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Importation et migration des données

Comment importer des données dans Capsule

Si vous transférez des données dans Capsule à partir d'un autre CRM ou d'un autre outil dans lequel vous disposez d’informations de contact stockées, plusieurs méthodes permettent de migrer ces données dans Capsule. Votre choix dépend en grande partie du format actuel de vos données. Nous présentons ci-dessous quelques-unes de ces options :

Comment importer des contacts à partir d'un fichier CSV

C'est l'une des façons les plus courantes d'introduire vos données dans Capsule car la plupart des CRM et des outils vous permettent d'exporter vos données sous la forme d'un fichier CSV. La clé d'une importation réussie dans Capsule réside dans la préparation des données et dans la configuration de Capsule pour prendre en charge tous vos champs de données.

Si vous utilisez une importation pour mettre à jour des contacts existants dans Capsule, veuillez consulter notre section dédiée à la mise à jour par le biais d'une importation.

Nous disposons de guides spécifiques sur la manière d'exporter les contacts de ces outils populaires vers un fichier CSV que vous pouvez ensuite utiliser pour importer vos données en suivant les étapes ci-dessous.

Étape 1 : préparez votre compte en vue de l'importation

La première étape consiste à préparer votre compte pour les données que vous souhaitez importer. Tous les champs personnalisés que vous souhaitez remplir dans Capsule doivent d'abord être configurés par un administrateur à partir des paramètres du compte. Pour en savoir plus sur la création de champs personnalisés, consultez notre section sur l'enrichissement des données.

Étape 2 : organisez votre fichier CSV en vue de l'importation

Lorsque vous importez un fichier CSV, Capsule examine chaque ligne du fichier et si une ligne comprend un prénom et/ou un nom de famille, Capsule utilisera toujours cette ligne pour créer une personne et ajouter toutes les autres coordonnées de la ligne à cette personne. Vous devez donc veiller à toujours avoir des lignes distinctes pour chaque personne et chaque organisation. La ligne correspondant à la personne doit contenir le prénom et/ou le nom de famille ainsi que le nom de l'entreprise, tandis que la ligne correspondant à l'entreprise ne doit contenir que le nom de l'entreprise. Cette situation est illustrée dans l'exemple ci-dessous.

Tous les autres détails relatifs à chaque ligne seront stockés dans la fiche à laquelle la ligne se rapporte.

Étape 3 : préparez les champs pour l'importation

La plupart des champs sont simples, mais il est bon de comprendre que certains champs peuvent nécessiter une mise en forme spécifique.

  • Nom et prénom : comme mentionné ci-dessus, toute ligne contenant un prénom et/ou un nom de famille sera utilisée pour créer une personne dans Capsule et tous les autres détails de cette ligne seront stockés dans cette personne. Si le nom d'une entreprise figure également sur cette ligne, la personne sera liée à cette entreprise.
  • Entreprise : toute ligne dont le nom de l'entreprise est renseigné et dont les champs Prénom et Nom de famille sont vides sera utilisée pour créer une entrée d’entreprise et tous les autres détails de cette ligne seront stockés dans l'entrée de l’entreprise.
  • Adresse : Capsule utilise un seul champ pour la rue dans l'adresse, ce qui signifie que votre fichier csv doit avoir une seule colonne pour la rue. Vous pouvez toujours utiliser plusieurs lignes dans l'adresse pour des informations telles que les numéros d'appartement, etc. Ces informations doivent simplement se trouver dans la même cellule, séparées par un saut de ligne. Les champs restants tels que la ville, le code postal, etc. devraient tous avoir leurs propres colonnes dans le fichier.
  • Étiquettes : vous pouvez inclure une seule colonne avec toutes les étiquettes pour chaque entrée - séparées par une virgule - ou vous pouvez avoir des colonnes d’étiquettes séparées avec une étiquette dans chacune d'entre elles. Quoi qu'il en soit, lors de l'importation, vous mappez ensuite ces colonnes avec [Appliquer comme une étiquette] dans Capsule.
  • Champs personnalisés : comme indiqué ci-dessus, ils doivent d'abord être créés dans les paramètres du compte. Veillez ensuite à associer les colonnes aux champs correspondants dans Capsule. Il est préférable de marquer les champs de case à cocher personnalisés d'un Y pour « coché » ou d'un N pour « non coché ».
  • Étiquettes de données : lors de l'importation de DataTags, vous devez inclure le nom du DataTag dans la colonne « Étiquette » et avoir une colonne séparée pour chaque champ personnalisé dans le DataTag.
  • Notes : les notes peuvent être importées, mais il est préférable de les mettre en forme d'une certaine manière afin de s'assurer qu'elles sont séparées et qu'elles comportent des dates correctes. Vous trouverez plus de détails dans notre section consacrée à l'histoire de l'importation ci-dessous.

