Importar y migrar datos

Cómo importar datos en Capsule

Si quieres migrar datos a Capsule desde otro CRM u otra herramienta en la que tengas almacenada información de contactos, tienes a tu disposición diversas opciones. Tu elección depende en gran medida del formato en que se encuentren tus datos actualmente. A continuación te mostramos algunas de estas opciones:

Cómo importar contactos desde un archivo CSV

Esta es una de las formas más comunes de importar datos en Capsule, ya que la mayoría de los CRM y herramientas te permiten exportarlos como un archivo CSV. La clave para importar datos con éxito en Capsule está en prepararlos primero y configurar Capsule para que admita todos tus campos de datos.

Si utilizas una importación para actualizar contactos existentes en Capsule, consulta nuestra sección dedicada a la actualización mediante una importación.

Tenemos algunas guías específicas sobre cómo exportar contactos desde estas herramientas populares a un archivo CSV que puedes importar siguiendo los pasos que se indican a continuación.

• Google
• Contactos de Outlook
• LinkedIn
• Contactos de Mac
• Act!
• Contactos de Thunderbird

Paso 1: Prepara tu cuenta para la importación

El primer paso es preparar tu cuenta para los datos que quieres importar. Cualquier campo personalizado que quieras completar en Capsule lo debe configurar primero un administrador desde Configuración de la cuenta. Puedes leer más sobre cómo crear campos personalizados en nuestra sección sobre cómo enriquecer datos.

Paso 2: Organiza tu archivo CSV para la importación

Cuando importas un archivo CSV, Capsule analizará cada fila del archivo y, si una fila incluye un nombre o un apellido, Capsule siempre utilizará esa fila para crear una persona y agregarle todos los datos de contacto restantes de la fila. Por tanto, tienes que asegurarte de tener siempre filas separadas para cada persona y organización. La fila de la persona debe contener el nombre o los apellidos, así como el nombre de la organización, y la fila de la organización debe contener solo el nombre de la organización. Esto se ilustra en el siguiente ejemplo.

Todos los demás detalles de cada fila se almacenarán en el registro al que corresponde la fila.

Paso 3: Corrige los campos para la importación

La mayoría de los campos son sencillos, pero conviene entender que algunos pueden necesitar un formato específico.

• Nombre y apellidos: Como ya se mencionó, cualquier fila que contenga un nombre o apellidos se utilizará para crear una persona en Capsule y todos los detalles restantes de esa fila se almacenarán en esa persona. Si también aparece el nombre de una organización en esa fila, la persona estará vinculada a esa organización.
• Organización: Cualquier fila que contenga el nombre de una organización y los campos de nombre y apellidos en blanco se utilizará para crear un registro de organización y todos los detalles restantes de esa fila se almacenarán en el registro de la organización.
• Dirección: Capsule utiliza un único campo para la calle en la dirección, lo que significa que tu archivo CSV debe tener una única columna para la calle. Puedes tener varias líneas dentro de la dirección para los números interiores y exteriores, y otros datos. Solo tienen que estar en la misma celda, separadas por un salto de línea. Los campos restantes, como ciudad, código postal, etc., deben tener sus propias columnas en el archivo.
• Etiquetas: Puedes incluir una sola columna con todas las etiquetas de cada registro, separadas por una coma, o bien columnas separadas con una etiqueta en cada una. En ambos casos, durante la importación, asignas esas columnas a [Aplicar como etiqueta] en Capsule.
• Campos personalizados: Como ya se mencionó, primero hay que crearlos desde la configuración de la cuenta. A continuación, asegúrate de asignar las columnas a su campo correspondiente en Capsule. Los campos personalizados de casilla de verificación se marcan mejor con Y (sí) para “marcada” o N (no) para “no marcada”.
• Etiquetas de datos: Al importar etiquetas de datos, debes incluir el nombre de la etiqueta en la columna “Etiqueta” y luego tener una columna separada para cada campo personalizado dentro de las etiquetas de datos.
• Notas: Las notas se pueden importar, pero es mejor darles algún formato para que queden separadas y tengan las fechas correctas. Lee más detalles en nuestra sección dedicada a la importación del historial más abajo.

Para una etiqueta de datos llamada “Cliente potencial” con un campo personalizado llamado “Fuente”, debes asignar los campos de la siguiente manera:

Esto etiquetará el contacto como “Cliente potencial” y agregará el valor “Conferencia” al campo personalizado “Fuente”.

Consulta el archivo de ejemplo siguiente para ver cómo se pueden configurar todas estas cosas en tu archivo CSV.

Haz clic para descargar el archivo de ejemplo.

Paso 4: Importa el archivo CSV en Capsule

Una vez que tengas tus archivos listos lleva a cabo lo siguiente:

1. Ve a la pestaña Personas y organizaciones.

2. Haz clic en el botón Importar contactos situado en la parte superior derecha de la pantalla.

3. Selecciona Importar desde Outlook o archivo CSV.

   

4. Utiliza el botón Elegir archivo y, a continuación, haz clic en el botón para Cargar y previsualizar.

5. Ahora se te pedirá que hagas coincidir las columnas de tu archivo CSV con los campos correspondientes en Capsule. Capsule intentará detectar automáticamente las columnas correctas, pero verifícalas todas para asegurarte de que lo son. La sección “Valores de muestra” muestra qué valores de tu archivo se introducirán en cada campo.

