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Importação e migração de dados

Como importar dados para o Capsule

Se você estiver transferindo dados para o Capsule de outro CRM ou de outra ferramenta em que tenha informações de contato armazenadas, há uma variedade de opções disponíveis sobre como migrar esses dados para o Capsule. Sua escolha depende muito do formato em que seus dados estão atualmente. A seguir, apresentamos algumas dessas opções:

Como importar contatos de um arquivo CSV

Essa é uma das maneiras mais comuns de colocar seus dados no Capsule, pois a maioria dos CRMs e ferramentas permite exportar seus dados como um arquivo CSV. A chave para importar os dados com sucesso para o Capsule é antes prepará-los e configurar o Capsule para suportar todos os seus campos de dados.

Se estiver usando uma importação para atualizar contatos existentes no Capsule, consulte nossa seção dedicada à atualização por meio de uma importação.

Temos algumas guias dedicadas a como exportar contatos dessas ferramentas populares para um arquivo CSV que, por sua vez, pode ser usado para importar conforme as etapas abaixo.

Passo 1: Prepare sua conta para importação

A primeira etapa é preparar sua conta para os dados que deseja importar. Todos os campos personalizados que você gostaria de preencher no Capsule precisam antes ser configurados por um administrador nas configurações da conta. Leia mais sobre como criar campos personalizados em nossa seção sobre enriquecimento de dados.

Passo 2: Organize seu arquivo CSV para importação

Quando você importar um arquivo CSV, o Capsule examinará cada linha do arquivo e, se uma linha incluir um nome e/ou sobrenome, o Capsule sempre usará essa linha para criar uma pessoa e adicionará todos os detalhes de contato restantes da linha a essa pessoa. Portanto, é preciso certifica-se de ter sempre linhas separadas para cada pessoa e organização. A linha da pessoa precisa ser preenchida com o nome e/ou o sobrenome, bem como com o nome da organização, e a linha da organização precisa ser preenchida apenas com o nome da organização. Isso é ilustrado no exemplo abaixo.

Todos os detalhes restantes de cada linha serão armazenados no registro para o qual a linha se destina.

Passo 3: Obtenção dos campos corretos para importação

A maioria dos campos é simples, mas convém entender como alguns campos podem precisar de formatação específica.

  • Nome e sobrenome: Conforme mencionado acima, qualquer linha que contenha um nome e/ou sobrenome será usada para criar uma pessoa no Capsule e todos os detalhes restantes dessa linha serão armazenados nessa pessoa. Se essa linha também for preenchida com o nome de uma organização, a pessoa será vinculada a essa organização.
  • Organização: Qualquer linha preenchida com o nome da organização preenchido, mas com os campos de nome e sobrenome em branco, será usada para criar um registro da organização, e todos os detalhes restantes dessa linha serão armazenados no registro da organização.
  • Endereço: O Capsule usa um único campo para a rua no endereço, o que significa que seu arquivo CSV precisa ter uma única coluna para a rua. Você ainda pode usar várias linhas dentro do endereço para dados como números de apartamentos etc. Eles só precisam estar na mesma célula, separados por uma quebra de linha. Os campos restantes, como cidade, CEP etc., devem ter suas próprias colunas no arquivo.
  • Etiquetas: Você pode incluir uma única coluna com todas as etiquetas de cada registro, separadas por vírgula, ou pode ter colunas de etiquetas separadas, com uma etiquetas em cada uma. De qualquer forma, durante a importação, você mapeia essas colunas para [Aplicar como etiqueta] no Capsule.
  • Campos personalizados: Conforme já mencionado, eles precisam antes ser criados nas configurações da conta. Em seguida, certifique-se de mapear as colunas para o campo correspondente no Capsule. Os campos de caixa de seleção personalizada são melhor marcados com S para "marcado" ou N para "não marcado".
  • Etiquetas de dados: Ao importar etiquetas de dados, é preciso incluir o nome da etiqueta de dados na coluna "Etiqueta" e, em seguida, ter uma coluna separada para cada campo personalizado dentro da etiqueta de dados.
  • Notas: Notas podem ser importadas, mas é melhor formatá-las de uma determinada maneira para garantir que sejam separadas e tenham as datas corretas. Saiba mais em nossa seção dedicada a histórico de importação abaixo.

