Estamos seguros de que a estas alturas ya has oído hablar del RGPD y tienes algunas preguntas sobre cómo gestionarlo. Hemos preparado una visión general del RGPD y Capsule, y hemos respondido a tus preguntas para ayudarte a trabajar dentro de la nueva normativa.
Esta publicación tiene como objetivo ayudarte a usar Capsule, pero no debe considerarse asesoramiento legal. Si tienes preguntas sobre cómo el RGPD afectará a tu empresa, te recomendamos que busques asesoramiento legal.
¿Qué es el RGPD?
El 25 de mayo de 2018 entrará en vigor una nueva normativa de privacidad de la UE llamada Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Esta normativa impone obligaciones más estrictas a las empresas en cuanto a cómo recopilan, almacenan y gestionan los datos personales de los ciudadanos de la UE, independientemente de si el tratamiento de esos datos tiene lugar dentro o fuera de la UE.
¿El RGPD afecta a los clientes de Capsule?
El RGPD afectará a cualquier persona u organización que almacene información de identificación personal de cualquier ciudadano de la UE. La información de identificación personal puede ser un nombre, correo electrónico, dirección, fecha de nacimiento, intereses personales, identificadores únicos, huellas digitales y más.
¿Qué está haciendo Capsule para prepararse para el RGPD?
Siempre hemos tomado muy en serio las prácticas de privacidad y seguridad de los datos. A la luz del RGPD, hemos revisado nuestros procesos y prácticas de datos para garantizar que cumplimos plenamente antes del 25 de mayo de 2018. Por ejemplo, estamos:
- Establecer un nuevo Acuerdo de Tratamiento de Datos que tú y nosotros aceptamos asumir a partir del 25 de mayo de 2018.
- Actualizando nuestra Política de Privacidad para garantizar que cumplimos con la normativa respecto a los datos que conservamos sobre ti.
- Revisar la funcionalidad de Capsule para considerar si podemos realizar mejoras que la hagan más eficiente para los usuarios sujetos al RGPD.
Funciones para ayudarte con el cumplimiento normativo
Aunque el RGPD puede parecer exigente al principio, su objetivo principal es respetar los datos de tus clientes y procesar únicamente la información que realmente necesitas. Ya contamos con funciones que te ayudan a gestionar correctamente los datos de tus clientes. Aquí tienes una lista de algunas funciones y recomendaciones para ayudarte con el cumplimiento:
Consentimiento para la grabación
Con el RGPD necesitas tener una base legal para procesar datos personales, y el consentimiento es una de ellas. Si necesitas registrar el consentimiento, hay varias formas de hacerlo.
Además de los datos de contacto de tu cliente, puedes optar por añadir un Campo Personalizado, como una casilla de verificación para el consentimiento, y también puedes añadir un campo de fecha para registrar cuándo se otorgó dicho consentimiento.
También puedes usar las funciones de etiquetas de Capsule para marcar a los contactos que han dado su consentimiento para que vuelvas a ponerte en contacto con ellos. Son especialmente potentes las DataTags de Capsule, que te permiten registrar información adicional junto con una etiqueta. Por ejemplo, es posible que quieras registrar la fecha en la que se otorgó el consentimiento junto con la etiqueta. Capsule te pedirá que introduzcas estos campos cuando apliques la etiqueta a un contacto.
Responder a solicitudes de datos
Una persona puede solicitar acceso a los datos que has almacenado sobre ella en Capsule. A esto a veces se le llama “Solicitud de Acceso del Interesado”. Para ayudar con este tipo de solicitud, hemos creado una nueva función de Resumen para Imprimir. Esta te permite exportar los datos de contacto de la persona y toda la información que se conserva sobre ella, incluida todo su historial de comunicaciones, en un solo archivo.
Para usar esta nueva función, comienza abriendo un contacto en Capsule. Desde su ficha, haz clic en la flecha de acciones, luego elige «Imprimir resumen» y se abrirá una nueva pestaña en tu navegador. Desde allí puedes copiar la información a tu computadora y pegarla en un procesador de texto, o puedes usar la función de impresión de tu navegador para crear un PDF a partir de la información.
Eliminación permanente de datos
Es posible que desees eliminar los datos que ya no se utilizan para sus fines originales antes del 25 de mayo. Además, en el marco del RGPD se hace hincapié en el derecho al olvido, que permite a una persona solicitar que se eliminen sus datos. Puedes eliminar un solo contacto y también eliminar una lista de contactos. Estos registros eliminados se almacenan en la papelera durante 30 días antes de ser eliminados de forma permanente. Sin embargo, cuando se solicite eliminar el contacto de inmediato, el propietario de la cuenta de Capsule puede borrar permanentemente registros individuales yendo a la papelera y eliminándolos de forma permanente mediante la función de eliminación.
Recursos externos
Si quieres entender mejor el RGPD, te recomendamos que revises las recomendaciones proporcionadas por la UK Information Commission Office (ICO), que es el organismo responsable de aplicar la legislación del RGPD en el Reino Unido. Ofrecen consejos prácticos, como una visión general que incluye las áreas clave que los Responsables del Tratamiento de Datos deben tener en cuenta y preparar para mayo de 2018, junto con sus 12 pasos a seguir desde ahora.
El Comisionado de Información también ha comenzado a publicar una serie de artículos para desmentir mitos, en los que explica que el RGPD es una evolución, no una revolución, y aclara cuestiones como: «¿Se requiere el consentimiento para tratar datos personales?».
¿Y ahora qué?
Pronto enviaremos un correo electrónico con detalles de nuestro nuevo Acuerdo de Tratamiento de Datos que entrará en vigor el 25 de mayo de 2018. Sigue consultando nuestro blog para estar al tanto de las novedades sobre el RGPD y las nuevas funciones.
Actualizado el 17/04/2018
- Hemos finalizado nuestro nuevo Acuerdo de Tratamiento de Datos y Política de Privacidad que entrará en vigor el 25 de mayo de 2018
- Enviamos correos electrónicos para informar a los clientes sobre nuestro nuevo Acuerdo de Tratamiento de Datos
y Términos del Cliente
Esperamos que esto responda a algunas de tus preguntas y haga que trabajar con el RGPD dentro de Capsule sea más fácil para ti. Por favor, envíanos un correo electrónico si tienes alguna pregunta y estaremos encantados de responderte.
