Una buena herramienta de gestión de relaciones con el cliente (CRM) puede ser utilizada por equipos en toda tu empresa. Debería facilitar el trabajo diario a lo largo del negocio: desde calificar posibles clientes y cultivar prospectos hasta incorporar nuevos clientes y proporcionar un servicio de calidad.
Tu CRM es tu sistema más centralizado de datos de clientes y registro de interacciones. Y con tantos interesados en toda la empresa que dependen del sistema, solo tiene sentido mantener la conversación sin salir de tu CRM.
Presentamos los comentarios en Capsule CRM. Puedes añadir comentarios a registros específicos como llamadas o correos electrónicos, responder en el mismo hilo y notificar a colegas sobre acciones o actualizaciones mencionando sus nombres al comentar.
Entonces, ¿cómo puedes utilizar esta característica para mejorar la colaboración interna en tu organización? Veamos algunos casos de uso para aprovechar al máximo la funcionalidad de Comentarios.
¿Cómo se puede mejorar la comunicación interna?
Apoya a tus empleados con retroalimentación
Ya seas un empleado nuevo o simplemente busques mejorar tus habilidades, puedes usar un comentario para solicitar retroalimentación de tu gerente sobre tu llamada de ventas o correo electrónico al cliente.
Su gerente puede revisar instantáneamente las interacciones históricas con el cliente potencial o el cliente y contextualizar inmediatamente la conversación a partir del resto del registro de contacto antes de que responda en un hilo.
Ya no necesitas copiar y pegar o hacer capturas de pantalla de las interacciones para pedir o proporcionar retroalimentación.
Destacar tareas concretas
Esto es típico en cualquier entorno donde colabores o te comuniques con otros miembros del equipo. Imaginemos que trabajas en una agencia: podrías tener varias personas con las que trabajas en la misma cuenta, como un analista de datos, un redactor de contenidos y un especialista en SEO, por ejemplo.
Si eres el gerente de la cuenta, podrías utilizar la función de comentarios para actualizar a tu equipo sobre la última reunión con el cliente, resaltando las tareas necesarias que diferentes personas deben realizar etiquetándolas con el símbolo ‘@’.
Esta función también es útil para los vendedores cuando se trata de entregar un nuevo cliente potencial al equipo de posventa.
Cada persona recibe una notificación cuando es etiquetada para que no se pierda tu mensaje.
Colabora con colegas
Digamos que trabajas en ventas y tu oportunidad está en la etapa de negociaciones. Si acabas de hablar con el contacto y has registrado la llamada o el correo electrónico en Capsule, puedes añadir un comentario. Desde allí puedes @mencionar a los colegas relevantes para mantenerlos informados. La función de hilo entra en juego aquí, permitiendo a tus compañeros de trabajo responder de la misma manera para discutir los próximos pasos.
Con una colaboración más rápida y eficiente, puedes avanzar tus Oportunidades a través del embudo de ventas de manera rápida y sin problemas.
¿Cuáles son los beneficios de un CRM colaborativo?
Reducir el cambio de contexto, mejorar la productividad
¿Alguna vez has oído hablar del cambio de contexto? Es lo que sucede cuando pasamos de una tarea a otra, o simplemente de una interfaz a otra, incluso si es parte de la misma tarea. Puede que no parezca significativo, pero el mero hecho de pasar de, digamos, una hoja de cálculo a tu canal de comunicaciones requiere que los usuarios se readapten a la aplicación, su diseño y su propósito. Y esto afecta nuestra concentración, productividad y fatiga mental.
Harvard Business Review explica que “el exceso de [cambio de contenido] aumenta la producción de cortisol (la hormona principal del estrés) en el cerebro, nos ralentiza y hace que sea más difícil concentrarse”. Su investigación encontró que cada cambio ‘cuesta’ al usuario poco más de dos segundos, 1,200 veces al día. Cada semana eso suma casi cuatro horas, o 9% del tiempo anual de trabajo. No son cifras para ignorar.
Al mantener solo una de tus actividades diarias en una sola plataforma, estás eliminando docenas, si no cientos de cambios todos los días.
Mantén tus datos y conversaciones centralizados
Tus conversaciones sobre un cliente potencial o cliente a menudo contienen información importante. Aunque ya puedes tomar nota de esto cuando registras tu actividad, etiquetar a los interesados en los comentarios asociados ayuda a mantener todo en un espacio centralizado.
Y si tu conversación ocurre justo ahí en un hilo en el registro, nunca tendrás que buscar en documentos, revisar tus notas escritas, o perseguir a un colega por información adicional otra vez.
Mayor visibilidad
No se trata solo de comunicación. Como administrador o líder de equipo, también podrías revisar las actividades individuales de tu equipo para asegurarte de que se sigan los procesos y la productividad cumpla con tus expectativas.
Por ejemplo, como líder del equipo de éxito del cliente, podrías utilizar esta función para asegurarte de que tus empleados están haciendo seguimiento con tus clientes y compartiendo internamente sus próximos pasos.
Por otro lado, revisar los comentarios que tu equipo deja para ti, entre ellos o incluso para sí mismos podría ofrecer una visión para mejorar las formas de hacer que el CRM funcione para tu equipo y realizar los ajustes correspondientes.
Además, si estás investigando un contacto o una oportunidad en particular, ya no necesitas perseguir a tus colegas para obtener información adicional. Ya sea puntos de datos estándar o notas de reuniones internas o externas, todo lo que necesitas está ahí en el registro.
Conclusión
Los comentarios te permiten mantener la conversación en Capsule sin cambiar de aplicaciones y sistemas.
Una comunicación interna eficaz previene la confusión y los errores evitables, así como mejora activamente la retroalimentación y la eficiencia en las entregas.
Utiliza comentarios y hilos para asesorar a colegas, fomentar el desarrollo de habilidades y lograr una comunicación efectiva en Capsule CRM.
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