Para uma etiqueta de dados chamada "Cliente potencial" com um campo personalizado chamado "Fonte", você mapearia os campos da seguinte forma:

Uma fonte de campo personalizado em uma etiqueta de dados é exibida como fonte de cliente potencial

A etiqueta "Cliente potencial" será adicionada ao contato e o valor "Conferência" será adicionado ao campo personalizado "Fonte".

Veja o arquivo de exemplo abaixo para saber como todos esses itens podem ser configurados em seu arquivo csv.

Exemplo de planilha csv com dados de contato

Clique para baixar o arquivo de amostra.

Etapa 4: Importação do arquivo CSV para o Capsule

Depois de ter seus arquivos prontos para uso:

  1. Vá para a guia Pessoas e organizações.

  2. Clique no botão Importar contatos no canto superior direito da tela.

  3. Selecione Importar do Outlook ou arquivo CSV.

    Opções de importação de um arquivo csv
  4. Use o botão Escolher arquivo e, em seguida, clique no botão Carregar e visualizar.

  5. Agora, será preciso fazer a correspondência entre as colunas do seu arquivo CSV e os campos correspondentes no Capsule. O Capsule tentará detectar automaticamente as colunas corretas, mas verifique novamente todas as colunas para ter certeza de que estão corretas. A seção "Valores de amostra" mostra quais valores do seu arquivo serão inseridos em cada campo.

    Visualização dos campos mapeados
  6. Quando terminar sua seleção, clique no botão para Continuar

  7. Em seguida, você visualizará os contatos que estão prestes a ser importados. Confirme se tudo está certo e verifique se o número de contatos que estão prestes a ser criados corresponde às suas expectativas.

    Visualização da importação

As duplicidades também ficarão visíveis nessa visualização:

Notificação de contatos em duplicidade
  1. Se o Capsule encontrar duplicidades em seu arquivo, você terá a opção de escolher como lidar com elas. Você poderá importar todos eles como novos contatos, ignorar as duplicidades ou escolher a opção Importar e atualizar as duplicidades usando os dados do seu arquivo.

    Modal de opções para lidar com duplicidades - botões de rádio com: importar tudo, não importar ou importar e atualizar duplicidades

Temos mais detalhes sobre esse processo em nossa seção dedicada à atualização de contatos com uma importação.

  1. Finalmente, clique em Estou satisfeito. Importe agora! Sua importação será iniciada e você será notificado por e-mail quando for concluída

    Notificação de importação concluída

Adição de etiquetas por meio de importação

A adição de Etiquetas aos seus contatos durante a importação ajuda a organizá-los em grupos gerenciáveis desde o início.

Há duas maneiras de adicioná-las:

  • A primeira é adicionar uma única coluna chamada "Etiquetas" e, em seguida, adicionar suas Etiquetas a cada contato relevante sob a forma de uma lista separada por vírgulas.
exemplo de coluna única de etiquetas
  • A segunda opção é adicionar uma coluna separada para cada etiqueta e simplesmente adicionar a etiqueta em cada linha na qual se deseje a sua aplicação. Quando chegar à etapa de mapeamento no Capsule, selecione a opção Aplicar como etiqueta.
Várias colunas de etiquetas

Como importar o histórico

Ao importar seus contatos usando o processo de importação de CSV, você também pode importar notas e e-mails. Durante a importação, você mapeia a coluna de histórico no seu arquivo CSV para "adicionar como nota/histórico ao contato" no Capsule.