Pour un DataTag appelé « Lead » avec un champ personnalisé appelé « Source », vous pouvez faire correspondre les champs comme suit :

La source d'un champ personnalisé dans un Datatag est affichée sous la forme lead.source.

Cela marquera le contact avec « Lead » et ajoutera la valeur « Conférence » dans le champ personnalisé « Source ».

Voir le fichier d'exemple ci-dessous pour savoir comment tous ces éléments peuvent être configurés dans votre fichier csv.

exemple de feuille de calcul csv contenant des données de contact

Cliquez pour télécharger le fichier d'exemple.

Étape 4 : importez le fichier CSV dans Capsule

Une fois que vos fichiers sont prêts à être utilisés :

  1. Allez dans l'onglet Personnes et entreprises.

  2. Cliquez sur le bouton Importer des contacts en haut à droite de l'écran.

  3. Sélectionnez Importer à partir d'Outlook ou d'un fichier CSV.

    Options pour l'importation d'un fichier csv
  4. Utilisez le bouton Choisir un fichier, puis cliquez sur le bouton Téléchargement et aperçu.

  5. Il vous sera alors demandé de faire correspondre les colonnes de votre fichier CSV aux champs correspondants dans Capsule. Capsule essaiera de détecter automatiquement les bonnes colonnes, mais veuillez vérifier à nouveau toutes les colonnes pour vous assurer qu'elles sont correctes. La section « Valeurs de l’échantillon » indique les valeurs de votre fichier qui seront insérées dans chaque champ.

    Aperçu des champs mis en correspondance
  6. Lorsque vous avez terminé votre sélection, cliquez sur le bouton Continuer

  7. Vous verrez ensuite un aperçu des contacts qui sont sur le point d'être importés. Confirmez que tout se présente bien et vérifiez que le nombre de contacts sur le point d'être créés correspond à vos attentes.

    Aperçu des importations

Les doublons seront également visibles dans cet aperçu :

Notification des contacts en double
  1. Si Capsule a trouvé des doublons dans votre fichier, vous aurez la possibilité de choisir comment les traiter. Vous pouvez soit les importer tous en tant que nouveaux contacts, soit ignorer les doublons, soit choisir l'option Importer et mettre à jour les doublons à l'aide des données de votre fichier.

    Fenêtre d'options pour la gestion des doublons - boutons radio avec : importer tout, ne pas importer, ou importer et mettre à jour les doublons

Vous trouverez plus de détails sur ce processus dans notre section consacrée à la mise à jour des contacts lors d’une importation.

  1. Cliquez enfin sur Importer maintenant. Votre importation va commencer et vous serez averti par e-mail lorsqu'elle sera terminée.

    Notification de fin d'importation

Ajout d’étiquettes via l'importation

L'ajout d’étiquettes à vos contacts lors de l'importation vous permet d'organiser vos contacts en groupes gérables dès le départ.

Il y a deux façons de procéder :

  • La première consiste à ajouter une colonne unique appelée « Étiquettes », puis à ajouter vos étiquettes à chaque contact pertinent sous la forme d'une liste séparée par des virgules.
exemple d'une seule colonne d’étiquettes
  • La deuxième option consiste à ajouter une colonne distincte pour chaque étiquette et à ajouter l’étiquette dans chaque ligne où vous souhaitez qu'elle soit appliquée. Lorsque vous arrivez à l'étape de la mise en correspondance dans Capsule, vous sélectionnez l'option Appliquer comme étiquette.
Colonnes d'étiquettes multiples

Comment importer l'historique

Lorsque vous importez vos contacts à l'aide du processus d'importation CSV, vous pouvez également importer des notes et des e-mails. Lors de l'importation, vous associez la colonne d’historique de votre fichier CSV à l'option « ajouter comme note/historique au contact » dans Capsule.

