con su memoria (aunque en realidad es el CRM el que está haciendo el trabajo duro).
Nunca olvidando un seguimiento
Es fácil olvidar a quién perseguir para obtener una firma, especialmente cuando cada día está ocupado. Simon confía en los recordatorios de tareas y los seguimientos programados en su CRM, así que las propuestas nunca quedan obsoletas.
Manteniendo los proyectos en curso
Simon no se detiene en el contrato firmado. También está entregando trabajo. Su CRM necesita rastrear los entregables y los hitos de cada proyecto de cliente, para que pueda actualizar a los clientes sobre el progreso e identificar cualquier obstáculo lo antes posible.
Almacenando documentos y acuerdos
Durante las negociaciones, Simon necesita tener la última propuesta al alcance de su mano. El almacenamiento de documentos y su enlace en su CRM significa que siempre está preparado, sin tener que buscar entre archivos o correr el riesgo de enviar una versión incorrecta.
Colaborando con su equipo
Cuando Simón trae a un colega o trabajador independiente, no desea tener que repetirse. Las herramientas de colaboración de equipo en su CRM aseguran que todos vean las mismas notas, historial y próximos pasos.
Trabajando en movimiento
Simon rara vez está en su escritorio. Se pone al día con los clientes desde salas de espera de aeropuertos, cafeterías y oficinas de clientes. El acceso al CRM móvil significa que nunca está desinformado, incluso cuando está de viaje.
Viendo lo que funciona (y lo que no)
Simon quiere informes rápidos que muestren qué clientes refieren más trabajo, qué propuestas se han estancado y dónde rinde su tiempo. Los paneles de CRM facilitan la identificación de tendencias y decidir dónde concentrarse a continuación.
Si eres como Simon, el CRM adecuado es el motor que mantiene tu negocio de consultoría en funcionamiento, sin importar cuán ocupado esté todo. Cuando entra una llamada de un nuevo cliente o un antiguo proyecto se reanuda de repente, Simon sabe que está preparado, porque cada detalle, cada documento y cada seguimiento ya están al alcance de su mano.
Mejor CRM para pequeñas empresas de consultoría: las mejores opciones en 2025
Si los desafíos de Simon te resultaron familiares, o te encontraste asintiendo con la cabeza ante esos escenarios del mundo real, probablemente sea el momento de mejorar tu conjunto de herramientas de consultoría. Para ahorrarte horas de comparación, hemos realizado la investigación. Aquí tienes una mirada clara al mejor software CRM para consultores en 2025:
Capsule CRM
Capsule CRM está diseñado específicamente para consultores que desean una forma limpia y organizada de gestionar clientes y proyectos. Más de 850 consultorías y más de 40,000 usuarios confían en Capsule por una razón: mantiene cada detalle al alcance de la mano y cada seguimiento en curso.
Lo que destaca para los consultores
- Capsule actúa como tu centro todo en uno para datos de clientes, proyectos y cada interacción. Todo está en un solo lugar, siempre accesible, siempre actualizado.
- Crea y asigna tareas, establece recordatorios para reuniones con clientes y mantente al tanto de los hitos del proyecto. Capsule ayuda a los consultores a ser responsables y cumplir con las promesas.
- Pase directamente del contrato firmado a la entrega. El tablero de Proyectos de Capsule y las funciones de automatización hacen que la incorporación y la transferencia de proyectos sean fluidas, incluso si está gestionando varios compromisos al mismo tiempo.
- Haz seguimiento de las ventas, analiza el progreso de las negociaciones y detecta oportunidades para la venta adicional o nuevos proyectos: las herramientas de informes de Capsule te proporcionan verdaderas perspectivas, no solo hojas de datos.
- Capsule se integra perfectamente con QuickBooks, Gmail, JustCall, Clockify, Xero, Google Workspace y más de 2,000 aplicaciones a través de Zapier. ¡Esto significa que tu conjunto de tecnologías trabaja en conjunto, en todo momento!
- Ya sea que estés en el sitio de un cliente o entre reuniones, la aplicación móvil de Capsule te permite actualizar notas, rastrear llamadas y mantener proyectos en marcha desde cualquier lugar.
- Capsule es conocido por ser fácil de configurar y adoptar, incluso para consultores que no son expertos en tecnología. Comience en minutos y escale a medida que su empresa crezca.