Opção para mapear a coluna de histórico para o contato

Para importar várias notas para o mesmo contato e definir uma data para a entrada do histórico, é necessário usar algumas formatações específicas:

*** NOTA *** 2020-01-01 Primeira nota interessante

*** NOTA *** 2020-03-20 Segunda nota interessante

Os e-mails podem ser importados com formatação semelhante - basta substituir NOTA por E-MAIL desta forma:

*** E-MAIL *** 2020-02-28 Primeira nota interessante

  • O campo separador de notas deve ser formatado exatamente como no exemplo, sem nenhum espaço extra ou removido.
  • O elemento data é opcional.
  • O Excel encurta os campos para 32.000 caracteres, um número relativamente limitado. Isso resulta na inadequação do Excel para a geração de arquivos CSV com longos históricos de notas.
  • Para um melhor controle da importação de notas, considere a possibilidade de contratar um desenvolvedor para importar as notas por meio da API do Capsule.

Como atribuir usuários durante a importação

Para atribuir contatos a um usuário específico durante a importação, será antes necessário adicionar uma coluna ao arquivo CSV com o cabeçalho "Usuário atribuído". Em seguida, adicione o nome de usuário do usuário do Capsule ao qual gostaria de atribuir cada contato em cada linha respectiva.

Os administradores da sua conta podem encontrar o nome de usuário de cada usuário acessando Configurações da conta > Usuários e equipes.

Como desfazer uma importação

Se desejar desfazer uma importação por qualquer motivo, o Capsule oferece a opção de visualizar os contatos da sua última importação, que podem ser excluídos em massa. Para tanto, siga estas etapas:

  1. Ir para a página Pessoas e organizações
  2. Selecione Última importação nas listas salvas na parte superior da página
  3. Clique no botão da lixeira no canto superior direito da página para excluir todos os contatos da lista de uma só vez
Selecione salvar a última importação

Solução de problemas de importação de CSV

Importação de todos os contatos como uma única linha

O Capsule só aceita arquivos CSV em formato separado por vírgulas. Alguns formatos CSV usam ponto e vírgula em vez de vírgula, que são ignorados pelo Capsule. O formato CSV que seu computador usa geralmente se baseia nas configurações regionais do computador, o que pode ser resolvido simplesmente com a alteração dessas configurações. Na maioria dos casos, alterar o país nas configurações da planilha ou do computador para Reino Unido ou EUA alterará o formato CSV padrão para o formato com separação por vírgula.

Pontos de interrogação ou caracteres estranhos na importação

O Capsule pressupõe que os arquivos CSV estejam no formato UTF-8, o que permite armazenar detalhes sobre seus contatos usando caracteres pertencentes à maioria dos idiomas do mundo. No entanto, alguns aplicativos salvam arquivos em um formato específico para o seu local.

Normalmente, é possível converter esses arquivos para o formato UTF-8 usando um editor de texto simples. No Windows, o Notepad pode ser usado, e, no Mac OSX, o TextEdit. Em seguida, siga estas etapas:

  1. Abra o arquivo CSV em seu editor de texto
  2. Selecione Salvar como no menu de arquivos
  3. Selecione Unicode (UTF-8) no menu de codificação de texto na caixa de diálogo Salvar como

Como importar de um vCard

Se você tiver um arquivo vCard de contatos proveniente de um catálogo de endereços ou de outro serviço, essa é uma maneira simples de importar esses contatos diretamente para o Capsule. É possível, por exemplo, exportar os contatos do iPhone por meio do iCloud para um arquivo vCard,que pode, em seguida, ser importado para o Capsule. Para importar um arquivo vCard:

  1. Vá para Pessoas e organizações
  2. Clique no botão Importar contatos no canto superior direito da tela.
  3. Selecione Importar do arquivo vCard.
    Opções de importação de contatos
  4. Clique em Escolher arquivo e selecione o arquivo vCard que deseja importar
    Carregar um formulário vCard
  5. Antes do carregamento final, o Capsule destacará os contatos que parecem estar em duplicidade. Você pode alterar manualmente cada status de importação de Ignorar para Importar para todos os contatos que desejar importar, seja como for
    Notificações de importação de vCard em duplicidade
  6. Por fim, clique em Estou satisfeito! Importe agora! para concluir o processo

Como importar oportunidades e projetos

Não é possível importar oportunidades ou projetos de vendas da mesma forma que é possível importar contatos. Para tanto, é usado um serviço chamado Zapier.