Possibilité d'associer une colonne d'historique à un contact

Pour importer plusieurs notes pour le même contact et fixer une date pour votre entrée dans l'historique, vous devez utiliser une mise en forme spécifique :

*** NOTE *** 2020-01-01 Première note intéressante

*** NOTE *** 2020-03-20 Deuxième note intéressante

Les e-mails peuvent être importés avec une mise en forme similaire - il suffit de remplacer NOTE par EMAIL comme suit :

*** EMAIL *** 2020-02-28 Première note intéressante

  • Le champ du séparateur de notes doit être formaté exactement comme dans l'exemple, sans espace supplémentaire ou supprimé.
  • L'élément date est facultatif.
  • Excel tronque les champs à une limite relativement courte de 32 000 caractères. Par conséquent, Excel ne convient pas si vous générez des fichiers CSV avec de longs historiques de notes.
  • Pour mieux contrôler l'importation des notes, envisagez de faire appel à un développeur pour importer les notes via l'API de Capsule.

Comment attribuer des utilisateurs lors de l'importation

Pour attribuer des contacts à un utilisateur spécifique lors de l'importation, vous devez d'abord ajouter une colonne dans votre fichier CSV avec l'en-tête « Utilisateur assigné ». Vous pouvez ensuite ajouter le nom d'utilisateur de l'utilisateur Capsule auquel vous souhaitez assigner chaque contact dans chaque ligne respective.

Les administrateurs de votre compte peuvent trouver le nom d'utilisateur de chaque utilisateur en allant dans Paramètres du compte > Utilisateurs et équipes.

Comment annuler une importation

Si vous souhaitez annuler une importation pour une raison quelconque, Capsule vous donne la possibilité d'afficher les contacts de votre dernière importation, que vous pouvez ensuite supprimer en masse. Pour ce faire, vous devez suivre les étapes suivantes :

  1. Allez à la page Personnes et entreprises
  2. Sélectionnez Dernière importation dans les listes enregistrées en haut de la page
  3. Cliquez sur la corbeille en haut à droite de la page pour supprimer tous les contacts de la liste en une seule fois
Sélectionner l’enregistrement de la dernière importation

Résolution des problèmes liés à l'importation de données CSV

Importation de tous les contacts sur une seule ligne

Capsule n'accepte que les fichiers CSV séparés par des virgules. Certains formats CSV utilisent des points-virgules plutôt que des virgules, qui sont ignorés par Capsule. Le format CSV utilisé par votre ordinateur est généralement basé sur les paramètres régionaux de votre ordinateur et peut être résolu en modifiant simplement ces paramètres. Dans la plupart des cas, le fait de changer le pays dans votre tableur ou les paramètres de votre ordinateur pour le Royaume-Uni ou les États-Unis modifiera le format CSV par défaut en séparant les données par des virgules.

Points d'interrogation ou caractères étranges dans l'importation

Capsule part du principe que les fichiers CSV sont au format UTF-8, ce qui vous permet de stocker des informations sur vos contacts en utilisant les caractères de la plupart des langues du monde. Toutefois, certaines applications enregistrent les fichiers dans un format spécifique à votre lieu de résidence.

Vous pouvez généralement convertir ces fichiers au format UTF-8 à l'aide d'un simple éditeur de texte. Sous Windows, vous pouvez utiliser le Bloc-notes et sous Mac OSX, TextEdit. Suivez ensuite les étapes suivantes :

  1. Ouvrez le fichier CSV dans votre éditeur de texte
  2. Sélectionnez « Enregistrer sous » dans le menu Fichier
  3. Sélectionnez Unicode (UTF-8) dans le menu de codage de texte de la boîte de dialogue Enregistrer sous.

Comment importer à partir d'une vCard

Si vous disposez d'un fichier vCard de contacts provenant d'un carnet d'adresses ou d'un autre service, il s'agit d'un moyen simple d'importer ces contacts directement dans Capsule. Vous pouvez par exemple exporter vos contacts iPhone via iCloud vers un fichier vCard qui peut ensuite être importé dans Capsule. Pour importer un fichier vCard :

  1. Allez à Personnes et entreprises
  2. Cliquez sur le bouton Importer des contacts en haut à droite de l'écran
  3. Sélectionnez Importation à partir d'un fichier vCard.
    Options d'importation de contacts
  4. Cliquez sur Choisir un fichier et sélectionnez le fichier vCard que vous souhaitez importer.
    Télécharger un formulaire vCard
  5. Avant le téléchargement final, Capsule met en évidence les contacts qui semblent être des doublons. Vous pouvez modifier manuellement chaque statut d'importation de Ignorer à Importer pour tous les contacts que vous souhaitez importer de toute façon.
    Notifications d'importation de doublons au format vCard
  6. Enfin, cliquez sur Importer maintenant pour terminer le processus.

