Como atualizar ou editar um contato

Como adicionar a organização de uma pessoa

Quando começar a digitar no campo Organização, ele começará a ser preenchido com as organizações existentes que correspondentes. Caso deseje adicionar a pessoa a uma organização existente, basta selecionar uma na lista de sugestões. Como alternativa, adicione-a a uma nova organização digitando seu nome exclusivo. Uma vez salva, será criado um novo registro de organização para ela.

Como alterar a organização de uma pessoa

Há um processo muito específico para mudar uma pessoa de uma organização para outra.

Quando a pessoa muda de organização sem o histórico

Ao visualizar o contato, clique em Editar para editá-lo. Em seguida, atualize o nome no campo Organização. Isso vinculará o contato à nova organização. Seu histórico será mantido em sua organização anterior.

Quando a pessoa muda de organização com todo o histórico

Caso deseje alterar a organização vinculada a uma pessoa e transferir o histórico dela para a nova organização:

1. Adicione Advanced ao final do URL do contato da seguinte forma: https://example.capsulecrm.com/party/12345678?advanced

2. Acesse o menu Ações e clique na opção Gerenciar histórico.

3. Confirme que deseja Vincular o histórico anterior à organização atual. Clique no botão para vincular e estará tudo pronto.

Todo o histórico que foi feito agora será armazenado na nova organização.

Como converter pessoa para organização e vice-versa

Os contatos importados para o Capsule ou criados automaticamente pelo Dropbox de mensagens podem resultar no tipo de contato errado (pessoa em vez de organização ou organização em vez de pessoa).

Basta alterar essa configuração no contato. Usando o botão de seta para baixo ao lado do nome do contato, escolha a opção Converter em organização ou pessoa.

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Como mesclar contatos

Às vezes, um registro duplicado para o mesmo contato é criado acidentalmente. Todas as informações armazenadas em ambos os registros criam um histórico que deve ser convertido em um registro de contato mesclado.

1. Selecione um dos registros de contato.

2. Selecione a seta suspensa ao lado do botão Editar.

3. Selecione a opção Mesclar.

   

4. O Capsule tenta localizar e exibir os registros corretos a serem mesclados. Selecione nesta lista ou digite o nome correto no campo de pesquisa. Clique no nome para que o Capsule retorne o registro recém-mesclado.

5. Verifique os detalhes e, se estiver tudo certo, clique em Salvar. O contato duplicado será excluído.

   Somente contatos do mesmo tipo podem ser mesclados.

   Certifique-se de que os registros corretos estejam sendo mesclados. Uma vez concluída, a ação não poderá ser desfeita.

Como atualizar contatos por meio de uma importação

Pode ser que deseje atualizar vários contatos ao mesmo tempo, como alterar o valor de um campo personalizado. Isso pode ser feito por meio de uma importação. Para que a atualização funcione, o arquivo importado precisa ter determinados campos que correspondam aos contatos existentes no Capsule. A maneira mais fácil de fazer isso é exportar uma lista de contatos, ajustar os valores que deseja alterar e, em seguida, reimportar o mesmo arquivo. Isso garante que os contatos corretos estejam sendo atualizados.

Comece reunindo uma lista dos seus contatos:

1. Para obter a lista que deseja atualizar, navegue até a seção Pessoas e organizações e filtre sua lista de contatos.
2. Em seguida, selecione Exportar no lado direito da página.
3. Na janela pop-up, verifique se a opção Todas as colunas está selecionada. Selecione as opções CSV ou Excel e clique em Exportar.

Depois de ter a lista de contatos, edite o arquivo CSV:

Agora, abra o arquivo baixado em uma planilha e exclua a maioria das colunas. As únicas colunas a manter são:

• ID do Capsule
• Colunas Nome e Sobrenome (apenas se for uma pessoa a qual esteja atualizando)
• E-mail (apenas se for uma pessoa a qual esteja atualizando)
• Nome da organização (apenas se for uma organização a qual esteja atualizando)
• A coluna do campo que deseja atualizar

Com as alterações feitas no arquivo, volte ao Capsule para a importação:

1. Selecione Importar na guia Pessoas e organizações.

2. Selecione Importar do Outlook ou arquivo CSV, selecione o arquivo e clique em Carregar e visualizar.

3. Agora, mapeie cada coluna do arquivo CSV para os campos relevantes no Capsule.

4. Na próxima etapa, será possível visualizar uma amostra da importação. Na parte superior da página, o Capsule indicará quantos contatos estão prestes a ser importados e quantos deles já existem em sua conta. Compare os dois números para ter certeza de que correspondem às suas expectativas em relação à importação.

   

5. Abaixo da visualização, na seção Manipulação de duplicatas, selecione Importar e atualizar duplicatas e, se for o caso, marque também a caixa de seleção Substituir nome, cargo, organização e Campos personalizados.

   

6. Por fim, clique no botão Tudo certo, importar agora!. A importação será iniciada, e você será notificado por e-mail quando ela for concluída.

Campos que não podem ser atualizados

• Certos campos, como etiquetas, endereços, números de telefone ou endereços de e-mail, podem ter várias entradas por contato. Para esses campos, o Capsule sempre adicionará uma nova entrada em vez de substituir as existentes. Ele nunca poderá substituir ou complementar parcialmente tais campos.
• Para usuários de planos com recursos de controle de acesso, há um campo para Responsável. Esse campo não pode ser atualizado com uma importação. Ele deverá sempre ser atualizado dentro do Capsule.
• O histórico de notas e e-mails não pode ser adicionado aos contatos existentes. Ele só pode ser adicionado ao criar novos contatos com a importação.

Como excluir arquivos armazenados em um contato

Os arquivos anexados aos seus contatos, projetos ou oportunidades do Capsule ocupam espaço de armazenamento na sua conta. Caso esteja próximo do limite de armazenamento e deseje remover alguns arquivos desnecessários, siga estas etapas para liberar espaço:

1. Ao visualizar um contato, clique na guia Arquivos.

2. Localize o arquivo que deseja excluir e clique para abrir a nota ou o e-mail ao qual o arquivo está anexado.

3. Abaixo do corpo da nota ou do e-mail, estará o nome do arquivo; clique no X ao lado do nome para removê-lo da nota. Finalize as alterações selecionando Salvar.

   Caso deseje salvar uma cópia do arquivo antes de excluí-lo, clique no nome antes de abrir a nota; dessa forma, ele será salvo em seu computador.

   Uma lista de arquivos com notas anexadas e opção de remoção