Precios:
Hay un plan gratuito disponible para hasta 250 contactos. Los planes de pago comienzan desde $18 por usuario al mes.
¿Qué dicen los verdaderos consultores sobre Capsule?
“CRM multipropósito grande y simplificado”: Una empresa utiliza Capsule tanto para CRM como para seguimiento de talento, apreciando la “simplicidad” – en contraposición a los CRM grandes y convencionales que son “excesivamente complejos y a menudo abrumadores y confusos.”
“Sin trucos, solo lo que necesitas”:
“Ideal para equipos o individuos”: Capsule ofrece “recordatorios para dar seguimiento a prospectos y proyectos, mantener los detalles de contactos clave y brindarme una visión general sobre si necesito interactuar más con mi mercado potencial e invertir un poco más en el embudo de ventas.”
Capsule tiene una calificación de 4.7 en G2 y continúa ganándose la confianza de consultores en todo el mundo desde 2009. Si buscas un CRM que trabaje tan duro como tú (y que no te estorbe), Capsule es el socio que necesitas para hacer crecer tu negocio de consultoría con confianza.
Keap
Keap es una plataforma de CRM y automatización centrada en el marketing por correo electrónico y flujos de trabajo de seguimiento, lo que la hace adecuada para consultores que desean organizar su cartera de clientes y automatizar puntos de contacto rutinarios. A menudo es elegida por empresas que quieren construir procesos de ventas y de incorporación predecibles y repetibles.
Lo que destaca para los consultores
- Keap te permite desarrollar trayectorias de seguimiento para prospectos y clientes, desde la consulta inicial hasta la incorporación, con espacio para crear plantillas personalizadas para diferentes servicios o tipos de clientes.
- La gestión de calendario y los recordatorios de citas forman parte del paquete, eliminando la necesidad de herramientas de programación separadas.
- Los consultores pueden gestionar la facturación y los pagos sin salir de la plataforma, lo cual es útil para mantener la administración en un solo lugar.
Precios
Los planes comienzan desde $249 por mes para un único usuario. Esto incluye todas las características de CRM, automatización, citas y pagos.
Consideraciones:
- El precio es extremadamente alto en comparación con muchos otros CRM, lo que puede estar fuera del alcance de los consultores independientes.
- Las herramientas de automatización de Keap vienen con una curva de aprendizaje, especialmente si nunca has configurado automatizaciones de marketing antes.
- Aunque es complejo, la plataforma puede resultar abrumadora para aquellos que desean un CRM sencillo y no necesitan las funciones adicionales de marketing.
Keap es más adecuado para consultores que han superado el uso de hojas de cálculo y desean automatizar tareas de ventas y marketing, pero la inversión de tiempo y presupuesto es algo que se debe considerar antes de dar el paso.
Pipedrive
Pipedrive está diseñado pensando en las ventas, por lo que naturalmente atrae a los consultores que buscan una manera clara y visual de seguir el rastro de clientes potenciales y negocios desde la primera llamada hasta el proyecto cerrado. La interfaz es fácil de entender y ayuda a mantenerse organizado sin muchas complicaciones.
Lo que destaca para los consultores
- Campos específicos del acuerdo para almacenar notas, propuestas y documentos importantes en un solo lugar.
- Los recordatorios automáticos ayudan a mantener un ritmo constante en el seguimiento con los posibles clientes.
- Herramientas para enriquecer los datos de clientes y priorizar prospectos basándose en el compromiso o la adecuación.
Precios
Los planes de Pipedrive comienzan desde $14 por usuario al mes. Cada plan incluye lo básico, incluyendo acceso móvil y características esenciales del pipeline.
Consideraciones:
- La entrega del proyecto y la gestión de tareas no están incluidas, así que si necesitas administrar proyectos en curso después de la venta, querrás conectar otra herramienta.
- Una automatización o personalización más avanzada requiere cambiar a planes de mayor precio.
- Adecuado para consultores que desean simplicidad y enfocarse en las ventas, no en un conjunto de negocios todo en uno.
Accelo
Accelo está diseñado para equipos de consultoría que desean una plataforma completa de operaciones comerciales, que abarca ventas, entrega y soporte continuo. Centraliza la mayoría de los flujos de trabajo, pero tiene más complejidad que las opciones de CRM más sencillas.
