Actualizar o editar un contacto

Agregar la organización de una persona

Cuando empieces a escribir en el campo Organización, empezará a completarse con las organizaciones existentes que coincidan con lo que estás escribiendo. Si quieres agregar a la persona a una organización existente, solo tienes que seleccionar una de la lista de sugerencias. Alternativamente, puedes agregarla a una nueva organización escribiendo su nombre único. Una vez guardado, se creará un nuevo registro de organización para él.

Cambiar la organización de una persona

Existe un proceso muy específico para cambiar una persona de una organización a otra.

Cuando la persona traslada organizaciones sin su historial

Cuando veas el contacto, haz clic para editarlo. A continuación, actualiza el nombre en el campo Organización. Esto vinculará el contacto con la nueva organización. Su historial se conservará en su organización anterior.

Cuando la persona traslada la organización con todo su historial

Si quieres cambiar la organización vinculada a una persona y también transferir su historial a la nueva organización:

1. Agrega “?advanced” al final de la URL del contacto de la siguiente manera: https://example.capsulecrm.com/party/12345678?advanced

2. Ve al menú Acciones y haz clic en la opción Gestionar historial.

3. Confirma que quieres “Vincular el historial anterior a la organización actual”. Haz clic en el botón para enlazar y listo.

El historial existente se almacenará ahora en la nueva organización.

Convertir de persona a organización y viceversa

Los contactos importados en Capsule o creados automáticamente por el buzón Dropbox del correo pueden dar como resultado un tipo de contacto incorrecto: persona en lugar de organización, u organización en lugar de persona.

Esto puede cambiarse fácilmente desde el contacto. Utilizando el botón de flecha hacia abajo situado junto al nombre del contacto, elige la opción Convertir en organización, o en persona.

Fusionar contactos

A veces se crea accidentalmente un registro duplicado para el mismo contacto. Toda la información almacenada en ambos registros crea un historial que debe convertirse en un registro de contacto fusionado.

1. Selecciona uno de los registros de contacto

2. Selecciona la flecha desplegable situada junto al botón Editar

3. Elige la opción Fusionar

   

4. Capsule intenta encontrar y mostrar el registro o registros correctos para fusionarlos. Selecciona de esta lista o escribe el nombre correcto en el campo de búsqueda. Haz clic en el nombre y Capsule te devolverá el registro recién fusionado.

5. Comprueba los detalles y, si te parecen bien, haz clic en Guardar. El contacto duplicado se elimina.

   Solo se pueden fusionar contactos del mismo tipo.
   Asegúrate de que se fusionan los registros correctos. Una vez completada la acción, no se puede deshacer.

Actualizar contactos mediante una importación

A veces es posible que quieras realizar actualizaciones en varios contactos a la vez, como cambiar el valor de un campo personalizado. Esto puede hacerse mediante una importación. Para que la actualización funcione, el archivo importado debe contener determinados campos que coincidan con los contactos existentes en Capsule. La forma más sencilla de hacerlo es exportar una lista de contactos, ajustar los valores que quieras cambiar y volver a importar el mismo archivo. Esto garantiza que se actualicen los contactos correctos.

En primer lugar, empieza por recopilar una lista de tus contactos:

1. Para empezar, ve a la sección Personas y organizaciones y filtra tu lista de contactos para obtener la lista que quieras actualizar.
2. A continuación, selecciona Exportar en la parte derecha de la página.
3. En la ventana emergente, asegúrate de que está seleccionada la opción Todas las columnas. Elige las opciones CSV o Excel y haz clic en Exportar.

Una vez que tengas tu lista de contactos, puedes editar tu archivo CSV:

Ahora abre el archivo descargado en una hoja de cálculo y lo mejor será que elimines la mayoría de las columnas. Las únicas columnas que debes conservar son:

• ID de Capsule
• Columnas de nombre y apellidos (solo si se trata de una persona que estás actualizando)
• Correo electrónico (solo si es una persona que estás actualizando)
• Nombre de la organización (solo si es una organización que estás actualizando)
• La columna del campo que quieres actualizar

Una vez que hayas realizado los cambios en el archivo, vuelve a Capsule e impórtalo:

1. Selecciona Importar en la pestaña Personas y organizaciones.

2. Selecciona Importar desde Outlook o archivo CSV, selecciona el archivo y haz clic en Cargar y previsualizar.

3. Ahora tendrás que asignar cada columna del archivo CSV a los campos correspondientes de Capsule.

4. En el siguiente paso podrás previsualizar una muestra de la importación. En la parte superior de la página, Capsule indicará cuántos contactos están a punto de importarse y cuántos de ellos ya existen en tu cuenta. Compara las dos cifras para asegurarte de que coinciden con tus expectativas sobre la importación.

   

5. Debajo de la vista previa, en la sección Manejo de duplicados, selecciona Importar y actualizar duplicados y, si corresponde, marca también la casilla de verificación que dice Sobrescribir nombre, puesto, organización y campos personalizados.

   

6. Por último, haz clic en el botón Está bien así, quiero importar ahora. La importación se iniciará y recibirás una notificación por correo electrónico cuando haya finalizado.

Campos que no se pueden actualizar

• Algunos campos como etiquetas, direcciones, números de teléfono o direcciones de correo electrónico pueden tener varias entradas por contacto. Para estos campos, Capsule siempre agregará una nueva entrada en lugar de sobrescribir las existentes. Nunca podrá sustituir o complementar parcialmente esos campos.
• Para los usuarios de planes con funciones de control de acceso, hay un campo para el Responsable. Este campo no se puede actualizar con una importación. Siempre hay que actualizarlo dentro de Capsule.
• Las notas y el historial de correo electrónico no se pueden agregar a los contactos existentes. Solo se puede agregar al crear nuevos contactos con la importación.

Eliminación de archivos almacenados en un contacto

Los archivos asociados a tus contactos, proyectos u oportunidades de Capsule ocupan espacio en tu cuenta. Si te estás acercando al límite de almacenamiento y quieres eliminar algunos archivos innecesarios, puedes seguir estos pasos para crear espacio:

1. Al visualizar un contacto, haz clic en la pestaña Archivos

2. Localiza el archivo que quieras eliminar y haz clic para abrir la nota o el correo electrónico al que está asociado el archivo.

3. Debajo del cuerpo de la nota o correo electrónico verás el nombre del archivo, haz clic en la X junto al nombre del archivo para eliminarlo de la nota. Finaliza los cambios seleccionando Guardar.

   Si quieres guardar una copia del archivo antes de eliminarlo, puedes hacer clic en el nombre del archivo antes de abrir la nota y se guardará en tu computadora.

   Una lista de archivos con notas asociadas y la opción de eliminarlos