Comment importer des opportunités et des projets

Il n'est pas possible d'importer des opportunités de vente ou des projets de la même manière que pour les contacts. La façon dont nous le faisons à la place est d'utiliser un service appelé Zapier.

Dans Zapier, vous créez des « zaps » qui, lorsqu'ils sont déclenchés dans une application, déclenchent une action dans une autre. Cela vous permet de créer un zap avec une feuille de calcul Google qui crée une nouvelle opportunité ou un nouveau projet dans Capsule lorsqu'une nouvelle ligne est ajoutée à votre feuille de calcul Google. Une fois le modèle de zap créé, il suffit de copier les données de vos opportunités ou projets dans le fichier CSV vers la feuille de calcul Google et le zap s'occupera du reste.

Il existe des modèles Zapier pour l'importation d'opportunités et l'importation de projets qui facilitent cette tâche.

Comment importer des contacts à l'aide de l'application Capsule Mobile

Pour importer des contacts à partir des contacts de votre téléphone :

  1. Ouvrez l'application mobile Capsule et sélectionnez l'onglet Contacts
  2. Cliquez sur le bouton + en haut à droite de l'écran et sélectionnez Importer un contact
  3. Suivez ensuite les instructions qui s'affichent à l'écran pour terminer la procédure.

Comment importer des contacts à l'aide d'intégrations comptables

Les intégrations comptables vous permettent de synchroniser facilement tous les contacts de votre outil comptable dans Capsule. Vous pouvez à tout moment mettre en place une intégration avec votre outil de comptabilité. Si vous avez déjà vos contacts dans votre outil de comptabilité mais pas dans Capsule, l'activation de l'intégration dès le début ajoutera vos contacts dans Capsule en une seule étape simple. En savoir plus sur la façon de connecter votre outil de comptabilité à Capsule :

Migrer des données vers Capsule à partir d'un autre CRM

La préparation est essentielle lors de la transition d'un CRM à Capsule. Vous pouvez commencer par consulter notre article de blog : Six étapes pour réussir la migration des données de CRM

Lors de la migration de données d'un CRM vers un autre, après avoir terminé l'analyse et le nettoyage des données (étapes 1 et 2 de l'article de blog ci-dessus), l'étape suivante consiste à exporter les données de votre système existant et à les mettre en forme pour qu'elles soient prêtes à être importées dans Capsule. La manière dont les données exportées seront mises en forme après l'exportation dépend de votre CRM actuel.

Nous vous proposons quelques conseils utiles en fonction du système de gestion de la relation client que vous migrez.

HubSpot

Vous pouvez exporter vos contacts depuis HubSpot et les importer directement dans Capsule. Dans la HubSpot Academy, un article décrit le processus d'exportation de vos listes.

Salesforce, Pipedrive, Act! et Zoho

Certains CRM ne fournissent pas toutes les données dans un seul fichier CSV. Par exemple, les coordonnées des contacts et les notes peuvent être séparées. Salesforce, Pipedrive, Act! et Zoho sont des exemples de CRM qui n'exportent pas vos données dans un seul fichier CSV.

L'exportation des données de sauvegarde de Salesforce vous donne une liste des différents fichiers dans lesquels les données sont réparties. Act! vous donne tous les contacts dans une exportation et une exportation séparée vous donne l'historique. Pipedrive exporte également les informations vers des fichiers séparés. Comme les autres, l'exportation de Zoho vous donne la possibilité d'exporter des modules ou des rapports individuels. Les rapports Zoho présentent des limites supplémentaires qui les rendent moins adaptés aux exportations à grande échelle.

Avec Capsule, lorsque vous importez un fichier CSV, toutes les informations relatives au contact, telles que le nom, le numéro de téléphone, les notes et l'historique des e-mails, doivent se trouver dans le même fichier au moment de l'importation. Vous ne pouvez pas compléter un contact existant avec des notes et un historique des e-mails à partir d'un nouveau fichier CSV. C'est pourquoi, pour une exportation à partir de Salesforce, Pipedrive, Act! ou Zoho, vous devrez fusionner les fichiers individuels en un seul fichier avant de procéder à l'importation.

Importation de contacts

La dernière étape consiste à importer les fiches de contact via un fichier CSV ou vCard. Nous disposons d'un guide complet pour vous aider dans cette étape. Une chose à noter est que notre importation au sein de l’application est réservée aux fiches de contact et à leurs informations associées comme les numéros de téléphone et les adresses, etc. Des outils tiers peuvent être utilisés pour faciliter l'importation des opportunités et des projets.