   

6. Cuando hayas terminado con tu selección, haz clic en el botón Continuar.

7. A continuación verás una vista previa de los contactos que se van a importar. Confirma que todo parece correcto y comprueba que el número de contactos que se van a crear coincide con tus expectativas.

   

Los duplicados también se verán en esa vista previa:

8. Si Capsule encuentra duplicados en tu archivo, verás una opción para que elijas qué hacer con ellos. Puedes importarlos todos como nuevos contactos, ignorar los duplicados o elegir la opción de importar y actualizar los duplicados con los datos de tu archivo.

   

Tenemos más detalles sobre este proceso en nuestra sección dedicada a actualizar contactos con una importación.

9. Finalmente haz clic en Está bien así, quiero importar ahora. Se iniciará la importación y recibirás una notificación por correo electrónico cuando se haya completado.

   

Agregar etiquetas mediante la importación

Agregar etiquetas a tus contactos durante la importación te ayuda a organizarlos en grupos manejables desde el principio.

Hay dos formas de hacerlo:

• La primera es agregar una única columna llamada “Etiquetas” y, a continuación, agregar tus etiquetas a cada contacto como una lista separada por comas.

• La segunda opción es agregar una columna distinta para cada etiqueta y solo agregar la etiqueta en cada fila en la que quieras que se aplique. Cuando llegues a la etapa de asignación en Capsule, seleccionarás la opción Aplicar como etiqueta.

Cómo importar el historial

Al importar tus contactos mediante el proceso de importación de CSV, también puedes importar notas y correos electrónicos. Durante la importación, asigna la columna de historial de tu archivo CSV a “Agregar como nota/historia al contacto” en Capsule.

Para importar varias notas para el mismo contacto y establecer una fecha para la entrada del historial, debes utilizar un formato específico:

*** NOTA *** 2020-01-01 Primera nota interesante

*** NOTA *** 2020-03-20 Segunda nota interesante

Los correos electrónicos se pueden importar con un formato similar: solo tienes que sustituir NOTA por CORREO ELECTRÓNICO, así:

*** CORREO ELECTRÓNICO *** 2020-02-28 Primera nota interesante

• El campo para separar las notas debe tener el mismo formato que en el ejemplo, sin espacios adicionales ni eliminados.
• La fecha es opcional.
• Excel trunca los campos hasta un límite relativamente corto de 32 000 caracteres. Por lo tanto, no es una herramienta adecuada si vas a generar archivos CSV con historiales de notas largos.
• Para un mejor control de la importación de notas, considera la posibilidad de interactuar con un desarrollador para que importe las notas a través de la API de Capsule.

Cómo asignar usuarios al importar

Para asignar contactos a un usuario concreto al importar, primero tendrás que agregar una columna en tu archivo CSV con el encabezado “Usuario asignado”. A continuación, puedes agregar el nombre del usuario de Capsule al que deseas asignar cada contacto en cada fila respectiva.

Los administradores de tu cuenta pueden encontrar el nombre de cada usuario yendo a Configuración de la cuenta > Usuarios y equipos.

Cómo deshacer una importación

Si quieres deshacer una importación por cualquier motivo, Capsule te da la opción de ver los contactos de tu última importación, que luego puedes eliminar en bloque. Para ello, debes seguir estos pasos:

1. Ve a la página Personas y organizaciones.
2. Selecciona Última importación de las listas guardadas en la parte superior de la página.
3. Haz clic en el botón de la papelera situado en la parte superior derecha de la página para eliminar de una vez todos los contactos de la lista.

Solución de problemas de la importación de CSV

Todos los contactos se importan como una sola línea

Capsule solo acepta archivos CSV en formato separado por comas. Algunos formatos CSV utilizan punto y coma en lugar de coma y Capsule los ignora. El formato CSV que utiliza tu computadora suele basarse en la configuración regional y puede solucionarse cambiándola. En la mayoría de los casos, cambiar el país en la hoja de cálculo o en la configuración de tu computadora a Reino Unido o EE. UU. cambiará el formato CSV predeterminado a separado por comas.

Signos de interrogación o caracteres extraños en la importación

Capsule asume que los archivos CSV están en formato UTF-8, que te permite almacenar detalles sobre tus contactos utilizando caracteres de la mayoría de los idiomas del mundo. Sin embargo, algunas aplicaciones guardan los archivos en un formato específico según tu ubicación.

Normalmente puedes convertir estos archivos al formato UTF-8 utilizando cualquier editor de texto. En Windows puedes utilizar el Bloc de notas, y en Mac OSX puedes utilizar TextEdit. A continuación, sigue estos pasos:

1. Abre el archivo CSV en tu editor de texto.
2. Selecciona “Guardar como” en el menú “Archivo”.
3. Selecciona Unicode (UTF-8) en el menú de codificación de texto del cuadro de diálogo “Guardar como”.