No Zapier, você cria "zaps" que, quando acionados em um aplicativo, acionam algo em outro. Isso permite que você crie um zap com uma planilha do Google, que cria uma nova oportunidade ou projeto no Capsule, quando uma nova linha é adicionada à sua planilha do Google. Após a criação do modelo zap, basta copiar os dados das suas Oportunidades ou Projetos do arquivo CSV para a planilha do Google e o zap cuidará do resto.

Existem modelos Zapier para a importação de oportunidades e de projetos que o ajudarão com isso.

Como importar contatos usando o aplicativo móvel Capsule

Para importar contatos dos contatos do seu telefone:

  1. Abra o aplicativo móvel Capsule e selecione a guia Contatos
  2. Clique no botão + no canto superior direito da tela e selecione Importar contato
  3. Em seguida, siga as instruções na tela para concluir o processo.

Como importar contatos usando integrações contábeis

As integrações contábeis permitem sincronizar facilmente todos os contatos da sua ferramenta de contabilidade com o Capsule. Você pode configurar uma integração com sua ferramenta de contabilidade a qualquer momento. Se seus contatos já estiverem em sua ferramenta de contabilidade, mas não no Capsule, ativar a integração logo no início adicionará seus contatos ao Capsule em uma única e simples etapa. Saiba mais sobre como conectar sua ferramenta de contabilidade ao Capsule:

Migração de dados para o Capsule a partir de um CRM diferente

A preparação é fundamental ao fazer a transição de um CRM para o Capsule. Você pode começar dando uma olhada em nossa postagem no blog: 6 etapas para migrar dados do CRM com sucesso

Ao migrar os dados de um CRM para outro, depois de concluir a análise e a limpeza dos dados (etapas 1 e 2 na postagem do blog acima), a próxima etapa é exportar os dados do sistema existente e formatá-los para serem importados para o Capsule. A forma como os dados exportados serão formatados após a exportação depende de seu CRM atual.

Temos algumas dicas úteis, dependendo do CRM do qual você esteja migrando.

HubSpot

Você pode exportar seus contatos do HubSpot e importá-los diretamente para o Capsule. Na HubSpot Academy, há um artigo que explica o processo de exportação de suas listas.

Salesforce, Pipedrive, Act! e Zoho

Alguns CRMs não fornecem todos os seus dados em um único arquivo CSV; por exemplo, os detalhes de contato e as notas podem acabar separados. Salesforce, Pipedrive, Act! e Zoho são exemplos de CRM que não exportam seus dados para um único arquivo CSV.

A exportação de dados de backup do Salesforce fornece uma lista de diferentes arquivos nos quais os dados estão divididos. O Act! fornece todos os contatos em uma única exportação e uma exportação separada fornece o histórico. O Pipedrive também exporta para arquivos separados. Da mesma forma que as outras, a exportação do Zoho oferece a opção de exportar de módulos individuais ou relatórios individuais. Os relatórios do Zoho têm limitações adicionais que reduzem sua adequação para exportações em grande escala.

Com o Capsule, quando um arquivo CSV é importado, todas as informações do contato, como nome, número de telefone, notas e histórico de e-mail, precisam estar no mesmo arquivo durante a importação. Não é possível complementar um contato existente com notas e histórico de e-mail de um novo arquivo CSV. Devido a isso, para uma exportação a partir do Salesforce, Pipedrive, Act! ou Zoho, será preciso mesclar os arquivos individuais em um único arquivo antes de importá-los.

Importação de contatos

A última etapa será a importação dos registros de contato por meio de um arquivo CSV ou vCard. Temos um guia completo que o ajudará nessa etapa. Um aspecto a ser observado é que nossa importação no aplicativo é simplesmente para os registros de contato e informações relacionadas, como números de telefone e endereços, etc. Ferramentas de terceiros podem ser usadas para ajudar na importação de oportunidades e projetos.