Lo que destaca para los consultores
- Captura todos los correos electrónicos y comunicaciones con clientes, manteniendo el historial accesible y organizado.
- Las herramientas de asignación de tareas y programación apoyan los proyectos basados en equipos y el trabajo recurrente con clientes.
- Las funciones de seguimiento de retenciones y tickets ayudan a gestionar relaciones a largo plazo y necesidades continuas de los clientes.
Precios
Los planes de CRM y ventas comienzan desde $20 por usuario al mes, pero para obtener las funciones de proyectos y facturación, espere pagar $90 por usuario al mes por el paquete completo.
Consideraciones
- Accelo requiere tiempo para implementarse y que los usuarios se sientan cómodos con él, especialmente para firmas pequeñas o consultores independientes.
- Puede ser más complejo de lo necesario para prácticas muy pequeñas o consultores con flujos de trabajo simples.
- Ideal para firmas de consultoría con varios miembros en el equipo que desean consolidar todo en una sola plataforma.
Salesflare
Si eres el tipo de consultor que prefiere pasar tiempo con clientes en lugar de actualizar hojas de cálculo, Salesflare podría llamar tu atención. Está diseñado para aquellos que quieren automatizar el trabajo tedioso y asegurarse de que ninguna oportunidad se enfríe, especialmente si tu trabajo es principalmente B2B y estás cansado de perseguir detalles de contacto dispersos.
Lo que destaca para los consultores
- Te permite seguir cada oportunidad visualmente, establecer recordatorios y ver toda la actividad en un solo proceso simple.
- El buzón de equipo compartido facilita la coordinación con los colegas si no estás trabajando solo.
- Las alertas en tiempo real te informan cuando un cliente abre tu correo electrónico o visita tu sitio web, para que puedas hacer un seguimiento en el momento adecuado.
Precios
Comienza desde $29 por usuario al mes. Incluye automatización, integraciones y acceso móvil en cada plan.
Consideraciones
- Salesflare se centra en las ventas y la gestión de clientes potenciales - si necesitas entrega de proyectos o informes más detallados de clientes, no es tan flexible como otros CRM.
- Una fuerte automatización significa que renuncias a cierto control manual, lo cual no es para todos.
- Ideal para consultores que desean automatizar el trabajo rutinario y mantener su flujo de trabajo, pero puede no ser adecuado para aquellos con necesidades complejas de prestación de servicios.
Zoho CRM
Para los consultores que desean moldear sus propios sistemas – o ven el crecimiento y las líneas de servicio en el horizonte – Zoho CRM pone la flexibilidad en primer plano. Puedes ajustarlo para que se adapte a tu proceso de ventas, automatizar tareas repetitivas y vincular todo, desde llamadas con clientes hasta facturación, todo bajo el paraguas de Zoho.
Lo que destaca para los consultores
- Gestiona empresas y contactos con tantos interesados como necesite tu proyecto.
- Utiliza la automatización de flujos de trabajo y la IA (Zia) para calificar prospectos y reducir el trabajo manual.
- Agrega Zoho Projects o Zoho Books si quieres expandirte en la entrega de proyectos o facturación, todo dentro del mismo ecosistema.
Precios
Gratuito para hasta 3 usuarios. Los planes pagos de Zoho comienzan desde $14 por usuario al mes.
Consideraciones
- La interfaz cumple su función pero puede parecer tosca en comparación con CRMs más elegantes y modernos.
- La configuración inicial requiere cierta reflexión: espere una curva de aprendizaje, especialmente si planea usar la suite completa de herramientas de Zoho.
- Zoho funciona mejor para empresas que desean la flexibilidad de crear sus propios flujos de trabajo y están dispuestas a invertir un poco más de tiempo al principio.
Conclusión
El negocio promedio de consultoría experimenta un aumento del 25% en el retorno de inversión de marketing después de implementar un CRM, simplemente al mejorar el seguimiento, rastrear cada acuerdo y nunca perder un punto de contacto con el cliente. Si quieres ganar más trabajo y ofrecer una experiencia profesional al cliente en cada ocasión, vale la pena centralizar tus relaciones y proyectos en un solo lugar.
Capsule hace que esto sea simple y económico. Pruébalo gratis hoy y descubre cuánto más control, claridad y crecimiento puedes desbloquear para tu negocio de consultoría.
