Mettre à jour ou modifier un contact

Ajouter l’entreprise d’une personne

Lorsque vous commencez une saisie dans le champ Entreprise, des entreprises existantes pouvant correspondre à ce que vous tapez s’affichent. Si vous souhaitez ajouter la personne à une entreprise existante, il vous suffit de sélectionner l’entreprise visée dans la liste des suggestions. Vous pouvez également l’associer à une toute nouvelle entreprise en saisissant le nom de celle-ci. Une fois l’enregistrement terminé, une nouvelle fiche est créée pour l’entreprise.

Modifier l’entreprise associée à une personne

Il existe une procédure très spécifique permettant de transférer une personne d’une entreprise à une autre.

Lorsque la personne change d’entreprise sans son historique

Lorsque vous visualisez le contact, cliquez sur Modifier. Ensuite, changez le nom figurant dans le champ Entreprise. Cette opération permet de relier le contact à la nouvelle entreprise. Son historique sera conservé dans l’ancienne entreprise.

Lorsque la personne change d’entreprise avec tout son historique

Si vous souhaitez modifier l’entreprise liée à une personne et transférer son historique vers la nouvelle entreprise :

1. Ajoutez « ?advanced » à la fin de l’URL du contact comme ceci : https://example.capsulecrm.com/party/12345678?advanced

2. Accédez au menu Actions et cliquez sur l’option Gérer l’historique.

3. Confirmez que vous souhaitez « Lier l’historique antérieur à l’entreprise actuelle ». Cliquez sur le bouton pour créer un lien ; tout est prêt.

L’intégralité de l’historique sera désormais stocké dans la nouvelle entreprise.

Convertir une personne en une entreprise et vice versa

Les contacts importés dans Capsule ou créés automatiquement par la boîte de dépôt d’e-mails peuvent être associés au mauvais type : Personne au lieu d’Entreprise, ou Entreprise au lieu de Personne.

Le type peut être facilement modifié à partir du Contact. Grâce à la flèche vers le bas à côté du nom du contact, choisissez l’option Convertir en Entreprise ou Convertir en personne.

Fusionner des contacts

Il arrive qu’une fiche soit accidentellement créée en double pour un même contact. Toutes les informations stockées dans les deux fiches créent un historique qui doit être converti en un contact fusionné.

1. Sélectionnez l’une des fiches du contact.

2. Sélectionnez la flèche du menu déroulant à côté du bouton Modifier.

3. Choisissez l’option Fusionner.

   

4. Capsule tente de trouver et d’afficher la(les) fiche(s) à fusionner. Sélectionnez dans cette liste ou tapez le nom correct dans le champ de recherche. Cliquez sur le nom et Capsule vous proposera la fiche qui vient d’être fusionnée.

5. Vérifiez les informations et, si elles vous conviennent, cliquez sur Enregistrer. Le contact en double est supprimé.

   Seuls les contacts de même type peuvent faire l’objet d’une fusion.

   Assurez-vous de fusionner les bonnes fiches. Une fois l’action terminée, elle est irréversible.

Mettre à jour des contacts par le biais d’une importation

Vous pourriez avoir envie de mettre à jour plusieurs contacts à la fois, par exemple en modifiant la valeur d’un champ personnalisé. Cela peut se faire par le biais d’une importation. Le fichier que vous importez doit contenir certains champs correspondant à des contacts existants dans Capsule pour que la mise à jour fonctionne. La méthode la plus simple consiste à exporter une liste de contacts, à ajuster les valeurs que vous souhaitez modifier, puis à réimporter le même fichier. Ainsi, vous ne vous trompez pas de contacts.

Commencez par lister vos contacts :

1. Naviguez vers la page Personnes et entreprises et filtrez la liste de contacts pour obtenir la liste voulue.
2. Sélectionnez ensuite Exporter à droite de la page.
3. Dans la fenêtre contextuelle, vérifiez que l’option Toutes les colonnes est bien sélectionnée. Choisissez l’option CSV ou Excel, puis cliquez sur Exporter.

Dès lors que vous avez obtenu la liste de contacts souhaitée, vous pouvez modifier votre fichier CSV :

Ouvrez le fichier téléchargé dans un tableur et préparez-vous à supprimer la plupart des colonnes. Les seules colonnes à conserver sont les suivantes :

• Identifiant Capsule
• Colonnes Prénom et Nom de famille (uniquement s’il s’agit d’une personne)
• E-mail (uniquement s’il s’agit d’une personne)
• Nom de l’entreprise (uniquement s’il s’agit d’une entreprise)
• La colonne du champ que vous souhaitez mettre à jour

Une fois que vous avez apporté vos modifications au fichier, retournez dans Capsule et procédez à l’importation :

1. Sélectionnez Importer dans le menu Personnes et entreprises.

2. Sélectionnez Importer à partir d’Outlook ou d’un fichier CSV, sélectionnez votre fichier et cliquez sur Charger et prévisualiser.

3. Vous devez maintenant associer chaque colonne du fichier CSV aux champs correspondants dans Capsule.

4. L’étape suivante vous permet de visualiser un échantillon de l’importation. En haut de la page, Capsule indique combien de contacts sont sur le point d’être importés et combien d’entre eux existent au sein de votre compte. Comparez les deux chiffres pour vous assurer que l’importation correspond à vos attentes.

   

5. Sous l’aperçu, dans la section Gestion des doublons, sélectionnez Importer et mettre à jour les doublons et, le cas échéant, cochez également la case Remplacer le nom, la fonction, l’entreprise et les champs personnalisés.

   

6. Enfin, cliquez sur le bouton Tout est correct, importer maintenant ! Votre importation va commencer et vous serez averti par e-mail lorsqu’elle sera terminée.

Champs qui ne peuvent pas être mis à jour

• Certains champs comme les étiquettes, les adresses, les numéros de téléphone ou les adresses e-mail peuvent comporter plusieurs entrées au sein d’un même contact. Pour ces champs , Capsule ajoutera toujours une nouvelle entrée plutôt que de remplacer les entrées existantes. Capsule ne peut en aucun cas remplacer ou compléter partiellement ces champs.
• Pour les utilisateurs de forfaits permettant le contrôle des accès, un champ est proposé pour le propriétaire. Ce champ ne peut pas être mis à jour par le biais d’une importation. Il ne peut être mis à jour qu’au sein même de Capsule.
• Il n’est pas possible d’ajouter l’historique des notes et e-mails à des contacts existants. Cela n’est possible que lors de la création de nouveaux contacts avec l’importation.

Supprimer des fichiers enregistrés au sein d’un contact

Les fichiers attachés à vos contacts, projets ou opportunités Capsule occupent de l’espace dans votre compte. Si vous approchez de votre limite de stockage et que vous souhaitez supprimer certains fichiers inutiles, suivez les étapes suivantes pour libérer de l’espace :

1. Lorsque vous consultez un contact, cliquez sur l’onglet Fichiers

2. Localisez le fichier que vous souhaitez supprimer et cliquez sur celui-ci pour ouvrir la note ou l’e-mail auquel le fichier est associé.

3. Sous le corps de la note ou de l’e-mail, le nom du fichier s’affiche. Cliquez sur le symbole X à côté du nom du fichier pour le supprimer de la note. Finalisez vos modifications en sélectionnant Enregistrer.

   Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier avant de le supprimer, vous pouvez cliquer sur le nom du fichier avant d’ouvrir la note ; il sera sauvegardé sur votre appareil.

   Une liste de fichiers attachés à des notes ; option permettant de supprimer