Cómo importar desde una vCard

Si tienes un archivo vCard de contactos de una agenda u otro servicio, esta es una forma sencilla de importar estos contactos directamente en Capsule. Por ejemplo, puedes exportar los contactos de tu iPhone a través de iCloud a un archivo vCard que luego podrás importar a Capsule. Para importar un archivo vCard:

1. Ve a Personas y organizaciones.
2. Haz clic en el botón Importar contactos situado en la parte superior derecha de la pantalla.
3. Selecciona Importar desde archivo vCard.
   
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4. Haz clic en Elegir archivo y selecciona el archivo vCard que quieras importar.
   
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5. Antes de la carga final, Capsule resaltará los contactos que parezcan duplicados. Puedes cambiar manualmente cada estado de importación de Ignorar a Importar para los contactos que quieras importar de todos modos.
   
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6. Finalmente haz clic en Está bien así, quiero importar ahora para completar el proceso.

Cómo importar oportunidades y proyectos

No es posible importar oportunidades o proyectos de venta del mismo modo que se hace con los contactos. La forma de hacerlo en utilizando un servicio llamado Zapier.

En Zapier creas “zaps” que, cuando se activan en una aplicación, actúan en otra. Esto te permite crear un zap con una hoja de cálculo Google que crea una nueva oportunidad o proyecto en Capsule cuando se agrega una nueva fila a la hoja de cálculo. Una vez creada la plantilla de zap, solo tienes que copiar los datos de tus oportunidades o proyectos en el archivo CSV a la hoja de cálculo de Google y el zap se encargará del resto.

Hay plantillas de Zapier para importar oportunidades e importar proyectos que te serán útiles.

Cómo importar contactos utilizando la aplicación móvil Capsule

Para importar contactos desde los contactos de tu teléfono:

1. Abre la aplicación móvil Capsule y selecciona la pestaña Contactos.
2. Haz clic en el botón + situado en la parte superior derecha de la pantalla y selecciona Importar contacto.
3. A continuación, sigue las instrucciones que aparecen en pantalla para completar el proceso.

Cómo importar contactos utilizando integraciones contables

Las integraciones contables te permiten sincronizar fácilmente todos los contactos de tu herramienta de contabilidad con Capsule. Puedes configurar una integración con tu herramienta de contabilidad en cualquier momento. Si ya tienes los contactos en tu herramienta de contabilidad pero no en Capsule, habilitar la integración desde el principio agregará tus contactos a Capsule en un simple paso. Más información sobre cómo conectar tu herramienta de contabilidad a Capsule:

• QuickBooks
• Xero
• FreshBooks
• FreeAgent
• KashFlow
• Sage Business Cloud UK

Migrar datos a Capsule desde otro CRM

La preparación es clave a la hora de hacer la transición de un CRM a Capsule. Puedes empezar por consultar la entrada de nuestro blog: Seis pasos para migrar datos de CRM con éxito.

Al migrar datos de un CRM a otro, una vez que hayas completado el análisis y la limpieza de los datos (pasos 1 y 2 de la entrada del blog), el siguiente paso es exportar los datos de tu sistema actual y darles el formato adecuado para importarlos en Capsule. El formato de los datos exportados depende de tu CRM actual.

Tenemos algunos consejos útiles según el CRM desde el que estés migrando.

HubSpot

Puedes exportar tus contactos desde HubSpot e importarlos directamente en Capsule. En HubSpot Academy hay un artículo que explica el proceso para exportar tus listas.

Salesforce, Pipedrive, Act! y Zoho

Algunos CRM no proporcionan todos tus datos en un único archivo CSV, por ejemplo, los datos de contacto y las notas pueden estar separados. Salesforce, Pipedrive, Act! y Zoho son ejemplos de CRM que no exportan tus datos a un único archivo CSV.

La exportación de datos de copia de seguridad de Salesforce te ofrece una lista de diferentes archivos en los que los datos están separados. Act! te proporciona todos los contactos en una exportación y una exportación independiente te proporciona el historial. Pipedrive también exporta a archivos separados. Al igual que los demás, la exportación desde Zoho te da la opción de exportar desde módulos individuales o informes individuales. Los informes de Zoho tienen limitaciones adicionales que reducen su idoneidad para exportaciones a gran escala.

En el caso de Capsule, cuando importas un archivo CSV, toda la información del contacto, como nombre, número de teléfono, notas e historial de correo electrónico, tiene que estar en el mismo archivo. No puedes complementar un contacto existente con notas e historial de correo electrónico desde un nuevo archivo CSV. Por lo tanto, en exportaciones desde Salesforce, Pipedrive, Act! o Zoho, tendrás que combinar los archivos individuales en un único archivo antes de la importación.

Importación de contactos

El último paso será importar los registros de contactos mediante un archivo CSV o vCard. Tenemos una guía completa para ayudarte con este paso. Debes tener en cuenta que la importación de nuestra aplicación es solo para los registros de contactos y su información asociada (como números de teléfono y direcciones). Puedes usar herramientas de terceros para ayudarte a importar oportunidades y proyectos.